Wie digitale Dokumentation in der Intensivpflege nachhaltig entlastet

MediFox GmbH

Herr Fanese, Sie arbeiten schon seit der Gründung des Fachpflegezentrums Bergstraße mit der MEDIFOX DAN Software im stationären Bereich. Welche Arbeitsabläufe werden in Ihrem Pflegealltag dadurch besonders erleichtert?

Seit der Eröffnung in 2019 sind wir das Thema Digitalisierung in unserer Einrichtung angegangen und von Anfang an haben wir gemeinsam mit MEDIFOX DAN unsere einzelnen Pflege- und Verwaltungsprozesse optimiert, sodass wir dann die stationäre Softwarelösung eingeführt haben. Gerade mit dieser Software haben wir alle Möglichkeiten, vom Controlling bis hin zu den Bewohner- und Mitarbeiterkennzahlen, wo wir stets eine tolle Übersicht haben. Das erleichtert es mir im Arbeitsalltag als Geschäftsführung, unternehmerische Entscheidungen treffen zu können.

Vor allem an die Pflegedokumentation bestehen hohe Ansprüche und Richtlinien, die eingehalten werden müssen. Inwiefern entlastet Sie denn die digitale Dokumentation in der Pflege?

Ich selbst bin Pflegefachkraft und weiß, was eine analoge Dokumentation alles für Aufwände mit sich bringt. Die E-Akte von MEDIFOX DAN erleichtert uns den Arbeitsalltag erheblich. Im Vergleich zur handschriftlichen Dokumentation, haben wir hier alles auf einen Blick. Wir haben relevante Informationen sofort für alle parat, die in diesem Bereich zusammenarbeiten: TherapeutInnen, PflegerInnen, ÄrztInnen und ApothekerInnen. Wenn der Bedarf besteht, hat jeder gleichzeitig Zugriff auf die Informationen zu den BewohnerInnen. Die Dokumentation des alltäglichen Leistungsbedarfs ist auch extrem zeitverkürzt, denn man kann eine Auswertung oder auch spezielle Informationen aus der Bewohnerakte sehr schnell rausfiltern.

Was sind Ihre drei Top Funktionen bei der digitalen Dokumentation, wo Sie eine enorme Entlastung in der alltäglichen Arbeit bemerken?

Das Fachpflegezentrum Bergstraße ist eine Spezialeinrichtung für jüngere Menschen im Wachkoma und der außerklinischen Beatmung. Für uns ist das Ärztecockpit sehr wichtig, aber auch der Zugriff auf alle Vitalwerte und -zeichnungen. Die Pulsoxymetrie und alle wichtigen Daten, die bei einer Beatmung notwendig sind, können wir dank der Software ganz leicht dokumentieren und haben diese auch stets zur Hand, wenn wir die Informationen schnellstmöglich für eine Verlegung der BewohnerInnen ins Krankenhaus benötigen. Neben der klassischen Dokumentation des Waschens oder auch der Lagerung sind für uns die Vitalwerte sowie die Beatmungsparameter wichtig, sodass wir diese sehr transparent dokumentieren können. Auch die Medikation spielt bei uns eine entscheidende Rolle und somit auch die Dokumentation dieser, da wir uns im Vergleich zu klassischen Pflegeeinrichtungen vor allem in der Neurologie bewegen und tagtäglich mit Betäubungsmitteln arbeiten. Auch hier kann man unseren heutigen Arbeitsalltag gar nicht mehr mit den früheren Arbeitsweisen vergleichen, da die Bestellformulare und Rezepte ganz einfach per Mail direkt aus dem Programm versendet werden können.

Sie haben 2019 hier in Ihrer Einrichtung ganz frisch mit einem neuen Team und dann auch gleich volldigital angefangen, was eine große Umstellung ist – auch für Ihre MitarbeiterInnen. Wie ist das bei Ihren MitarbeiterInnen angekommen? Wie war da das Feedback und in welchen Bereichen fühlen sie sich besonders entlastet?

Wir digitalisieren unsere Prozesse in der Dokumentation der Pflegeleistungen mit den CarePads, das heißt, wir dokumentieren direkt am Bett der BewohnerInnen. Anfangs hatten wir Probleme mit der Infrastruktur unseres Internets, weswegen die Dokumentation teilweise nicht reibungslos lief, aber wir haben da jetzt nachgerüstet und können nun auch im hintersten Versorgungszimmer problemlos dokumentieren. Das Schöne an den CarePads ist, dass unsere BewohnerInnen von den Pflegefachkräften versorgt werden und die Dokumentation in Echtzeit direkt im Anschluss an die Versorgung durchgeführt werden kann. So haben unsere MitarbeiterInnen einen freien Kopf für die nächsten BewohnerInnen. Alle Daten, die wirklich wichtig für die Versorgung unserer BewohnerInnen sind oder auch Auffälligkeiten können wir auf einen Blick in der E-Akte sehen, was natürlich auch die Übergabe deutlich effizienter gestaltet. Hier können dann auch wichtige Informationen nicht verloren gehen. Vor allem bei jüngeren MitarbeiterInnen bzw. auch BewerberInnen ist eine digitale Arbeitsweise stark nachgefragt. In Bewerbungsgesprächen wird gezielt gefragt wie wir dokumentieren und wie unsere Prozesse sind. Ihnen ist es wichtig, digital zu dokumentieren, damit sie ihren Fokus auf die Versorgung der BewohnerInnen legen können. Eine langwierige, analoge Dokumentation aller erbrachten Leistungen kommt in der Tat für viele jüngere Fachkräfte nicht mehr in Frage.

Sie sind nicht nur im Bereich der Dokumentation digital aufgestellt, sondern nutzen die MEDIFOX DAN Software in Ihrer Einrichtung. Zudem nutzen Sie jetzt auch smartAware® für digitale Lernangebote. Wie wurde das in Ihrer Einrichtung angenommen und welche Vorteile sehen Sie in orts- und zeitunabhängigen Fortbildungen?

Jede Neuerung in einer Einrichtung ist oftmals mit Skepsis verbunden. Es gibt MitarbeiterInnen, die von Anfang an solche Neuerungen begrüßen, es gibt aber auch MitarbeiterInnen, die sich gerne erst einmal überzeugen lassen. Mit smartAware® haben wir die Möglichkeit, für alle MitarbeiterInnen einen individuellen Fortbildungsplan zu erstellen, welcher mit einem gewissen Zeitplan zur Erledigung freigegeben wird. Unsere MitarbeiterInnen entscheiden dann selber, wann sie ihre Fortbildungen absolvieren und haben damit auch gleich die Gewissheit, dass der gesamte Zeitaufwand dafür in ihr Stundenkontingent fällt, welches wir in der MEDIFOX DAN Software entsprechend erfassen und direkt für die Abrechnung an unser Lohnbüro übermitteln. Dieses Angebot von orts- und zeitunabhängigen Fortbildungen wird sehr gut angenommen und wir erleben, dass der Großteil unserer MitarbeiterInnen diese zu Hause absolviert, weil die Vereinbarkeit von Familie und Beruf hier einfach gegeben ist. Was mich als Geschäftsführer allerdings besonders erfreut, ist die Tatsache, dass meine MitarbeiterInnen sich sehr für die Weiterbildungsmaßnahmen interessieren und sogar Fortbildungen absolvieren, die sie nicht zwingend benötigen, sie gehen also über das, was erledigt werden muss, hinaus. Wir schalten dann diese zusätzlichen Fortbildungen frei und unsere MitarbeiterInnen können damit Bonuspunkte sammeln. Ich glaube, es ist auch noch einmal ganz wichtig hervorzuheben, wie toll diese Videos aufgebaut sind. Wir haben es hier nicht mit reellen Personen zu tun, sondern mit Animationen, welche einfach verständlich sowie auch sehr kurzweilig sind und das kommt bei meinen MitarbeiterInnen sehr gut an. Als Geschäftsführer freue ich mich sehr darüber, dass das so gut angenommen wird, denn wie ich schon erwähnt habe, können Neuerungen auch mal nicht gut angenommen werden, wenn die Kommunikation oder aber auch die Einführung problematisch ist. Unsere MitarbeiterInnen sollen dieses neue Tool nicht als zusätzlich, sondern als Entlastung sehen.

Sie arbeiten in Ihrer Einrichtung schon volldigital und wollen jetzt im vierten Quartal diesen Jahres auch den stationären Tourenplan „Mein Tag“ einführen. Welche weiteren Entlastungen erhoffen Sie sich dadurch und wie denken Sie, dass Sie diesen ohnehin schon digitalen Pflegealltag noch weiter entlasten können?

Mit „Mein Tag“ wird es in unserer Einrichtung noch smarter und schneller in der Dokumentation gehen. Wir haben ja auch die CarePads, welche eine große Entlastung sind, jedoch benötigen diese mehr Platz und man kann sie nicht mal eben in die Tasche stecken. Mit den iPhones können kurze Dokumentationen wie zum Beispiel eine Pulsoxymetrie kurz mal eingetragen werden. Aber auch die Zuteilung der Bezugspflege meiner BewohnerInnen kann ich über „Mein Tag“ ganz einfach und individuell meinen MitarbeiterInnen zuteilen. Diese individuelle Zuteilung kommt dann natürlich auch meinen BewohnerInnen wieder zugute. Zum einen ist das Arbeiten mit „Mein Tag“ viel effizienter, zum anderen gibt es meinen MitarbeiterInnen aber auch enorm viel Sicherheit, da keine Informationen verloren gehen können. Auch der Übersichtskalender bietet uns und auch unseren TherapeutInnen aus externen Praxen die Möglichkeit, stets einen Überblick über die Pflegedokumentation der BewohnerInnen zu haben. Auch die Übersicht über geplante Versorgungen im Krankenhaus, wie beispielsweise BewohnerInnen, die zur Dialyse müssen, hilft uns ungemein in der täglichen Arbeit. Diese Übersicht ganz smart auf dem iPhone zu haben und dass alle MitarbeiterInnen diese sofort sehen und jederzeit handeln können, ist für uns sehr viel wert. Natürlich bleiben die CarePads und die festen PCs ebenfalls weiter im Einsatz.

Aus Ihren Erfahrungen lässt sich schließen, dass Sie selbst ein absoluter Befürworter von Zukunftsthemen sind. Wir haben in diesem Jahr neue Produkte auf den Markt gebracht und arbeiten nun auch mit Künstlicher Intelligenz (KI) in der Dienstplanung. Was für Potenziale sehen Sie in der Arbeit mit KI in der stationären Pflege und können Sie sich KI-gestütztes Arbeiten in Ihrer Einrichtung vorstellen?

Auf jeden Fall! Ich durfte bei der Präsentation in Hamburg live dabei sein und ich war beeindruckt. All diese Zukunftsthemen sind für mich so relevant, da ich die Pflege in meiner Einrichtung auf ein höheres Level bringen will. Nicht nur in der Qualität, sondern auch bei der Durchführung der Leistungen von meinen MitarbeiterInnen. Für mich war es überraschend zu sehen, was da zukünftig alles möglich ist: Zu sagen, welche MitarbeiterInnen gut miteinander arbeiten, welche Rahmendienstpläne kann ich hinterlegen und auch die Entlastung meiner Pflegedienstleitung bei der Ressourcenplanung, sind für mich attraktive Vorteile. Somit freue ich mich über jedes neue Tool, das von MEDIFOX DAN zur Entlastung in meinem Pflegealltag entwickelt wird. Aber auch wir als Einrichtung, die den Alltag aus einer ganz anderen Sicht sehen, können immer Impulse an unseren Digitalisierungspartner MEDIFOX DAN weitergeben. Diese werden immer mit aufgenommen und dann auch umgesetzt, das ist wirklich eine tolle Interaktion. Wir sind zum Beispiel gerade gemeinsam mit MEDIFOX DAN im Austausch mit unserem Bettenhersteller, um geeignete Schnittstellen für die Sensorik der Matratzen und der entsprechenden Abbildung in unserer Software zu finden. Ich glaube, dass MEDIFOX DAN da einer der wenigen Anbieter ist, der immer ein offenes Ohr für die Wünsche der KundInnen hat.

Vielen lieben Dank für das nette Gespräch und die tollen Einblicke in Ihre tägliche Arbeit mit unserer Software, Herr Fanese. Wir hoffen, dass wir Sie auch in Zukunft auf Ihrem Weg in einen noch digitaleren Pflegealltag begleiten dürfen und freuen uns auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit.

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