Unsere Reise in eine digitale Zukunft: Erste Schritte in einen volldigitalen Pflegealltag mit MD Stationär

MediFox GmbH

Herr Hammer, Herr Caspers, auf der MEDIFOX DAN Roadshow in Köln wurden Sie in Ihrer Entscheidung für MD Stationär noch einmal bekräftigt. Jetzt geht es langsam, aber sicher mit der Softwareeinführung in Ihrer Einrichtung los. Welche Verbesserungen erhoffen Sie sich durch das digitale Arbeiten?

Herr Hammer: Da wir uns mit MD Stationär für eine Komplettlösung aus einer Hand entschieden haben, sollen gewisse Schnittstellenproblematiken zukünftig massiv reduziert werden. Vor allem durch nahtlos integrierte Schnittstellen nach außen erhoffen wir uns starke Verbesserungen, da wir uns in einer recht ländlichen Region befinden. Es ist zu erwarten, dass die ÄrztInnen, die jetzt noch tätig sind, irgendwann nicht mehr tätig sein werden, daher müssen wir in Zukunft auf anderen Wegen kommunizieren. Wir wollen die MitarbeiterInnen und vor allem auch Angehörige stärker miteinbinden, weswegen wir uns für MEDIFOX DAN Connect entschieden haben. Dank des Online-Portals haben sie einen verstärkten Einblick in das Geschehen hier, gerade auch in Hinblick auf die Corona-Zeit, wo auch Besuchsverbote von den Landesregierungen ausgesprochen wurden, möchten wir präventiv neue Möglichkeiten schaffen.

Herr Caspers: Die Tablets werden nicht nur in der Dokumentation unterstützen, die werden auch bei der Kommunikation mit den Angehörigen immens unterstützen. So können beispielsweise Angehörige, die im Ausland leben, in der palliativen Phase eines Elternteils nochmal bei Zoom oder FaceTime Kontakt aufnehmen, um sich noch einmal zu sehen oder zumindest die Stimme zu hören, um dann den Umständen entsprechend ein wenig beruhigter zu sein.

Herr Hammer: Gewisse Dinge sollen auch schneller gehen und Informationen für alle zugänglich sein. Aktuell haben wir teilweise eine doppelte bzw. dreifache Dokumentation, die in Kombination mit unserem Programm zur Bewohnerverwaltung natürlich auch immer mal Fehler aufweist. Im Nachgang bedeutet das viel Arbeit, denn wir müssen schauen, wo die Fehler sind und dann das eine oder andere System entsprechend nachkorrigieren. Wir erhoffen uns, dass diese Problematik mit einer neuen Software aus einer Hand, wo viele MitarbeiterInnen mit unterschiedlichen Rollen und Rechten Zugriff haben, deutlich reduziert wird. Wir wollen weniger Papier und Laufwege, gleichzeitig aber auch einen besseren sowie gezielteren Informationsfluss.

Herr Caspers: Parallel arbeiten wir auch am Wiederaufbau unserer Homepage. Wir erhoffen uns, dass diese im Frühjahr an den Start geht. Daher freuen wir uns natürlich, dass wir in Zukunft auch MEDIFOX DAN Connect bei uns einführen und eine Schnittstelle für BewerberInnen zur Verfügung stellen können. Zudem möchten wir auf der Webseite auch das Bewerbermanagement für Angehörige platzieren, auch wenn hier im ländlichen Bereich der persönliche Kontakt nach wie vor eine große Rolle spielt.

Eine Softwareeinführung ist eine große Änderung im Arbeitsalltag und damit gehen natürlich auch immer Bedenken einher. Welche Herausforderungen sehen Sie bei der Softwareeinführung bei sich im Haus?

Herr Hammer: Unsere VerwaltungsmitarbeiterInnen sind teilweise schon digital unterwegs und haben Zugriff auf Dienstplanprogramme sowie Outlook. Für alle anderen MitarbeiterInnen und vor allem auch die ältere Generation, die digitales Arbeiten nicht gewohnt und an die analogen Prozesse hier im Haus gewöhnt ist, ist die Softwareeinführung schon eine Herausforderung.
Die Entscheidung für die Einführung von MD Stationär ist Top-down durch die Geschäftsführung über Herrn Caspers als Projektleiter des Digitalisierungsprojektes und die anderen Leitungskräfte getroffen worden. Auch unabhängig von der persönlichen Affinität zum digitalen Arbeiten. Unsere Pflegedienstleitung und stellvertretende Pflegedienstleitung verbringen in ihrer Freizeit nicht unbedingt Stunden vorm Rechner und auch in ihrem Job wird aktuell wenig digital gearbeitet. Beide ziehen bei der Entscheidung ebenfalls mit und freuen sich auf die Umstellung. Das Schöne bei uns im Haus ist, dass sich nicht einfach vor die MitarbeiterInnen gestellt wird und eine Entscheidung verkündigt wird, die nun befolgt wird. Die TeamleiterInnen unterstützen das Projekt und sehen einen Mehrwert, auch wenn der Anfang mit viel Arbeit verbunden ist. Wir wissen, dass auch immer eine Situation entstehen kann, wo wir Schritte nach vorn und dann auch mal wieder Rückschritte machen. Aber diese sind schließlich dafür da, um daraus zu lernen.
Uns ist klar, dass wenn wir in einem Jahr mit der Einführung durch sind und komplett digital arbeiten, wird es KollegInnen geben, die damit problemlos umgehen können und auch diejenigen, die immer nochmal ein paar Fragen haben und sich vielleicht ein wenig wehren. Aber ganz ehrlich: Das haben wir in allen Bereichen. Wir haben Pflegekräfte, die kennen sich besonders gut mit der Medikamentengabe aus und andere schreiben lieber die Pflegeplanung.
Bei der Planung der Softwareeinführung haben wir auch gesagt, dass alle MitarbeiterInnen zumindest eine Kurzschulung erhalten sollen. Vorher haben wir eine Multiplikatorenschulung über drei Tage im August oder September, sodass wir ein Expertenteam installieren, welches für alle Fragestellungen zur Verfügung steht.

Herr Caspers: An dieser Stelle kann ich noch ergänzen, dass wir manche KollegInnen mit Computersystemen eventuell zu hart konfrontieren könnten. Mit diesem Hintergedanken haben wir uns bewusst für die Nutzung der MD CarePads entschieden, da die Hemmschwelle hier viel geringer ist als die Nutzung eines stationär aufgebauten Computers. Mit einem Tablet kann heutzutage eigentlich jeder, der ein Smartphone besitzt, umgehen. Hier versuchen wir die Bedenken unserer MitarbeiterInnen zu nehmen, die vielleicht mit der digitalen Welt nicht so vertraut sind.

Anfang Dezember stand der erste Konfigurationstermin mit der zentralen Steuerungsgruppe und Ihrem persönlichen Projektberater von MEDIFOX DAN an. Können Sie hier einen Einblick geben, was Sie dort besprochen haben und wie dieser Termin ablief?

Herr Hammer: Wir stehen jetzt tatsächlich bereits vor dem zweiten Konfigurationstermin der Dienstplanung. Aus dem ersten Termin konnten wir definitiv schon Learnings mitnehmen, z. B. dass es für die Konfiguration definitiv sinnvoll ist, gewisse Vorbereitungen zu treffen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Eine Liste an Dingen, die wir vorbereiten können, hätte hier Sinn gemacht. Diese haben wir aber für den zweiten Konfigurationstermin bereits erhalten und konnten uns entsprechend darauf vorbereiten. Wir haben alle VerwaltungsmitarbeiterInnen zu dem Termin hinzugezogen, sodass jeder aus seiner spezifischen Abteilung seinen Input geben konnte. Bei uns ist auch zu beachten, dass wir von null auf hundert in unserer Einrichtung digitalisieren und es daher auch einer stärkeren Vorbereitung bedarf.
Eines der größten Argumente bei der Entscheidung für MD Stationär war tatsächlich, dass die Software in vielen Bereichen selbsterklärend ist und viele Funktionen keinen großen Schulungsaufwand erfordern. Gerade im Bereich der Abrechnung und Verwaltung waren wir schon teilweise digital unterwegs, weswegen unsere VerwaltungsmitarbeiterInnen sich in MD Stationär recht schnell zurechtgefunden haben. Einige andere Funktionen sind doch ein wenig umfassender und benötigen definitiv einen stärkeren Fokus in den Schulungen. Daher möchten wir uns in den kommenden Dienstplanschulungen vermehrt auf spezifische Features fokussieren, um die gesamte Bandbreite unserer neuen Software optimal kennenzulernen.
Ich bin sehr auf den zweiten Konfigurations- und Schulungstermin zum Thema Dienstplanung gespannt und denke, dass wir da auch noch besser vorbereitet sind.

Dranbleiben lohnt sich! Wenn Sie mehr zum Thema Softwareeinführung erfahren möchten, sollten Sie zeitnah noch einmal vorbeischauen, um den zweiten Teil dieses Interviews nicht zu verpassen. Um immer auf dem Laufenden zu bleiben, können Sie hier unseren Newsletter zu allen aktuellen Themen der Pflegewelt abonnieren.

Ihnen hat der Beitrag gefallen? Dann teilen Sie ihn mit Ihren Freunden!

Zurück