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Optimal vernetzt: So funktioniert die standortübergreifende Zusammenarbeit mit MD Therapie
Die Leitung mehrerer Praxisfilialen ist nicht nur eine anspruchsvolle, sondern auch zeitaufwendige Aufgabe. Podologin und MD Therapie Kundin Tanja Fabek betreibt seit einigen Jahren erfolgreich drei therapeutische Praxen in Dortmund, Castrop-Rauxel und Waltrop. Im Interview mit MEDIFOX DAN gibt die Therapeutin Einblicke, wie sie die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Praxisfilialen effizient managt und wie MD Therapie ihr dabei hilft, Arbeitsabläufe zwischen den einzelnen Standorten zu koordinieren.
Frau Fabek, wie sind Sie zu der Entscheidung gekommen, eine eigene Praxis zu eröffnen?
Tanja Fabek: Ursprünglich bin ich Krankenschwester. Meine Verbindung zur Fußpflege ist durch den Cousin meiner Mutter entstanden, der vor einigen Jahren in diesem Bereich tätig war. Also habe ich mich ebenfalls dafür entschieden. Als Fußpflegerin stieß ich jedoch mit der Zeit an Grenzen und entschied mich daher, die Ausbildung zur Podologin zu absolvieren. Während meiner Ausbildung habe ich gemeinsam mit meiner damaligen Chefin gearbeitet. Nach Abschluss meiner Ausbildung zog sie sich zurück, und so wurde die Praxis zu meinem eigenen Unternehmen.
Als Inhaberin von drei Podologiepraxen: Welche besonderen Herausforderungen ergeben sich in der täglichen, standortübergreifenden Zusammenarbeit?
Tanja Fabek: Besonders herausfordernd ist es, den Überblick zu behalten, insbesondere bei mehreren Praxen. In jeder unserer Praxen arbeitet eine Sekretärin am Empfang mit MD Therapie. Ich kann mir nicht mehr vorstellen, wie es ohne Software bei uns funktionieren würde. Wenn zum Beispiel PatientInnen anrufen und einen Termin in einer der anderen Filiale vereinbaren möchten, lässt sich das in MD Therapie ausgezeichnet managen. Auch die praxisübergreifende Abrechnung funktioniert sehr gut. Wenn beispielsweise ein Patient in seiner letzten Sitzung in einer anderen Filiale war, kann ich das Rezept problemlos diesem Standort zuweisen, ohne es physisch dorthin bringen zu müssen.
Was ich abgesehen davon sehr praktisch an der Software finde: Dank MD Therapie konnte ich heute bei meinem kranken Kind zuhause bleiben und am Telefon die Termine verschieben. Ich kann mir nicht vorstellen, wie das mit einem herkömmlichen Papierkalender funktionieren sollte.
Welche Anforderungen hatten Sie an eine Praxissoftware und inwiefern konnte MD Therapie diese erfüllen?
Tanja Fabek: Generell finde ich, dass eine Praxissoftware einfach und übersichtlich sein sollte, aber auch über bestimmte Features verfügen muss. MD Therapie ist meiner Meinung nach eine Software, die enorm viel leisten kann.
Damals hatte MD Therapie, als ich es kaufen wollte, noch nicht viele Funktionen. Das Programm war noch in den Anfängen, und zu dieser Zeit habe ich mich gegen einen Kauf entschieden. Ein paar Jahre später, nachdem die Software erheblich weiterentwickelt und optimiert wurde, habe ich mich dann schließlich doch für MD Therapie entschieden.
Mir gefällt an der Software besonders, dass ich nicht nur abrechnen, sondern auch den Terminkalender nutzen und ohne Probleme mehrere Praxisfilialen darstellen und verwalten kann. Das war für mich entscheidend. Jeder unserer Mitarbeitenden hat seine eigene farbliche Zeile in der Software, was das Ganze sehr übersichtlich macht. Auch Hausbesuche kann ich sofort erkennen und sehe auf einen Blick, welche Termine wann anstehen. Generell ist die Bedienung leicht verständlich und meiner Meinung nach durch „Learning by Doing“ schnell zu erfassen. Wenn man MD Therapie mietet, hat man bei allen anderen Dingen eine Sorge weniger. Analoges Praxismanagement kann ich mir überhaupt nicht mehr vorstellen, und ich kann auch nicht nachvollziehen, warum noch so viele TherapeutInnen Papierkalender und Co. verwenden.
Was war Ihre größte Sorge vor der Umstellung auf eine digitale Lösung?
Tanja Fabek: Als ich die Entscheidung für eine Praxissoftware traf, wurde die Software ausschließlich zum Kauf und nicht zur Miete angeboten. Das war zunächst natürlich eine finanzielle Belastung, und ich hatte Bedenken, ob die Entscheidung richtig war.
Heute, auch aufgrund meiner Tätigkeit als Dozentin in einer Fußpflegeschule, würde ich jedem raten, sich von herkömmlichen Papierkalendern zu verabschieden. Egal, ob man allein arbeitet, zu zweit ist oder MitarbeiterInnen hat – setzt auf ein digitales Praxismanagement. Dadurch behaltet ihr die Kontrolle über eure Praxis und könnt auf ein umfangreiches Know-how und viele praktische Funktionen zugreifen. Ein großer Vorteil von MD Therapie ist, dass die Software flexibel gemietet werden kann und nicht gekauft werden muss.
Wie haben Ihre TeamkollegInnen den Wechsel zu MD Therapie aufgenommen?
Tanja Fabek: Die Reaktionen waren unterschiedlich. Die jungen Angestellten, die bereits privat ein Tablet oder Smartphone nutzen, hatten keine Probleme. Für die älteren Mitarbeitenden war es anfangs eine Herausforderung. Ich denke, ältere Menschen, die nicht so versiert im Umgang mit Computern sind, müssen in Bezug auf das Thema Software die Angst vor Fehlern verlieren und mehr an sich glauben. Denn jemand, der entschieden gegen die Nutzung von PCs ist, wird auch mit einer Praxissoftware nicht zurechtkommen. Aber jeder, der es wirklich lernen möchte, kann mit MD Therapie super arbeiten und den Umgang schnell erlernen.
Wie ist die Einführung von MD Therapie in Ihrer Praxis abgelaufen?
Tanja Fabek: Die Einarbeitung unserer Mitarbeitenden in die Software ist ohne Probleme verlaufen. Ich habe dafür einen großen Fernseher bei uns in der Praxis aufgestellt, mein iPad angeschlossen, und ein Mitarbeiter von MEDIFOX DAN hat uns durch alle Funktionen von MD Therapie geführt. Danach haben wir direkt angefangen, mit der Software zu arbeiten.
Ein Fehler vieler Software-Wechsler besteht meiner Meinung nach darin, dass sie noch mit ihrem ursprünglichen Programm arbeiten, die Einführungsschulung von MD Therapie aber bereits gemacht haben. Bis sie tatsächlich mit der Software arbeiten, dauert es jedoch zu lange, und sie vergessen, wie alles funktioniert und was sie in der Schulung gelernt haben. Am besten sollte man sich noch am Tag der Einführung oder spätestens am nächsten Tag mit der Software auseinandersetzen, um so viel wie möglich zu behalten.
Von welcher Software-Funktion profitieren Sie und Ihre Kolleginnen im Arbeitsalltag am meisten?
Tanja Fabek: Als Chefin schätze ich besonders die Controlling-Funktion. Sie ermöglicht es mir, wichtige Informationen herauszuziehen, wie die Leistung und das Engagement meiner Mitarbeitenden sowie die Anzahl der absolvierten Fortbildungen. Das Controlling zeigt mir auch Ausfallrechnungen, hilft mir bei der Planung von Weihnachtsgeschenken für Ärzte, zeigt die Häufigkeit bestimmter Behandlungen an und gibt mir einen Überblick über meine Produktverkäufe.
Ein anderes Feature finde ich sehr hilfreich für Hausbesuche: Ich kann alle relevanten Informationen in MD Therapie eingeben, auf den Behandlungstermin klicken und direkt den Wohnort des Patienten sehen, um mich dorthin navigieren zu lassen.
Innerhalb der Praxis schätze ich vor allem die digitale Dokumentation, die mit MD Therapie nur wenige Minuten dauert. Ich kann direkt ein Foto hinzufügen, um den Behandlungsverlauf anschaulicher festzuhalten. Das spart viel Zeit und ermöglicht mir, mich auf die PatientInnen zu konzentrieren.
Was würden Sie anderen TherapeutInnen empfehlen, die mit dem Thema Praxissoftware noch nicht vertraut sind?
Tanja Fabek: Ich würde empfehlen, auf eine Messe zu gehen und sich vor Ort alles anzuschauen. Wenn ich noch unsicher bin, kann ich den VerkäuferInnen meine Fragen stellen und mir das Feedback von KundInnen einholen. Ansonsten bietet sich auch die kostenlose Testversion von MD Therapie an.
Hat man sich für MD Therapie entschieden, würde ich einer neu gegründeten Praxis zunächst empfehlen, alle PatientInnen einzupflegen und langsam mit der Software zu starten. Wenn ich bereits eine Praxis habe und vorher ein anderes Programm verwendet habe, würde ich die Daten aus der alten Software nach und nach übertragen. Das Wichtigste ist, die Mitarbeitenden zuvor mit MD Therapie vertraut zu machen und ihnen die Angst vor diesem Schritt zu nehmen.
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