Stationär
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Wie gesetzliche Anforderungen zur Mitarbeiterzeiterfassung nutzerfreundlich und einfach erfüllt werden können
Im Gespräch mit Ricarda Hasch, Einrichtungsleitung Seniorenheim Haus Hasch
Es ist offiziell: Die Arbeitszeiterfassung der MitarbeiterInnen in Deutschland ist seit Mitte September branchenübergreifend Pflicht. Ricarda Hasch, Einrichtungsleitung des Seniorenpflegeheims Haus Hasch in Oyten, hat im September die elektronische Zeiterfassung mit MD Time in Ihrer Einrichtung genau zum richtigen Zeitpunkt eingeführt und deckt seitdem die gesetzlichen Anforderungen ab. Wie die Installation ablief und wie die MitarbeiterInnen auf die Änderungen hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung reagiert haben, verrät Frau Hasch im persönlichen Gespräch mit dem MEDIFOX DAN Team.
Frau Hasch, Sie arbeiten schon seit einer gewissen Zeit mit der MEDIFOX DAN Software in Ihrer stationären Einrichtung. In welchen Bereichen spüren Sie eine besondere Entlastung durch das digitale Arbeiten?
Wir als Facheinrichtung sind recht neu auf dem digitalen Markt und haben uns lange schwer getan mit digitaler Pflegedokumentation, weil wir bei der Betreuung von Menschen mit Demenz wesentlich mehr beobachten müssen, als andere stationäre Einrichtungen. Vor ungefähr zwei Jahren haben wir die MEDIFOX DAN Software in unserem Haus eingeführt. Die Software hat uns gut gefallen, da man selbst viele Ideen mit einbringen und die einzelnen Programmbereiche individuell einstellen kann. Besonders gut finden wir die CarePads, mit denen die MitarbeiterInnen in die Wohnbereiche gehen. So sparen wir uns wahnsinnig viele Wege, indem wir z.B. am Bett der BewohnerInnen schnell ein Foto machen oder Leistungen beschreiben. Wir hatten erst Bedenken, ob sich die MitarbeiterInnen trauen mit digitalen Medien umzugehen, aber letztendlich läuft es spitzenmäßig mit dem CarePad. Die Benutzeroberfläche finden wir sehr schön bei MEDIFOX DAN, denn alle MitarbeiterInnen können gut damit umgehen und sich da ganz gut selber rein finden, auch wenn sie noch nicht geschult wurden.
Nun haben Sie genau zum richtigen Zeitpunkt die elektronische Arbeitszeiterfassung eingeführt. Diese ist seit Mitte September branchenübergreifend Pflicht. Wie lief die Implementierung von MD Time bei Ihnen ab und wie schnell konnten Sie damit durchstarten?
Ich selber war fasziniert, wie schnell das ging. Ich habe Mitte August nachgefragt, wie es aussieht und Mitte September hatten wir die iPhones schon installiert. Wir haben ein iPhone im Mitarbeiterraum und zwei in den Eingangsbereichen. Das lief super, da es zum einen kostengünstig ist, zum anderen ist es natürlich toll, dass das gleich mit dem Dienstplan kompatibel ist. Somit wird gleich erfasst, wann unsere MitarbeiterInnen kommen und gehen. Zudem ging das Einrichten und Erklären unheimlich schnell, da MD Time sehr nutzerfreundlich ist. Die MitarbeiterInnen kommen rein, drücken auf Kommen und halten ihren Chip an das Terminal. Wenn sie Feierabend haben, stempeln sie sich einfach wieder aus. Wir haben bis dato erstmal das Kommen und Gehen eingerichtet, das Buchen von Pausen und Dienstgängen decken wir aktuell noch nicht ab, aber ich denke, es ist super, dass wir jetzt erstmal die gesetzlichen Grundlagen erfüllt haben. Früher wurde unsere PDL ständig gefragt, wie viele Urlaubstage die jeweiligen MitarbeiterInnen noch haben. Dies können sie jetzt ganz einfach am MD Time Terminal einsehen. Auch die Übersicht beim Ein- und Ausstempeln über die nächsten sieben Dienste finde ich sehr schön.
Wie lief die Arbeitszeiterfassung Ihrer MitarbeiterInnen vorher ab?
Das war bei uns schwierig, weswegen wir letztendlich auch MD Time eingeführt haben. Allein aus dem Grund, dass der Dienstbeginn bei uns stark variiert. Unsere Hausserviceleitung ist beispielsweise noch nicht im Haus gewesen, wenn der Frühdienst angefangen hat. Um hier einen Überblick zu gewährleisten, wer wann anfängt und wer vielleicht auch mal ein wenig länger bleibt, haben wir uns letztendlich für MD Time entschieden – so sind wir einfach viel flexibler. Einige MitarbeiterInnen hatten kleine Büchlein, in denen die Arbeitszeiten schriftlich dokumentiert wurden, wo dann natürlich immer nochmal jemand unterschreiben musste, um diese ein- und auszuchecken. Auch in Hinblick auf die Elterndienste entlastet uns die elektronische Zeiterfassung erheblich. So hat man jetzt natürlich auch wieder mehr Zeit für die MitarbeiterInnen. In der heutigen Zeit ist es das A und O, dass die MitarbeiterInnen an erster Stelle Zeit für die BewohnerInnen haben und die Bürokratie - mit der wir genug zu kämpfen haben - weniger im Vordergrund steht. Auch das Einstellen von Karenzzeiten ist kein Problem, das übernimmt die Software für uns. Ab einer gewissen Verspätung wird automatisch eine Meldung an die Personalabteilung geschickt. Diese wird anschließend an den zuständigen Bereichsleiter weitergeleitet, um herauszufinden, ob man diesen Dienst grundsätzlich ändern sollte.
Gerade bei Neuerungen macht man sich im Vorfeld immer viele Gedanken, ob das ganze Team auch mitzieht. Wie war die Resonanz Ihrer MitarbeiterInnen?
Die erste Reaktion von manchen MitarbeiterInnen war natürlich „Was haben wir falsch gemacht? Warum werden wir jetzt überwacht?“. Das konnte aber ganz schnell aus dem Raum geschafft werden, denn die gesetzliche Vorgabe kam fast gleichzeitig und diese müssen wir letztendlich erfüllen. Im Endeffekt kommt es allen MitarbeiterInnen einfach zu Gute, dass wirklich alle Arbeitszeiten akribisch dokumentiert werden und man sich keine Sorgen machen muss, dass geleistete Überstunden nicht erfasst werden. Bei dem Transponder wussten die MitarbeiterInnen auch erst nicht, wie man damit umgeht, aber das haben wir allen gezeigt und an sich ist das absolut selbsterklärend. Mittlerweile sind alle damit sehr zufrieden und ich sehe sie immer fleißig ein- und auschecken. Natürlich kommen auch mal Fragen auf, aber wir unterstützen unsere MitarbeiterInnen bestmöglich. Alles in allem denke ich, dass das mit der Arbeitszeiterfassung eine faire Angelegenheit ist. Früher hatte man Stempeluhren, jetzt hat man alles digital.
Sie sind Einrichtungsleitung hier im Haus und für die Abrechnung sowie natürlich auch alle anderen bürokratischen Angelegenheiten verantwortlich. Welche Vorteile sehen Sie für Ihre Position?
Ich finde es super, dass bei MEDIFOX DAN alles ineinandergreift und wir keine verschiedenen Systeme für jeden Bereich haben. In der Vergangenheit hatten wir ein separates Verwaltungs- und Dienstplanprogramm, aber zum Beispiel keine digitale Dokumentation. Das hat uns letztendlich auch überzeugt, alles in einer Softwarelösung abzubilden. Ich setze mich als Einrichtungsleitung an meinen Rechner und habe immer alles auf einen Blick. So kann ich beispielsweise bei Stürzen sofort reagieren und weitere Maßnahmen mit den Angehörigen besprechen. Ich kann aber auch sehen, ob die MitarbeiterInnen zu spät kommen und ob sie vielleicht Unterstützung benötigen. Ich denke, das ist ein gutes System, vor allem auch für die Abrechnung, denn es wird alles direkt erfasst und berücksichtigt.
Digitalisierung ist ein stetiger Prozess, der sich immer weiterentwickelt. Lassen Sie uns einen Blick in die Zukunft werfen: Haben Sie noch weitere Digitalisierungsprojekte für Ihre Einrichtung geplant?
Wir überlegen immer, wie wir die Arbeitsbedingungen hier verbessern und die Prozesse einfacher gestalten können, sodass die MitarbeiterInnen sich wirklich auf die Pflege und Betreuung der BewohnerInnen konzentrieren können, ohne zu viel Zeit in die Bürokratie zu investieren. Es gibt schon spannende Technologien wie z.B. Künstliche Intelligenz. Aktuell beschäftige ich mich intensiv mit der KI-gestützten Dienstplanung. Da habe ich schon von einigen KollegInnen ganz guten Input bekommen und erfahren, was damit alles möglich ist. Ich finde es super, dass ich unseren PDLs und BereichsleiterInnen Zeit ersparen kann, da das automatisierter läuft. Als ich vor 20 Jahren in der Pflege angefangen habe, haben wir noch die großen Blätter für die Dienstplanung verwendet und wir haben viel Zeit in das Ausrechnen der Stunden sowie das Zählen der Tage gesteckt. Zur Zeit arbeiten wir schon mit Rahmendienstplänen, die uns die tägliche Arbeit definitiv schon erleichtern, aber eine Künstliche Intelligenz, die schon mal vorplant, wäre natürlich toll. So müssten die BereichsleiterInnen nur noch einmal prüfen, ob der Planvorschlag so passt oder noch minimale Änderungen vorgenommen werden müssen. Wichtig sind natürlich auch die Wünsche der MitarbeiterInnen: hier sind wir immer sehr bemüht, diese in der Planung zu berücksichtigen. Aktuell haben wir noch ein Wunschbuch, welches allerdings nicht digital ist. Das wäre aber auch etwas, was wir uns noch wünschen würden. So könnte sich jeder digital und ganz einfach eintragen, sodass man auch ein wenig mehr Planungssicherheit hat. Wovon ich auch nicht abgeneigt bin, ist der Einsatz von Robotern als Stationshilfen. Da wir lediglich Einzelzimmer hier in der Einrichtung haben, haben unsere MitarbeiterInnen täglich viele Wege. Von daher denke ich, dass so ein elektrischer Assistent, der vielleicht mal etwas vorbeibringt, das man irgendwo liegen lassen hat, durchaus eine große Entlastung darstellen würde. Ein weiterer Wunsch – bei dem kein Softwaresystem der Welt helfen kann – wäre, dass wir irgendwann mal mit der Bürokratie in der Pflege entlastet werden. Ich denke, da müssen die gesetzlichen Grundlagen verbessert werden und den Pflegekräften sollte definitiv mehr Vertrauen geschenkt werden.
Vielen Dank Frau Hasch für das nette Gespräch und den Einblick in Ihre tägliche Arbeit. Wir freuen uns auf die Zukunft mit Ihnen und freuen uns auf weitere spannende Einblicke auf Ihrem Weg in eine noch digitalere Zukunft.
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