Wie der Wechsel zu MD Stationär reibungslos gelingt

MediFox GmbH

Norbert, wir wollen heute über den Upgrade-Prozess von unseren Bestandsprodukten zu MD Stationär sprechen. Was genau bedeutet eigentlich „Upgrade“ und was bringt das Upgrade auf MD Stationär für unsere BestandskundInnen mit sich?

Norbert: Upgrade bedeutet kurz erklärt, dass eine bestehende Softwareversion auf den neuesten Stand gehoben und durch neue Features und Tools ergänzt wird. Bei MD Stationär ist die KI-gestützte Dienstplanung eindeutig hervorzuheben. Sie bringt erhebliche Verbesserungen für die PlanerInnen. Normalerweise benötigt eine mittelgroße Einrichtung drei Tage für die Dienstplanung, die KI berechnet in wenigen Minuten einen Planvorschlag, an dem bei Bedarf nur noch minimale Anpassungen manuell vorgenommen werden können. Das spart eine erhebliche Menge an Zeit ein. Bei DAN gab es vorher verschiedene Dienstpläne, die mal an die Schnittstelle angebunden waren und mal nicht. Neu dazugekommen ist jetzt, dass die Lohnbuchhaltung per Schnittstelle an MD Stationär angebunden ist, sodass die Daten nur einmal angelegt werden müssen. Der Vorteil daran ist, dass die Daten der MitarbeiterInnen damit automatisch in die Pflege- und Dienstplanung übertragen werden und nicht jedes Mal einzeln eingegeben werden müssen. So wird die Datenintegrität erhöht und Zahlendreher oder Tippfehler werden minimiert.

Wie läuft der Upgrade-Prozess bei MEDIFOX DAN ab?

Norbert: Zuerst wird ein Termin für die Projektsteuerung vereinbart. Dabei kann der oder die ProjektberaterIn entweder persönlich in die Einrichtung kommen oder sich online zuschalten, um das Projekt zu besprechen. Wichtig ist, die Ziele von der Einrichtung bzw. dem Träger zu kennen: Wann will ich mit welchem Modul starten? Wie will ich MitarbeiterInnen schulen? Multiplikatoren- oder Einzelschulung? Mehr oder weniger schulen? Welche allgemeinen Ziele werden mit dem Upgrade verfolgt? Nach der Projektbesprechung beginnen wir mit den Vorbereitungen. Dies beinhaltet die Installation des Systems, die Datenübertragung und die Vorbereitung der Schulungsphase. Im Anschluss werden die MitarbeiterInnen für die jeweilige Schulungstermine eingeplant. Nach der Schulungsphase erfolgt die Einrichtung des Echtsystems. Die Daten aus dem Testsystem werden in das Echtsystem übernommen und die Einrichtung ist bereit für den digitalen Pflegealltag mit MD Stationär.

Wie funktioniert die Migration der Stamm- und Bewegungsdaten beim Upgrade?

Norbert: Die Pflegedaten werden automatisch in die neue Software MD Stationär übernommen, ohne dass AnwenderInnen zusätzliche Schritte unternehmen müssen. Im Ergebnisprotokoll werden Daten angezeigt, die noch einmal genau überprüft werden müssen. In MD Stationär gibt es viele verschiedene Assistenten, die die Eingaben kontrollieren und Handlungsbedarf anzeigen. Sie melden sich, wenn etwas nicht plausibel ist oder fehlende Angaben vorliegen. Genau das übernimmt der Assistent im Upgrade-Prozess – er weist auf Unstimmigkeiten hin. Das, was KundInnen möglicherweise als Fehler wahrnehmen, resultiert nicht aus Problemen im Upgrade-Prozess selbst, sondern oft aus zuvor unvollständigen Dateneingaben.

Bei der MEDIFOX DAN Roadshow 2023 haben wir, wie auch schon im letzten Jahr, einen besonderen Fokus auf den persönlichen Austausch gelegt. Du hast in diesem Jahr einen Vortrag zum Upgrade-Prozess auf MD Stationär gehalten. Welche Fragen zu dem Upgrade-Prozess kamen während Deines Vortrages am häufigsten auf?

Norbert: Die meistgestellte Frage war, wie lange der Prozess der Einführung von MD Stationär dauert. Diese ist individuell davon abhängig, ob alles zusammen eingeführt wird oder Schritt für Schritt nacheinander erfolgt. Das hängt von den einzelnen Leitungskräften der Abteilungen ab und welche weiteren Projekte noch in den Einrichtungen anstehen.

Änderungen im Arbeitsalltag lösen bei den MitarbeiterInnen häufig Bedenken aus und auch ein Software-Upgrade bringt erhebliche Änderungen mit sich. Welche Bedenken werden häufig an Dich herangetragen und wie kannst Du diese nehmen?

Norbert: Viele KollegInnen haben Bedenken, dass das neue System nicht so funktioniert wie das vorherige. Sie sind mit der alten Software sehr vertraut und wissen, wo sie alle wichtigen Daten finden. Besonders die Verwaltungskräfte befürchten, dass die Abrechnungen mit der neuen Software nicht korrekt sein könnten. Um diese Bedenken auszuräumen, testen wir im Testsystem nicht nur die Pflegeprozesse, sondern auch die gesamte Abrechnung. Ein besonderes Augenmerk legen wir dabei auf komplexe Abrechnungsfälle, wie Beihilfe, Sozialamt, Rentenverrechnung und Berufsgenossenschaftsbeteiligung. Wir simulieren sogar die Schnittstellenübergabe an die Finanz- oder Lohnbuchhaltung im Testsystem. Wenn das alles reibungslos funktioniert, kann sich beispielsweise die Verwaltungskraft auch sicher sein, dass ihre Abrechnung in MD Stationär einwandfrei funktioniert.

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