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Work smart, not hard? Wie digitales Arbeiten zur Entlastung der Pflege beiträgt und gleichzeitig mehr Freiräume im Arbeitsalltag schafft
Haltern am See, Februar 2023. Karsten Kalinowski, Geschäftsführer des Pflegedienstes Arte Clean, begrüßt uns in den neuen, modernen Büroräumlichkeiten des Unternehmens. Das junge, dynamische Team setzt von Beginn an auf digitale Arbeitsweisen, um ihren Pflegealltag flexibler zu gestalten und sich gleichzeitig den aktuellen Herausforderungen der Branche zu stellen. Und das mit Erfolg: Denn heute betreut Arte Clean mit der geballten Power von 60 MitarbeiterInnen rund 200 KlientInnen in Haltern und Umgebung. Was genau das Erfolgsrezept des Pflegedienstes ist und wie die täglichen, digitalen Routinen des Teams in der Praxis aussehen, klären wir im gemeinsamen Gespräch:
Karsten, seit 2019 leitest Du als Geschäftsführer den Pflegedienst Arte Clean in Haltern. Eure Firmenchronik ist dabei eine ganz besondere und prägt den Namen bis heute. Was genau steckt hinter Eurer Unternehmensgeschichte?
Karsten Kalinowski: Es ist so, dass der Pflegedienst ursprünglich aus der Idee eines Duschsystems entstanden ist. Der ehemalige Gründer war jahrelang als Pharmareferent tätig und kam auf die Idee, ein eigenes Produkt zu entwickeln: das Duschsystem Arte Clean, welches speziell für bettlägerige KlientInnen konzipiert wurde. Letztendlich kam so der Wunsch auf, den dazugehörigen Pflegedienst zu gründen und heute ist das Produkt selbst nur noch gelegentlich im Einsatz.
Seitdem ist viel passiert. Mittlerweile betreut Ihr mit einem starken Team aus 60 Leuten rund 200 KlientInnen in Haltern und Umgebung. Was ist euer Erfolgsrezept?
Karsten Kalinowski: Gute Frage, was ist unser Erfolgsrezept? Für mich ist ein wesentlicher Teil des Erfolgs, die Menschen abzuholen. Für mich bedeutet das konkret, junge Menschen auszubilden und auf die Reise mitzunehmen. Das umfasst nicht nur, dass wir die Leute fachlich qualifizieren, uns geht es vor allem um die Persönlichkeitsentwicklung. Junge Menschen sollen sich bei uns weiterentwickeln können und eben auch Zukunfts- und Aufstiegschancen haben. Wir sind ein wachsendes, dynamisches Unternehmen und so sind auch mit der Gründung unserer Tagespflege neue Führungspositionen geschaffen worden. Unser Erfolgsrezept ist, den Leuten einen Weg aufzuzeigen.
Vom Duschsystem zum ambulanten Pflegedienst mit über 60 MitarbeiterInnen: Arte Clean setzt auf nachhaltige Aufstiegs- und Weiterbildungschancen für junge Menschen als Schlüssel zum Erfolg
Dabei setzt Ihr auch auf eine moderne Arbeitsumgebung. So legst Du als Geschäftsführer unter anderem viel Wert auf digitales Arbeiten und treibst die Digitalisierung Deines Pflegedienstes stetig voran. Inwiefern kann Digitalisierung aus Deiner Sicht ein entscheidender Erfolgsfaktor sein?
Karsten Kalinowski: Zum einen verschlankt die Digitalisierung natürlich Prozesse. In zweiter Instanz macht diese aber auch die Steuerung und das Controlling unseres Unternehmens deutlich einfacher. Abseits dessen ist es so, dass wir viele junge MitarbeiterInnen beschäftigen und das ist eben die Generation Digital Natives. Wir merken im Alltag immer wieder, dass die einfach besser mit digitalen Endgeräten wie Smartphone und Tablet umgehen können als mit Stift und Papier. Daher freut sich das Team sehr, wenn sie komplett digital arbeiten können und man beispielsweise die komplette Pflegedokumentation einfach in der Hosentasche mit dabei hat oder man wichtige Infos über die Diktierfunktion einsprechen kann.
Also würdest Du sagen, dass die moderne Arbeitsumgebung letztendlich auch auf Eure Attraktivität als Arbeitgeber einzahlt?
Karsten Kalinowski: Definitiv! Am Ende des Tages ist es so, dass digitales Arbeiten den Leuten mehr Freiräume schafft. Nicht nur für mich, sondern auch für meine KlientInnen. Wir sind nun einmal die Generation mit dem Motto work smart, not hard (lacht).
Gibt es Bereiche, in denen Digitalisierung aus Deiner Sicht ein echter Gamechanger ist?
Karsten Kalinowski: Ja, die Dienst- und Tourenplanung. Sich eine Tour per Google Maps in der MD Software visualisiert darzustellen, mit validen Kennzahlen zu arbeiten und in Echtzeit Abweichungen feststellen zu können, das ist für mich ein echter Gamechanger. Gerade in der heutigen Situation mit der Umsetzung der Tariftreue! Die schnelle Reaktionsfähigkeit bringt digitales Arbeiten mit sich und macht es aus meiner Sicht so schön.
Die Tariftreue ist nur ein Beispiel für neue Anforderungen, die von der Branche umgesetzt werden müssen. Inwieweit kann Digitalisierung hier unterstützen?
Karsten Kalinowski: Ohne Digitalisierung geht es gar nicht mehr, das merkt man bereits bei Themen wie der lebenslangen Beschäftigtennummer oder Telematikinfrastruktur, wo wir jetzt auch gemeinsam mit MEDIFOX DAN den nächsten Schritt gehen werden, um uns frühzeitig vorzubereiten. Eine papierlose Abrechnung ist von uns allen ein Traum und es ist de facto so, dass diese in naher Zukunft ohne Digitalisierung nicht mehr möglich sein wird.
Schnelle Reaktionsfähigkeit für zielgerichtetes Controlling: Unter anderem das Arbeiten mit validen Kennzahlen macht die MD Ambulant Software-Suite für Karsten Kalinowski zum echten Gamechanger
Mit der verpflichtenden Einführung der LBNR wird vor allem die digitale Leistungserfassung für die Abrechnung zunehmend interessant für Pflegedienste. In Eurem Alltag setzt Ihr bereits auf mobile Tools wie das MD CarePad und MD CareMobile von MEDIFOX DAN. Welche Potenziale siehst Du in der Integration mobiler Lösungen im Pflegealltag?
Karsten Kalinowski: Die Einführung der LBNR ist erst einmal eine betriebspraktische Sache, was die LeserInnen dieses Blogs freuen wird. Denn meine persönliche Erfahrung als Geschäftsführer ist, dass die digital erstellten Leistungsnachweise in der MD Software deutlich besser geführt werden als die Handschriftlichen. Jeder Pflegedienstbesitzende weiß, was ich damit meine (lacht). Es ist schön, jeden Tag auf einen Blick sehen zu können, wo man aktuell in der Abrechnung steht, welche Einsätze gelaufen oder nicht gelaufen sind und den Umsatz am Ende des Monats relativ genau prognostizieren zu können. Das macht die gesamte Steuerung eines Pflegedienstes sehr einfach und attraktiv. Für die KollegInnen ist es auf der anderen Seite schön, dass man alle To-dos pro KlientIn bequem und übersichtlich per Handy einsehen kann.
Die Resonanz im Team ist also ebenfalls positiv?
Karsten Kalinowski: Äußerst positiv! Wir vom Leitungsteam waren zunächst eher skeptisch und haben uns daher dafür entschieden, CareMobile sukzessive auszurollen. Wir wollten, dass intern erst einmal alle Voraussetzungen dafür stehen und haben dann Tour für Tour angefangen. Vor allem, weil wir die MitarbeiterInnen nicht überfrachten wollten und anfängliche Reibungspunkte, die es natürlich bei jedem neuen System gibt, auf wenige Dienste zu begrenzen. Für uns war das rückblickend genau der richtige Schritt. Heute haben die KollegInnen wirklich alles vor Ort mit dabei: die SIS®, den Maßnahmenplan, Schlüssel- und Angehörigennummern oder auch die Kontakte der ÄrztInnen. So kann vieles selbstbestimmt in der Tour geregelt werden und bei uns klingelt nicht ganz so häufig das Telefon wie früher.
Das bringt sicherlich eine ganze Menge Flexibilität in den Pflegealltag?
Karsten Kalinowski: Ja, definitiv. Wir freuen uns auch schon unglaublich auf MD Time. Das wird auch für uns im Büro ein echter Gamechanger sein, weil wir dann auch die gesetzlichen Erwartungen zur digitalen Erfassung von Arbeitszeiten umsetzen können. In Kombination mit MD CareMobile kann ich dann sehr genau trennen, wie genau die Abläufe aussehen und wie viel Zeit für welche Leistung benötigt wird – auch in Hinblick auf Fahrzeit und weiteren Organisationsaufwand wie Vor- und Nachbereitungszeit. Gerade für die Pflegesatzverhandlungen wird uns das ein ganzes Stück nach vorne bringen. CareMobile ist ein wirklich schönes Tool, um zu sehen, wo vielleicht zusätzlicher Hilfebedarf besteht oder ob Einsätze die geplante Zeit massiv überschreiten. Und das kommt nicht nur unseren MitarbeiterInnen zugute, sondern auch unseren KlientInnen.
Mehr Zeit für das Wesentliche: Das Arte Clean-Team genießt die gemeinsame Zeit mit den KollegInnen auf der Dachterrasse der neuen Büroräumlichkeiten in Haltern
Neben dem ambulanten Pflegedienst betreibt Ihr seit dem Umzug in Euer modernes Office auch eine Tagespflege mit 16 Plätzen. Inwiefern unterstützen digitale Lösungen bei der Verwaltung und Koordination beider Unternehmensbereiche?
Karsten Kalinowski: Es ist so, dass wir als Kunde mit der Einführung des Tagespflege-Moduls der MD Software die sogenannte Filialversion bekommen haben und jetzt auch in MD Ambulant 11 mit dieser arbeiten. Aber was bedeutet das genau? Im Endeffekt habe ich zwei Organisationseinheiten, also den Pflegedienst und die Tagespflege, auf einer Datenbank laufen. Das heißt, jeder Mitarbeitende der Tagespflege kann sehen, was im Pflegedienst los ist und umgekehrt. So sehe ich in meiner Organisationseinheit, welche Aufträge in der anderen verplant sind. Am Anfang war es neu für uns, zwei Betriebsstätten miteinander zu koordinieren, allerdings bringt dies eine Menge Vorteile mit sich. Ein Beispiel: In der Tagespflege möchten die KlientInnen bis spätestens 9:00 Uhr da sein, also müssen sie entsprechend vorher versorgt werden. Dank der Filialversion kann unsere Pflegedienstleitung in der ambulanten Pflege sofort sehen, an welchen Tagen der Kunde oder die Kundin in der Tagespflege ist und kann ihn oder sie über die Dienst- und Tourenplanung für eine frühere Versorgung einplanen.
Die Tagespflege ist ebenfalls Teil Eures neuen Büros, das wir im Rahmen unseres gemeinsamen Drehtermins besuchen durften. Hier profitiert das Team nicht nur von großzügigen Räumlichkeiten, sondern auch von modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Wie genau sieht der „moderne Arbeitsplatz“ in der Pflege für Dich aus?
Karsten Kalinowski: Das ist eine gute Frage (lacht). Erst einmal heißt das für mich, arbeiten zu können, wo man möchte. Wir selbst arbeiten mit MEDIFOX DAN cloudbasiert und hosten unsere Server dabei selbst. So kann sich jeder Mitarbeitende an jedem Arbeitsplatz beliebig einwählen oder bestimmte Aufgaben per Dienstlaptop oder MD CarePad aus dem Homeoffice erledigen. Gleichzeitig ist es uns wichtig, möglichst transparent zu arbeiten, was das Thema Daten betrifft. Denn alle beteiligten Personen sollten jederzeit auf die für Sie wichtigen und richtigen Informationen zugreifen können.
Wie schafft Ihr den Spagat zwischen Datentransparenz und Datenschutz?
Karsten Kalinowski: Das fängt schon damit an, dass bei uns alle Daten passwortgeschützt sind. Die Software bietet die Möglichkeit einer Benutzergruppenverwaltung, um verschiedenen Rollen und Rechte zuzuweisen. Jeder Mitarbeitende hat also seinen eigenen Zugang zu MEDIFOX DAN mit einem entsprechenden Rechteprofil und die einzelnen Personengruppen können nur auf die für sie relevanten Daten zugreifen.
Für Pflegedienstleitung Marcel Wabnitz gehört das Arbeiten mit der KI-gestützten Tourenplanung von MD Ambulant zu den täglichen Routinen seines Pflegealltags
Ihr seid nicht nur im Pflegealltag selbst digital unterwegs, sondern betreibt auch einen eigenen YouTube-Kanal. Wie genau ist die Idee entstanden?
Karsten Kalinowski: Der Personalmangel ist wie man weiß in aller Munde und ich war am überlegen, wie man das Unternehmen sukzessive digitalisiert. Daher kam in diesem Zuge auch das Thema Employer Branding auf. Es ist zwar schön, dass wir ein tolles neues Bürogebäude haben und moderne Arbeitsplätze, aber es geht nun einmal auch um die Außendarstellung. Wie kann man das, was wir hier in der analogen Welt geschaffen haben, in die digitale Welt transportieren? Damals hatten wir die Idee, einen Imagefilm zu drehen. Nicht nur für BewerberInnen, sondern alle, die mit uns in Kontakt treten – egal ob KlientInnen, Angehörige oder zukünftige GeschäftspartnerInnen. Meiner Meinung nach wird ein Unternehmen immer von Menschen repräsentiert und deshalb wollten wir uns erlebbar machen. Daher kam uns die Idee mit dem YouTube-Channel und das hat sich heute fest etabliert. Erst vorletzte Woche hatte ich eine Bewerberin hier, die über YouTube auf uns aufmerksam geworden ist. Sie meinte: So ein netter Chef, da muss ich hin (lacht). Natürlich sind wir in einem Nischenbereich tätig und man muss sich davon freimachen, riesige Abonnentenzahlen zu erreichen, aber es macht uns eine Menge Spaß und wir stehen glaube ich alle ganz gerne vor der Kamera. Wir möchten das, was wir jeden Tag erleben, in die Außenwelt projizieren.
Natürlich bedeutet die Pflege Eures Kanals auch Zeit. Warum ist diese aus Deiner Sicht trotzdem gut investiert?
Karsten Kalinowski: Ja, total. Allerdings spielt die Arbeitgebermarke in der Pflege aufgrund des Fachkräftemangels eine deutlich größere Rolle als in anderen Bereichen, wo die Jobs gefragter sind. Daher machen wir uns aktuell Gedanken, den Pflegeberuf speziell für SchülerInnen vorzustellen, denn meiner Meinung nach ist dieser bis heute eher negativ konnotiert. Die Leute denken immer nur an schlechte Arbeitsbedingungen und schlechten Lohn, was eigentlich nicht stimmt. Denn so schnell wie in der Pflege macht man nirgendwo Karriere – da kenne ich genug Leute, mich selbst eingeschlossen. Ich hatte mit 29 Jahren Personalverantwortung in einem großen Pflegedienst für über 250 Personen. Für mich ist es das, was die Pflege so attraktiv macht.
Für Karsten Kalinowski steht fest: der Pflegeberuf muss wieder attraktiver gemacht werden. Ein Grund mehr für den Geschäftsführer, auf dem YouTube-Kanal des Pflegedienstes spannende Einblicke in den Alltags des Teams zu geben
Lass uns zum Abschluss in die Zukunft schauen, in der die Digitalisierung des Gesundheitswesens weiter ausgebaut werden soll, z.B. mit der Anbindung der Pflege an die Telematikinfrastruktur. Was erwartest Du von den kommenden Entwicklungen?
Karsten Kalinowski: Grundlegend finde ich den Gedanken der Telematikinfrastruktur wirklich klasse, denn meiner Meinung nach wird in anderen Bereichen heute deutlich besser und digitaler gearbeitet als bei uns im Gesundheitswesen. Wir hinken da leider immer etwas hinterher. Nichtsdestotrotz sehe ich große Potenziale was beispielsweise den KIM-Dienst angeht. Denn dass ich mich auf einer E-Mail-Struktur, die in MEDIFOX DAN implementiert ist, digital und gleichzeitig datenschutzkonform mit entsprechenden Kostenträgern wie HausärztInnen oder Kliniken austauschen kann, ist wirklich ein riesiger Gamechanger. Auch die Digitalisierung gewisser Verwaltungsabläufe kann eine große Arbeitserleichterung sein, wenn die e-Verordnung flächendeckend ausgerollt ist. Daher ist es uns als junges und digitales Unternehmen wichtig, auch hier früh mit dabei zu sein und als Vorreiter zu fungieren. Darüber hinaus möchten wir auch für unsere MitarbeiterInnen keinen zusätzlichen Stress verursachen, indem wir immer auf dem aktuellen Stand der Technik sind und beruhigt ins neue Jahr gehen können.
Karsten, vielen Dank für die spannenden Einblicke in Euren Pflegealltag und den großartigen Tag bei Euch in Haltern. Wir freuen uns darauf, Dich und Dein Team weiterhin auf Eurer Reise zu begleiten und in diesem Zuge auch auf der Altenpflege-Messe in Nürnberg begrüßen zu dürfen.
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