Sicher aufgestellt in turbulenten Zeiten! Digitalisierung als Schlüssel zum wirtschaftlichen Erfolg

MediFox GmbH

Markus, auch in diesem Jahr bist Du als Gastspeaker auf der MEDIFOX DAN Roadshow vertreten und sprichst in Deinem Fachvortrag darüber, inwieweit Digitalisierung ein Schlüssel zum wirtschaftlichen Erfolg sein kann. Warum ist die Wirtschaftlichkeit ambulanter Pflegedienste ein Thema, welches Dich derzeit bewegt?

Markus Dolatka: Ich denke, der größte Einschnitt kam mit der Tariftreueregelung vergangenes Jahr im September, in dessen Rahmen die neuen Tariflöhne festgesetzt wurden. Leider haben es viele Pflegedienste an der Stelle verpasst, gut nachzuverhandeln. So refinanzieren sie sich heute nicht mehr so, wie es sich eigentlich gehört. Aber auch der Fuhrpark ist ein großes Thema, denn nicht nur die Leasing-Gebühren und Kaufpreise sind in die Höhe geschossen, auch der Sprit ist wahnsinnig teuer geworden. Hinzu kommen die gestiegenen Miet- und Energiepreise, sodass die Refinanzierung oftmals auch durch die hohen laufenden Kosten nicht mehr gegeben ist. Daher geht es vielen Pflegediensten momentan wirklich schlecht.

Natürlich möchten wir aber auch über mögliche Lösungsansätze sprechen. So sollen unter anderem innovative Technologien Abhilfe schaffen. In welchen Anwendungsbereichen kann Digitalisierung denn konkret dazu beitragen, den Unternehmenserfolg nachhaltig zu sichern?

Markus Dolatka: Eigentlich in allen, denn wenn man ehrlich ist und sich den Status Quo einmal genauer anschaut, macht man alles, was nicht digital in einer Pflegesoftware abgebildet wird, doppelt. Das ist ein echtes Problem, da mich jede Art von zusätzlicher Arbeit, jede analoge Liste oder jeder Ordner, den ich führe, am Ende Geld kostet. Digitale Lösungen können aus meiner Sicht ein echter Gamechanger sein, wie die KI-gestützte Tourenplanung im Bereich der Fahrtwegeeffizienz. Um im Kleinen sparen zu können, müssen wir uns digital aufstellen! Man muss sich nur einmal vorstellen, dass man bei jedem Einsatz nur eine Minute Fahrzeit einspart. Auf die Dienste im Monat hochgerechnet, sind das unglaublich hohe Kosten, die ich sofort reduzieren kann – und das, ohne Querfinanzierung. Pflege ist teuer, wird immer teuer und als Pflegedienst muss ich nun einmal so viel Effizienz wie möglich einbringen, um meine Leistungen zu refinanzieren. Das geht aus meiner Sicht nur mit Digitalisierung.

Wieso glaubst Du, besteht bei einigen Diensten dennoch eine gewisse Hemmschwelle, wenn es um die Digitalisierung geht?

Markus Dolatka: Ich denke, dass im Alltag einfach wenig Zeit bleibt, um sich bewusst zurückzunehmen und sich mit der Digitalisierung in Ruhe zu beschäftigen. Auch für mich ist IT reine Magie (lacht) und umso dringlicher motiviere ich dazu, auch mit den Softwareherstellern ins Gespräch zu gehen, welche Lösungen bereits angeboten werden können.

Die Integration digitaler Prozesse ist also oftmals mehr eine Frage der zeitlichen Kapazität als des Wollens. Umso schöner, dass Du im Rahmen der MEDIFOX DAN Roadshow die Gelegenheit nutzt, individuelle Fragen zu klären und gleichzeitig zu zeigen, wie es mit der Digitalisierung funktionieren kann. Dabei sprichst Du in Deinem Fachvortrag auch ein gezieltes Controlling an. Welche Kennzahlen sind besonders relevant für den unternehmerischen Erfolg?

Markus Dolatka: In jedem Fall sollte ich den Anteil meiner Personalkosten am Gesamtumsatz immer im Auge behalten, das ist für mich die wichtigste Kennzahl im Alltag. Dabei sollte ich mir auch die Effekte anschauen, um Rückschlüsse daraus ziehen können, wie sich meine Kostenstruktur zusammensetzt. Gibt es versteckte Leistungen, die ich nicht abrechne, baue ich Überstunden auf und habe ich meine Zeiten richtig in der Tourenplanung hinterlegt? Zudem rufe ich immer wieder dazu auf, sich täglich den Soll-Ist-Abgleich anzuschauen, um weitere Einsparungspotenziale gezielt identifizieren zu können.

Ehrliche Einblicke aus der Praxis: Markus Dolatka teilt auf der MEDIFOX DAN Roadshow seine Erfahrungswerte in HInblick auf die wirtschaftliche Situation ambulanter Pflegedienste. Sein Fazit: Digitale Lösungen können ein echter Gamechanger sein, unter anderem im Bereich der Fahrtwegeeffizienz.

Digital zu arbeiten, bedeutet jedoch nicht immer auch erfolgreich zu sein. Was genau sind aus Deiner Erfahrung heraus die häufigsten Fehler, wenn es um die Digitalisierung von Pflegebetrieben geht?

Markus Dolatka: Oftmals ist es die mangelnde Schulung. Ich denke, dass sich viele mit der Digitalisierung beschäftigen und Systeme einführen, aber keine tiefergehenden Kenntnisse aufbauen. Ich muss sofort mit den Lösungen arbeiten, um das Gelernte zu verinnerlichen und häufig sind Schulungen zu lange her, als dass sich die MitarbeiterInnen an die Inhalte erinnern. Umso wichtiger ist es, dass regelmäßig nachgeschult wird. Ich muss immer up-to-date bleiben und manche KollegInnen brauchen eben auch länger – auch diejenigen muss ich auf dem Weg mitnehmen. Dass alle die eingeführte Software anwenden können, ist eben auch essenziell für den Erfolg der Digitalisierung. Wenn beispielsweise alle richtig dokumentieren, habe ich am Ende auch die Daten, die ich brauche, um ein vernünftiges Controlling aufzusetzen. Andernfalls bin ich digital genauso wenig profitabel aufgestellt wie analog. Ich muss also ein durchdachtes Einführungskonzept vorliegen haben und meine Implementierungsphase sinnvoll durchdenken. Die Entscheidung, einen digitalen Weg einzuschlagen, ist eben nur der erste kleine Schritt (lacht).

Wobei die Digitalisierung mittlerweile in immer größeren Schritten vorangeht. So ist ein weiteres Fachthema, auf das Du im Rahmen Deines Vortrags aufmerksam machst, die lebenslange Beschäftigtennummer, deren Umsetzung ab dem 01. Oktober 2023 verpflichtend ist.

Markus Dolatka: Und letztendlich haben sich viele noch nicht darum gekümmert, was für die betroffenen Pflegedienste zu einem echten Problem wird. Zum einen ist die Beantragung der lebenslangen Beschäftigtennummern ein aufwändiger Prozess. Ich muss mich beim Finanzamt melden, ein ELSTER-Konto erstellen, die Registrierung durchführen und meine Daten einpflegen. Diese liegen vielen Pflegediensten jedoch nicht in der erforderlichen Form vor. Die groben Daten sind vielleicht vorhanden, aber bei der Beantragung müssen alle Informationen wie zu Fortbildungen detailliert mit entsprechenden Daten hinterlegt werden. So ist allein das Zusammentragen der Informationen ein großer Aufwand und wenn ich die entsprechenden Nummern nicht bis zum 01. Oktober vorliegen habe, muss ich diese mit einer Legende manuell für jedes Handzeichen auf jedem Leistungsnachweis hinterlegen. Das wird für die Pflegedienste, die sich bis dato noch nicht digital aufgestellt haben, wirklich schwierig.

Was wiederum auch einer mobilen Datenerfassung neue Priorität verleiht und somit fast zu einem echten Muss macht.

Markus Dolatka: Ich persönlich kann mir eine analoge Datenerfassung unter der lebenslangen Beschäftigtennummer nicht mehr vorstellen. Denn durch den hohen Aufwand löst sich der wirtschaftliche Erfolg in dem Moment in Luft auf, wo ich zusätzliche Personalkosten einsetzen muss, um die händische Dokumentation auf den Leistungsnachweisen zu erbringen.

Vielen Dank, dass Du Deine Perspektive auf die wirtschaftliche Lage der ambulanten Pflege mit uns geteilt hast! Nun bleibt in jedem Fall erst einmal der Oktober abzuwarten und für alle Pflegedienste, die noch mehr über Schlüsselfaktoren zum wirtschaftlichen Erfolg erfahren möchten, bietet sich beim letzten Roadshow-Termin in Stuttgart noch einmal Gelegenheit, mit Dir ins Gespräch zu kommen. Gratis-Tickets sind auf unserer Webseite unter www.medifoxdan.de/roadshow erhältlich!

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