Digitalisierung der ambulanten Pflege im ländlichen Raum: „Das schafft für uns ein ganzes Stück Lebensqualität“

MediFox GmbH

Herr Boshold, um sich in Ihrem ambulanten Pflegealltag digital aufzustellen, setzen Sie auf MEDIFOX DAN als Softwarepartner. Welche Bereiche Ihres Pflegedienstes haben sie bis heute digitalisiert?

Tom Boshold: Zum einen haben wir den Prozess der Leistungserfassung digitalisiert, sprich bei den KlientInnen. Unsere MitarbeiterInnen erfassen Ihre Leistungen eben nicht mehr auf dem Zettel, sondern rein digital. Dafür ist jeder Mitarbeitende mit einem iPad ausgestattet, über das die Leistungserfassung im Vorfeld anhand des Tourenplans erfolgt. So können die KollegInnen jederzeit einsehen, welche KlientInnen während der Tour angefahren werden, Informationen abrufen und den Dienst bequem per iPad starten. Aber auch die Arbeitszeiterfassung, Touren- und Dienstplanung laufen bei uns digital. Dank der Leistungserfassung per iPad werden die Handzeichen der MitarbeiterInnen dabei direkt übertragen, sodass Kürzel nicht mehr manuell hinterlegt werden müssen. Die Abrechnung erfolgt ebenfalls elektronisch – bis auf die Dokumente, die von den Pflege- und Krankenkassen im Original angefordert werden. Da müssen wir bis dato noch mit leben, bis auch hier alles durchweg digitalisiert ist. Praktisch sind für mich vor allem die Schnittstellenfunktionen der Software, denn wir haben viele zu Pflegende, die einen Eigenanteil an Kosten haben. Hier bietet uns MEDIFOX DAN die Möglichkeit eines Exports an unser Bankprogramm auf Knopfdruck. Früher hat unsere Kollegin knapp hundert Lastschriften per Hand eingegeben, das spart natürlich eine Menge Zeit. Dasselbe trifft auch auf unser Buchhaltungsprogramm zu. Wir schreiben im Jahr weit über 6.000 Rechnungen. Wenn wir alle händisch einbuchen müssten, wäre das Arbeit für eine ganze Vollzeitstelle. Dank der Import-Schnittstelle bei Datev brauchen wir nur einen halben Arbeitstag. Auch bei der Lohnabrechnung werden keine Lohnzettel mehr ausgedruckt. Das war bei mittlerweile 142 MitarbeiterInnen ein Riesenthema. Mittlerweile können wir diese direkt über das Mitarbeiterportal in MEDIFOX DAN Connect zuweisen. Jeder Mitarbeitende hat ein eigenes Diensthandy, über das er das Online-Portal abrufen und so z.B. auch die Tourenplanung oder Dienstplanänderungen am Vortag einsehen kann. Auch das Urlaubsantragswesen wird komplett über MEDIFOX DAN Connect abgebildet – da bietet MEDIFOX DAN ganz viel, wir nutzen davon heute schätzungsweise 70 Prozent. Gerade neulich haben wir uns mit den Produktentwicklern von MEDIFOX DAN zusammengesetzt, wo wir uns neue Funktionen anschauen durften, die ich selbst noch gar nicht kannte. So lernt man doch immer noch dazu, obwohl wir schon sehr digital unterwegs sind.

Im Pflegealltag greifen viele Bereiche ineinander, sodass alle Prozesse auch digital perfekt aufeinander abgestimmt sein müssen. Inwiefern haben sich Ihre täglichen Routinen durch die Umstellung auf digitale Prozesse verändert?

Tom Boshold: Als ich im Juli 2022 als kaufmännischer Leiter hier bei Senio Vital eingestiegen bin, war bereits vieles digitalisiert. Unser Pflegedienstleiter Herr Friedrich hat hier viel Vorarbeit geleistet, sodass wir Bestehendes lediglich weiter optimieren. Ich selbst komme ursprünglich nicht aus der Pflege, sondern aus dem kaufmännischen Bereich und habe in meinem Berufsleben bereits viele Unternehmen bei der Digitalisierung begleitet. Gerade die enorme Arbeitszeitersparnis ist für mich aus Controlling-Perspektive sehr wichtig, denn dank digitaler Arbeitsweisen kann ich gewisse Sachen schnell erfassen. So kann ich mit dem Übergabebuch der Software für weit über 300 KlientInnen unkompliziert Informationen abrufen, die für die Betreuung und Beantwortung bestimmter Fragestellungen wichtig sind. Ein anderer Faktor ist die Digitalisierung von Belegen, denn auch wenn der bürokratische Aufwand gefühlt mehr wird, kann ich das ganze Aktenpamphlet dennoch minimieren. Wenn wir gewisse Dokumente von unseren KlientInnen bekommen, scannen wir diese ein und hinterlegen sie in der Software. So brauche ich nicht riesige Aktenberge vor mir herschieben oder ganze Archive anmieten, sondern habe alles schnell und sicher dokumentiert, denn die Daten sind bei solchen digitalen Lösungen meistens dreifach abgesichert. Klar, die Digitalisierung führt natürlich dazu, dass alles immer schnelllebiger wird, das braucht es aber auch für eine moderne Arbeitswelt.

Sie haben beschrieben, dass Sie viele Prozesse weiter optimieren. Was sind nach Ihrer Erfahrung die häufigsten Fehler, die bei der Digitalisierung bestehender Prozesse gemacht werden?

Tom Boshold: Darf ich ehrlich sein? Ein schlechter Prozess ist auch digital ein schlechter Prozess. Wenn ich mir nicht im Vorfeld darüber Gedanken mache, was ich brauche und wie ich weitermachen möchte, wird die Digitalisierung nicht gelingen. In vielen Pflegediensten, die schon lange bestehen, rücken aktuell junge Leute nach, die digitale Arbeitsweisen in der Branche vorantreiben möchten. Jedoch ist es unfassbar schwer, einen bestehenden Prozess zu verändern und dabei auch die MitarbeiterInnen mitzunehmen. Und ihnen vor allem die Angst zu nehmen, etwas falsch zu machen. Schulungen sind dabei sehr wichtig – ein neues Tool einzuführen und das Projekt einfach loslaufen zu lassen, ist aus meiner Sicht das Schlimmste, was passieren kann.

Was ist wichtig, um digitale Arbeitsweisen in der Pflege erfolgreich voranzutreiben? Für Tom Boshold steht fest: Eine gute Planung und die MitarbeiterInnen von Beginn an auf dem Weg mitzunehmen.

Wie haben Sie es geschafft, Ihr Team mitzunehmen und von den neuen digitalen Arbeitsweisen zu begeistern?

Tom Boshold: Damals war es für uns eine erste Hürde, unsere MitarbeiterInnen umzustimmen, die schon lange dabei und an analoge Arbeitsweisen gewohnt sind. Dabei war es wichtig, immer wieder zu betonen, warum wir das machen und welches Ziel dahintersteht. Man muss aber auch dazu sagen, dass wir insgesamt ein relativ junges Team sind. Die meisten KollegInnen sind mit digitalen Medien aufgewachsen und kommen von Anfang an in ein Unternehmen, wo digitales Arbeiten vorgelebt wird. Da fällt die Einarbeitung natürlich leichter. Wir haben sogar eine Kollegin, die macht tatsächlich bei uns regelmäßig Schulungen und steht als Ansprechpartnerin für andere bereit. Das ist super wichtig, da das ein laufender Prozess sein muss. Es gibt natürlich auch immer KollegInnen, denen es auch nach Jahren noch schwerfällt, aber auch das muss man akzeptieren und Hilfestellung anbieten. Für den Großteil ist das digitale Arbeiten jedoch zur Routine geworden.

Die digitale Arbeitsweise wird in Ihrem Team positiv angenommen. Welche Vorteile der Software konnten Sie besonders überzeugen?

Tom Boshold: Ein großer Vorteil ist tatsächlich die Tourenplanung. Wenn ich noch mit der Stecktafel arbeiten würde, könnte ich erst morgens im Büro auf meine Tour schauen. Inklusive einer Tasse Kaffee sind zwanzig Minuten des Arbeitstages weg. Bei uns starten die KollegInnen ihre Dienste von zuhause aus. Da wir im ländlichen Raum verstreut sind, hat jeder seinen eigenen Dienstwagen. So kann ich schon am Vortag wichtige Informationen einsehen, mich auf die kommende Tour vorbereiten und muss nicht extra ins Büro fahren. Das hat natürlich auch Vorteile für unsere Pflegedienstleitung, da viele Rückfragen mit dem Übergabebuch bereits geklärt werden können. Das schafft natürlich auch ein ganzes Stück Lebensqualität.

Sie betreiben neben Ihrem ambulanten Pflegedienst auch eine Tagespflegeeinrichtung. Inwiefern treiben Sie dort digitales Arbeiten voran?

Tom Boshold: Die Tagespflege ist in Hinblick auf den Verwaltungsaufwand relativ einfach gestrickt. Unsere Pflegeverträge und Angebote laufen sowieso über die Vermittlungsvereinbarung, die komplett digital in der Angebotsplanung hinterlegt ist. Letztendlich habe ich also nur noch ein Stück Papier, wenn die Stammdaten gut gepflegt sind. Das ist ein Thema, was ich immer wieder predige: Stammdaten sind das A und O – wenn diese nicht stimmen, stimmt alles andere auch nicht. Heute habe ich am Ende also nur noch den Pflegevertrag, der zu unterschreiben ist. Auch die Abrechnung wird deutlich verschlankt, wenn ich meine Anwesenheitslisten digital erfasse und am Monatsende auf Knopfdruck den Leistungsnachweis aus den Daten der Vorerfassung ziehen kann. Natürlich kontrolliert man am Ende die Daten zur Sicherheit, aber letztendlich ist der Dokumentationsaufwand in der Tagespflege dadurch sehr einfach geworden. Wenn dann die MD-Prüfung ansteht, liegen alle Daten digital vor und ich muss nicht noch in irgendwelchen Ordnern kramen. Die KollegInnen haben zudem immer zwei iPads mit dabei, da wir zum Teil über zwei Etagen arbeiten. Vor einem halben bis dreiviertel Jahr haben wir zudem auf die Filiallösung umgestellt. So haben die MitarbeiterInnen aus der Tagespflege direkt alle Informationen vorliegen, die eventuell auch aus dem ambulanten Bereich kommen. Es kann zum Beispiel sein, dass bei einer Klientin am Vorabend der Zucker zu hoch war, sodass die Kollegin im System direkt die Info hinterlegen kann „Bitte morgen in der Tagespflege über den Tag beobachten“. Wenn man mit zwei verschiedenen Datenbanken arbeiten würde, wäre das nicht möglich. Aus meiner Sicht ist das eine sehr charmante Lösung.

Auch in der Tagespflege gehört digitales Arbeiten zu den täglichen Routinen: Die MitarbeiterInnen der Senio Vital Pflegegesellschaft haben heute immer zwei iPads mit dabei. 

Gerade in der Pflegebranche wächst der Anteil bürokratischer Aufgaben stetig. Dabei ist vor allem der Dokumentationsaufwand ein großes Thema. Inwiefern können digitale Lösungen aus Ihrer Sicht zu einer Entlastung beitragen?

Tom Boshold: Viel, denn gerade die Dokumentationsarbeit wird bei den Prüfungen vom medizinischen Dienst immer wieder thematisiert. Letztendlich ist das auch komplett richtig, schließlich haben wir einen Versorgungsauftrag gegenüber unseren KlientInnen. Wir haben zwei KollegInnen, die sich etwas schwer mit dem Schreiben tun. Natürlich müssen sie aber genauso sorgfältig dokumentieren wie alle anderen. In der MEDIFOX DAN Software gibt es übers MD CarePad zum Beispiel die Diktierfunktion. Bei vielen liegt das iPad dann daneben, es wird kurz draufgesprochen und die Information ist in schriftlicher Form vernünftig hinterlegt. Wenn ich anfangen müsste, klassisch in einer Papierakte zu schreiben, dauert der Prozess mindestens ein paar Minuten länger und der Kollege, der Schwierigkeiten mit dem Schreiben hat, fühlt sich vielleicht auch noch unwohl. Das Team spiegelt mir immer wieder zurück, dass es so am Ende deutlich einfacher ist.

Also würden Sie heute nicht mehr auf digitale Lösungen verzichten wollen?

Tom Boshold: Um Gottes Willen, da würde ich im Leben nicht drauf verzichten wollen (lacht). Alleine schon zur Umsetzung von gesetzlichen Vorgaben, wie der Arbeitszeiterfassung. Darüber hinaus gehöre ich sowieso zur Generation, die eher darüber nachdenkt, was man noch tun kann, um den Arbeitsalltag weiter zu erleichtern. Da denke ich noch gar nicht an digitale Pflege mit Robotern, sondern einfach an eine Entlastung für die KollegInnen, damit sie sich auf das konzentrieren können, was sie eigentlich tun und lieben. Der Dokumentationsaufwand wird prozentual immer mehr, was an sich nicht schlimm ist, aber man sollte sich die Zeit für die KlientInnen nehmen können, um einfach mal eine Tasse Kaffee zu trinken oder sich von Oma Erna anzuhören, wie schlimm der Tod ihres Mannes war. Das sind ganz wichtige und zentrale Themen – gerade im ländlichen Raum, wo eine hohe Einsamkeit im Alter ohnehin zu beobachten ist. Natürlich ist eine effiziente Verwaltung wichtig, aber man darf nie vergessen, wer denn tatsächlich mit der Software arbeitet und das ist schließlich das Entscheidende.

Digitales Arbeiten bietet das Potenzial, die Work-Life-Balance im beruflichen und privaten Umfeld nachhaltig zu stärken. Auch im Bereich digitaler Fortbildungen ist eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf ein häufig thematisiertes Argument. Inwiefern sehen Sie persönlich die Chance, Pflegekräfte durch ein digitales Fortbildungsmanagement weiter zu entlasten?

Tom Boshold: Das ist tatsächlich ein sehr spannendes Thema, das auch wir in den letzten Wochen immer wieder diskutiert haben – gerade als in unserer MEDIFOX DAN Software eine neue Kachel mit dem Thema MD Learning aufgeploppt ist. In der Tagespflege sind analoge Fortbildungen relativ einfach zu organisieren, indem man beispielsweise zu jeder Dienstberatung eine Fortbildung einplant. Für den ambulanten Bereich macht das aber durchaus Sinn, zum Beispiel für die Pflichtfortbildungen unserer BetreuungsassistentInnen. Wenn KlientInnen durch Krankenhaus- und Rehaaufenthalte mit vier oder fünf Leistungen wegfallen, könnten wir in diesem Fall eine Schulung planen, anstatt eine Ausfallstunde zu produzieren. Wir versuchen hier aktuell, eine Kombination zwischen analog und digital zu schaffen und denken darüber nach, die KollegInnen für einen ersten Testlauf zu einer digitalen Fortbildung zu schicken.

Ausblick in die Zukunft: Bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten setzt das Team darauf, sich große Ziele zu setzen und den nötigen Raum dafür zu schaffen. EIn derzeit spannendes Thema: die Kombination von analogen und digitalen Fortbildungen in der ambulanten Pflege. 

Welche Lösungen braucht die Pflege der Zukunft aus Ihrer Sicht, um den neuen Herausforderungen der Branche gerecht zu werden?

Tom Boshold: Eine Frage, über die ich zwei Stunden debattieren könnte (lacht). Im Wesentlichen ist es aus meiner Sicht wichtig, den Menschen zu zeigen, wie wichtig dieser Beruf ist. Dazu braucht es einerseits gute Ideen und Visionen, wie man in Zukunft damit umgeht und was es regional in meinem Bereich wirklich braucht. In NRW gab es beispielsweise ein Pilotprojekt für ein Pflegeberatungsauto im ländlichen Raum. Wir gehen davon aus, dass solche Angebote zukünftig immer wichtiger werden, da die Kosten voraussichtlich weiterhin explodieren. Auch das Tagespflegeangebot gewinnt so verstärkt an Bedeutung, denn gerade in ländlichen Regionen ziehen viele Angehörige weg in die Großstädte. So ist keiner mehr da, der die Alltagsunterstützung übernehmen kann. Da geht es häufig um die einfachsten Dinge wie Rezepte besorgen, einkaufen zu gehen oder einen Fahrdienst anzubieten. Hier stellt sich natürlich die Frage, wie digitale Prozesse dabei unterstützen können. Gerade in Hinblick auf den Informationsaustausch mit Angehörigen sehe ich großes Potenzial, indem man zum Beispiel jederzeit einsehen kann, wann die Pflegekraft zur Betreuung vorbeikommt. So würden sich viele der Rückfragen, die uns jeden Tag erreichen, direkt klären.

Sie haben sich schon heute für eine umfassende Digitalisierung entschieden. Warum ist es Ihrer Meinung nach sinnvoll, diese im großen Rahmen anzugehen?

Tom Boshold: Es gibt einen schönen Spruch, den der eine oder andere Unternehmer sicherlich kennen wird: „Wenn dich deine Träume nicht erschrecken, sind sie zu klein“. Dennoch denke ich, dass man mit kleinen Digitalisierungsprojekten anfangen sollte. Man kann nicht einfach das gesamte Paket überstülpen – es sei denn, man hat in seinem Pflegedienst zwanzig junge Leute sitzen, die voll mitziehen können und wollen. Trotzdem ist es wichtig, sich große Ziele zu setzen und den Raum dafür zu schaffen. Wenn ich zum Beispiel eine digitale Leistungserfassung etablieren möchte, muss ich darüber nachdenken, was genau ich dafür brauche, zum Beispiel einen vernünftigen Touren- und Dienstplan. Natürlich sollte dann auch die Abrechnung und Buchhaltung digital laufen. So erschaffe ich eine Art Fahrplan, für dessen Umsetzung aus meiner Sicht aber definitiv externe Unterstützung notwendig ist und genug Zeit eingeplant werden sollte – vor allem wenn ich noch komplett analog dastehe. Oftmals hilft auch der Austausch mit anderen Pflegediensten, die vielleicht schon Erfahrungen bei der Digitalisierung ihres Betriebs sammeln konnten.

Vielen Dank, dass Sie Ihre Erfahrungen mit uns geteilt haben und für die spannenden Einblicke in Ihren Pflegealltag. Wir wünschen Ihnen auch weiterhin alles Gute für Ihren Weg in eine digitale Zukunft und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.

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