Von der MEDIFOX DAN Roadshow zum Digitalisierungsprojekt

MediFox GmbH

Herr Hammer, Sie sind heute auf der MEDIFOX DAN Roadshow in Köln. Was hat Sie überzeugt, sich für unsere Event-Reihe anzumelden?

Herr Hammer: Wir haben uns für die Roadshow angemeldet, weil wir unsere Einrichtung jetzt gänzlich digitalisieren möchten. Wir haben gemerkt, dass uns ein Nebeneinander von analogen und teil-digitalen Programmen in Zukunft nicht weiterbringen wird. So bilden wir zum Beispiel die Pflegedokumentation bislang noch händisch ab. Anfang des Jahres haben wir uns dann mit der Geschäftsführung darauf geeinigt, dass wir uns auf die Suche nach einer Software machen, die unseren Vorstellungen entspricht – also ein volldigitalisiertes Dokumentationssystem mit der Möglichkeit der Vernetzung mit Angehörigen, ÄrztInnen und Apotheken.

Nachdem wir uns verschiedene Angebote unterschiedlicher Anbieter eingeholt haben, haben wir uns für MEDIFOX DAN entschieden. Unsere Geschäftsführung hat uns bei der Entscheidung für eine neue Software einen relativ großen Spielraum gelassen, daher haben wir gesagt, wir gehen ins Volle und nicht nur vom Stift zu irgendeinem Programm, sondern suchen etwas Zukunftsorientiertes. Das bedeutet für uns vor allem eine Software, die an die neue Pflegepersonalbemessungsgrenze gekoppelt ist, welche jetzt ab Juli nächsten Jahres mit einer Übergangszeit kommen wird.

Herr Caspers: Wir hatten den Auftrag, die modernste Lösung mit einer intuitiven Nutzeroberfläche zu finden. Wir haben also geschaut, welcher Softwareanbieter uns von der Papierdokumentation ins Jahr 2022 holen und auch weiterbringen kann. Das war tatsächlich das, wo wir festgestellt haben, dass MD Stationär genau das sein könnte, was wir für unsere Einrichtung in Zukunft brauchen – eine komplette Umstrukturierung und ein Schritt in die moderne Welt inklusive aller Module und Schnittstellen, wie zum Beispiel MEDIFOX DAN Connect. All das hat uns überzeugt, dass das der richtige Weg sein könnte.

Das heißt, Sie wagen einen digitalen Neuanfang, wo natürlich erst einmal das große Ganze interessant ist. Gab es denn trotzdem Highlight-Funktionen im Rahmen der Roadshow, die Sie besonders überzeugt haben?

Herr Hammer: Ganz eindeutig die stationäre Tourenplanung. Wir haben uns bei allen Anbietern, mit denen wir in Kontakt waren, genau mit diesem Modul auseinandergesetzt. Was bieten diese dahingehend an? Wie ist das Programm gestaltet? Passt die Software tatsächlich zu dem, was wir uns wünschen und der Gesetzgeber von uns verlangt?

Der zweite Aspekt war die Schnittstelle zu ÄrztInnen, Apotheken und auch zu Angehörigen. Gerade wenn wir am Wochenende mit den BereitschaftsärztInnen kommunizieren, können wir das mit MEDIFOX DAN zukünftig über die Software tun, ohne dass die ÄrztInnen direkt zu uns in die Einrichtung kommen müssen. Manchmal sind es Kleinigkeiten, wegen denen Pflegekräfte am Sonntagnachmittag die ÄrztInnen kontaktieren müssen. Über MEDIFOX DAN Connect können die BereitschaftsärztInnen bereits am Wochenende am Bildschirm Anweisungen geben. Auch Krankenhauseinweisungen werden so reduziert: Denn die BereitschaftsärztInnen können sich innerhalb von wenigen Minuten einen Überblick über den Gesundheitsstatus verschaffen auch, wenn sie die BewohnerInnen nicht kennen und verweisen so seltener ans Krankenhaus.

Auch die Kommunikation mit den Angehörigen wird mit MEDIFOX DAN leichter: Die Pflegekräfte werden oft gefragt, warum sie die Angehörigen nicht früher informiert hätten. Mit MEDIFOX DAN Connect können sich die Angehörigen selbst einloggen und sehen, was sich verändert hat, ob ÄrztInnen kontaktiert wurden oder einfach auch nur, dass es der pflegebedürftigen Person gut geht. Die Angehörigen haben alles auf einen Blick und sind quasi bei der Pflege dabei ohne direkt vor Ort zu sein. Das werden sicherlich nicht alle Angehörigen nutzen, da aktuell nicht alle technisch versiert sind, aber das wird spätestens in der nächsten Generation kommen.

Herr Caspers: Auch der Bereich der Telemedizin wird in der Zukunft bestimmt verstärkt zunehmen. Durch Corona hat die Bevölkerung einiges gelernt, gerade bezogen auf das Agieren und Arbeiten aus der Ferne. Daher war es für uns ein ganz wichtiger Aspekt, immer einen Weg zu schaffen, dass unsere BewohnerInnen jederzeit mit ihren Angehörigen und ÄrztInnen in Kontakt bleiben, egal was gerade passiert. Es gibt so viele Szenarien, die uns in Zukunft erwarten könnten, wodurch ein direkter persönlicher Kontakt eingeschränkt wird, sodass wir gesagt haben, über so ein Modul wie MEDIFOX DAN Connect können wir diese Vernetzung gewährleisten.

Herr Hammer: Zudem wollten wir unbedingt eine Software implementieren, die uns auch die nächsten zwanzig Jahre weiterhelfen kann. Wir hatten kein Interesse daran, ein kostengünstigeres, veraltetes Programm zu erwerben, mit dem wir aber in drei bis fünf Jahren wieder vor der gleichen Entscheidung gestanden hätten.

Herr Caspers: Und dann nochmal neu investieren müssen, weil das Programm dann einfach zu alt ist. Was uns in den Vorträgen hier auf der Roadshow auch sehr überzeugt hat, war ganz einfach die Benutzeroberfläche und die Funktionalität der Software an sich. Hier gibt es keine getrennten Programme für jede einzelne Aufgabe, sondern eine Multiplattformoberfläche, worüber alle Instanzen mit dem Programm arbeiten können, was nutzerfreundlich und intuitiv aussieht und jeden abholt, der zuhause schon mal mit einem Handy oder Tablet gearbeitet hat. Damit werden auch alle KollegInnen ohne intensive Schulungen leicht in das Programm reinfinden. Es bringt nichts, wenn das Programm zu überladen ist und man zur Dokumentation auf unendlich viele Buttons klicken muss. Es soll ein effektives Arbeiten sein und die Arbeit nicht erschweren.

Herr Hammer: Auch die Reduzierung des Arbeitsaufwands durch Schnittstellen war uns wichtig. Derzeit drucken und füllen wir sehr viel Papier aus, welches wir dann anderen Abteilungen zur Verfügung stellen. Neue BewohnerInnen werden bei uns derzeit noch mehrfach angelegt. Das bringt einige Fehlerquellen mit sich, sodass unterschiedliche Informationen vorliegen und man sich erkundigen muss, welche Information die Richtige ist. Da geht viel Zeit verloren, die wir für sinnvollere Dinge nutzen können. In all diesen Bereichen erhoffen wir uns eine deutliche Arbeitserleichterung. Leider sind bislang nicht alle KollegInnen überzeugt, aber die Leitungskräfte ziehen mit.

Herr Caspers: Ja, die sehen jedem Schritt begeistert entgegen und freuen sich tatsächlich sehr auf die Implementierung von MD Stationär. Damit haben wir ein sehr hohes Gut, denn zu zweit hätten wir nichts erreichen können, aber wenn schon mal alle Leitungskräfte an einem Strang ziehen, erhoffen wir uns, dass die Umstellung von der papierbasierten zur digitalen Dokumentation wesentlich einfacher wird.

Herr Hammer: Auch wenn die nächsten eineinhalb Jahre schwierig werden.

Heute ist unser Finale der Roadshow, aber für Sie geht es, wie Sie schon sagen, spannend weiter. Können Sie uns einen kleinen Ausblick geben, was für Sie bei Ihrem Digitalisierungsprojekt auf dem Plan steht?

Herr Hammer: Wir haben jetzt die Verträge unterschrieben und starten im Dezember mit der Implementierung der Verwaltungsprogramme. Vorher findet noch die Konfiguration statt und dann die Schulung der entsprechenden MitarbeiterInnen.

Im Januar kümmern wir uns um die Dienstplanung, das heißt, wir werden in einem Konfigurationstermin erst einmal über die Rechtevergabe und Rollenzuordnung sprechen. Darum werden wir beide uns mit der Geschäftsführung und mit den Abteilungsleitungen kümmern. Anschließend erfolgen dann die Schulungen, wobei wir jetzt auch vereinbart haben, dass wir einmal eine allgemeine, intensive Dienstplan-Schulung für die Dienstplanschreibenden machen, aber auch nochmal an einer Kurzschulung für die stationäre Tourenplanung teilnehmen, da das tatsächlich etwas Neues in unserem Pflegealltag ist.

Die Einführung der Pflegedokumentation ist zweigeteilt: Einmal setzen wir uns im Mai oder Juni zusammen und konfigurieren das System mit der Rechte- und Rollenverteilung und der Pflegeberatung, wo wir überlegen, welche Dokumente wir überhaupt in das System implementieren. Im September werden wir dann eine Multiplikatoren-Schulung verschiedener MitarbeiterInnen anbieten und anschließend eine Kurzschulung für alle Betreuungskräfte und Pflegekräfte. Danach starten wir dann in den Echtzeitbetrieb und sind schätzungsweise im Oktober dann komplett umgestellt.

Ursprünglich habe ich gedacht, es geht schneller, aber uns wurde angesichts unseres momentanen Digitalisierungsstandes empfohlen, den Leuten die Möglichkeit zu geben, die Programme zu verstehen, umzusetzen und anzuwenden. Das wollen wir auch machen, denn es macht keinen Sinn unseren MitarbeiterInnen ein Tablet an die Hand zu geben und zu erwarten, dass sie vom einen auf den anderen Tag damit arbeiten können. Dann würden die KollegInnen uns wahrscheinlich in einem halben Jahr die Tür einrennen.

Wir drücken Ihnen die Daumen für Ihr Digitalisierungsprojekt und sind sehr gespannt auf die weitere Zusammenarbeit mit Ihnen. Vielen Dank für das interessante Gespräch und die spannenden Einblicke in Ihren Entscheidungsprozess.

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