Schritt für Schritt durch den digitalen Pflegealltag: Die Beantragung der LBNR

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Das Beschäftigtenverzeichnis (BeVaP)

Zur Beantragung der lebenslangen Beschäftigtennummer wurde das Online-Portal BeVaP vom Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte ins Leben gerufen. Das Verzeichnis können Sie über jeden gängigen Webbrowser aufrufen.

Doch wer benötigt eigentlich eine LBNR? Pflege- und Betreuungsdienste, die in § 293 Absatz 8 SGB V aufgelistet sind, müssen sich und ihre Pflegekräfte bis zum 1. Oktober 2023 im BeVaP eintragen. Alternativ kann die Eintragung auch durch den jeweiligen Träger vorgenommen werden. Voraussetzung dafür ist eine zentrale Personalverwaltung und dass der Träger aus mindestens zwei Einrichtungen besteht.

Schritt 1: Vorbereitung der Beschäftigtendaten

Vorbereitend zur Beantragung der LBNR empfiehlt sich, die notwendigen Beschäftigtendaten zusammenzutragen und auf Aktualität zu prüfen. Zu den Daten gehören:

• Name und Vorname der Pflegekraft
• Geburtsdatum
• Beginn und Ende der Tätigkeit in Ihrem Pflege- oder Betreuungsdienst
• Bezeichnung der abgeschlossenen Berufsausbildung
• Datum der Erlaubnis zur Führung der Berufsbezeichnung
• Bundesland, in dem die Qualifikation erworben wurde
• Bezeichnung von Zusatzqualifikationen
• Datum des Abschlusses dieser Zusatzqualifikationen
• Bundesland, in dem die Zusatzqualifikationen erworben wurden

Schritt 2: Authentifizierung mittels ELSTER-Zertifikatsdatei

Bevor Sie Ihren Pflege- oder Betreuungsdienst im BeVaP registrieren können, müssen Sie sich authentifizieren. Dies gelingt mittels einer ELSTER-Zertifikatsdatei. Um dieses Zertifikat zu erhalten, müssen Sie sich bei Mein ELSTER registrieren und dort die entsprechende Datei herunterladen. Den genauen Registrierungsprozess bei Mein ELSTER beschreiben wir Schritt für Schritt in einem separaten Blog-Beitrag.

Schritt 3: Registrierung im BeVaP

Öffnen Sie das Beschäftigtenverzeichnis und klicken auf Registrieren. Ihnen werden nun Hinweise zum weiteren Vorgehen angezeigt. Mit Klick auf Start der Registrierung beginnen Sie den Prozess. Zur Authentifizierung wird neben Ihrem Organisationszertifikat ein Passwort benötigt, das Sie in diesem Schritt vergeben.

Wählen Sie als nächstes aus den Organisationsformen Pflegedienst und Träger. Im Anschluss tragen Sie die Stammdaten Ihres Pflege- oder Betreuungsdienstes ein. Verpflichtend sind die Angaben zum Namen Ihrer Organisation, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.

Anschließend tragen Sie die Daten der zeichnungsberechtigten Person ein. Kontrollieren Sie Ihre Eingaben und schließen Sie die Registrierung durch Ihre Bestätigung ab. Sie erhalten nun einen Aktivierungslink an die hinterlegte E-Mail-Adresse und können durch einen Klick auf den Link das Passwort für Ihr Benutzerkonto vergeben. Der Aktivierungslink ist sieben Tage gültig.

Schritt 4: Nutzerrollen im Beschäftigtenverzeichnis

Im Beschäftigtenverzeichnis werden drei verschiedene Nutzerrollen mit unterschiedlichen Funktionen vergeben. Die Nutzerrolle Zeichnungsberechtigte haben Sie bereits zur Registrierung Ihres Betriebs angelegt. Grundsätzlich sind die Nutzerrollen nicht hierarchisch organisiert, jede Rolle hat eigene Aufgaben und Funktionen, die von einer Person aus Ihrem Pflege- oder Betreuungsdienst ausgeführt wird.

Die Nutzerrolle Zeichnungsberechtigte wird nicht nur für die Registrierung benötigt, sie verantwortet darüber hinaus auch die Stammdaten Ihres Pflege- oder Betreuungsdienstes, vergibt die zweite Nutzerrolle und kann diese bei Bedarf löschen oder den Aktivierungszeitraum verlängern. Aufgrund der hohen Verantwortung, sollte entweder die Geschäftsführung oder die Pflegedienstleitung die Rolle Zeichnungsberechtigte innehaben.

In der Nutzerrolle Benutzerverwaltende wird die dritte Rolle Datenpflegende vergeben. Falls erforderlich, können Datenpflegende auch aus dem System gelöscht werden oder der Aktivierungszeitraum zur Registrierung verlängert werden. Es wird empfohlen, die Rolle Benutzerverwaltende an die Pflegedienstleitung zu vergeben.

Die letzte Nutzerrolle ist die der Datenpflegenden. Diese legt die Profile der im Pflege- oder Betreuungsdienst beschäftigten Pflegekräfte an, verwaltet deren Stammdaten im Verzeichnis und gibt die jeweiligen Beschäftigungszeiträume sowie die Qualifikationen an. Da in dieser Rolle mit vertraulichen Daten gearbeitet wird, sollten Personalverantwortliche mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen diese Aufgabe übernehmen.

Auf Wunsch können die drei Nutzerrollen auch von einer einzelnen Person ausgeführt werden. In diesem Fall müssen bei der Anmeldung drei verschiedene E-Mail-Adressen (eine je Nutzerrolle) hinterlegt werden.

Schritt 5: Die Beantragung der lebenslangen Beschäftigtennummer

Um die LBNR zu beantragen, müssen Sie Ihre Pflegekräfte zunächst im Beschäftigtenverzeichnis anlegen. Diese Funktion steht Ihnen in der Nutzerrolle Datenpflegende zur Verfügung. Legen Sie nur die Beschäftigten an, die Leistungen der häuslichen Krankenpflege nach § 37 SGB, der außerklinischen Intensivpflege nach § 37c SGB V oder Leistungen der häuslichen Pflegehilfe nach § 36 Absatz 1 SGB XI erbringen. Für Beschäftigte, die z.B. ausschließlich Verwaltungstätigkeiten in Ihrem Betrieb übernehmen, müssen Sie keine LBNR beantragen und somit auch kein Profil im Verzeichnis anlegen.

Nachdem Sie alle erforderlichen Daten in dem jeweiligen Profil Ihrer Pflegekraft eingegeben haben, wird Ihnen automatisch die neunstellige Beschäftigtennummer angezeigt. Diese können Sie nun für Ihre Abrechnung verwenden. Mit MD Ambulant klappt die Abrechnung besonders komfortabel: Tragen Sie einfach die jeweilige LBNR in den Stammdaten Ihrer Pflegekräfte ein und die Software ergänzt die Nummer automatisch auf der nächsten Leistungsabrechnung.

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