Stationär
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Unsere digitale Zukunft: Erste Schritte in einen volldigitalen Pflegealltag mit MD Stationär
Bereits auf der MEDIFOX DAN Roadshow in Köln haben wir gemeinsam mit Herrn Hammer und Herrn Caspers des Seniorenheims Stiftung Carl Kreuser jr. einen Blick in die digitale Zukunft der Einrichtung werfen können. Heute ist die Einführung der MD Stationär Software bereits in vollem Gange. Wir dürfen die Einrichtung über mehrere Monate bei der Einführung begleiten und damit Einblicke in die Prozesse, die hinter einer Softwareeinführung stecken, gewährleisten. Wie der Weg zum ersten Konfigurationstermin aussah und wie die ersten Schulungen liefen, verraten Herr Hammer und Herr Caspers im persönlichen Gespräch mit dem MEDIFOX DAN Team.
Sie haben bereits die Schulungen erwähnt, können Sie einmal den Ablauf erklären und was Sie und Ihre KollegInnen in der Schulung gelernt haben?
Herr Hammer: Zuerst haben wir MD Stationär über meinen Zugang geöffnet, da ich Systemadministrator bin. Dann sind wir der Logik des Aufbaus gefolgt, also von links nach rechts und von oben nach unten. Der Aufbau erspart einem definitiv langes Suchen. Vorab wurden uns im Konfigurationstermin Rechte und Rollen erklärt und skizziert. Das finden wir jetzt aber auch alles raus und probieren einfach mal ein bisschen. Bisher läuft der Kontakt zum Support auch einwandfrei und wir bekommen dort ebenfalls Unterstützung. Darüber hinaus haben wir in der Schulung BewohnerInnen angelegt, was ich persönlich recht selbsterklärend fand. Uns wurde auch noch einmal gezeigt, wie wir Änderungen bei den Dropdown-Menüs vornehmen und wie wir neue Felder in der Softwaremaske erstellen können. Einige Voreinstellungen wurden auch aus unserem Altsystem übernommen, weswegen wir uns da auch schon sehr gut zurechtfinden.
Da wir noch nicht im Echtzeitbetrieb sind, legen wir nach und nach die BewohnerInnen an. Realistischerweise sollte es dann ab Februar auch laufen, wobei wir vermutlich erstmal parallel in beiden Systemen arbeiten werden, bis alles wirklich reibungslos läuft. Unsere Rechnungsvorlagen wurden bereits importiert und wir haben auch schon mal einige Proberechnungen gedruckt. Auch Kontenrahmen wurden erstellt. Wenn wir an den Start gehen, werden wir nochmal einen Rechnungslauf parallel laufen lassen. Wir füttern das Programm jetzt erstmal mit Daten, jeder aus seinem spezifischen Bereich mit unterschiedlichen Posten. In zwei Schulungen konnten wir jetzt natürlich nicht in die absolute Tiefe gehen, aber das Wichtige hierbei ist ja, dass wir wissen, wo wir was finden und wo wir Hilfe bekommen und sich jetzt erstmal ein wenig einfinden.
Schauen wir mal ein bisschen in die Zukunft: Sie haben jetzt den ersten Schulungsblock hinter sich. Wie geht es jetzt weiter und was ist in den kommenden Monaten geplant?
Herr Hammer: Es ist auf jeden Fall einiges in den kommenden Monaten geplant und uns steht noch viel Arbeit bevor. Von Mitte Januar bis Anfang Februar starten wir mit den Konfigurations- und Schulungsterminen zur Dienstplanung. Diese Termine werden alle Abteilungsleitungen, die Dienstplanschreibenden und die KollegInnen in der Personalbuchhaltung betreffen. Im Mai und Juni geht es weiter, indem wir uns mit einer Pflegeberatung für die Pflege- und Betreuungsdokumentation zusammensetzen. Hier werden wir entscheiden, welches Dokumentationssystem in der Konfiguration zu uns und unserer Arbeit passt und welche Evaluationsrhythmen wir planen. Nach den Sommerferien findet die Multiplikatorenschulung für die Pflegedokumentation statt und im Anschluss werden dann nochmal die einzelnen Gruppen geschult. Ich gehe davon aus, dass wir im April oder Mai die ersten Dienstpläne in MD Stationär erstellen. Zum Schluss folgt dann noch die Pflege- und Betreuungsdokumentation im Oktober.
Herr Caspers: Zwischendurch wird dann auch noch MEDIFOX DAN Connect eingeführt und unsere MitarbeiterInnen sowie auch Angehörige der BewohnerInnen werden darin geschult. Auch die Anforderungen an die neue Personalbemessungsgrenze werden wir mit Mein Tag umsetzen und werden dahingehend keine stationsbezogenen Dienstpläne mehr schreiben, sondern diese nach Berufsgruppen aufstellen. Hierfür wird dann ebenfalls nochmal eine Schulung nötig sein, diese werden wir wohl an die der Pflege- und Betreuungsdokumentation koppeln. Die stationäre Tourenplanung ist für uns alle natürlich auch etwas ganz Neues, aber wir haben intern bereits eine Gruppe von Pflege- und Betreuungskräften mobilisiert, die sich in regelmäßigen Abständen trifft und die ersten Vorbereitungen dazu trifft.
Wir haben anfangs schon über Herausforderungen bei einer Softwareeinführung gesprochen und es gibt noch viele stationäre Einrichtungen, die sich nicht trauen, diesen Schritt in Richtung Digitalisierung zu wagen. Was würden Sie diesen Einrichtungen mit auf den Weg geben?
Herr Hammer: Natürlich muss man da erstmal viel Arbeit reinstecken, aber ich glaube, man sollte gar nicht so viele Bedenken haben, dass die MitarbeiterInnen dagegen sind. Die Ängste vor einer Software kann man insofern nehmen, dass man umfassende Schulungen anbietet. Bei der Einführung von etwas Neuem darf man sich nicht immer nur an den Bedenkenträgern orientieren, da sich sonst nie etwas ändert. Man muss das Team an die Hand nehmen und auch einfach mal sagen „Hey, wir machen das jetzt und das wird gut“. Durch die Möglichkeit, moderne Geräte wie Smartphones oder Tablets mit der Software auszustatten, kann man viele MitarbeiterInnen erreichen, die herkömmlichen Computern eher kritisch gegenüberstehen. Unser Pflegealltag wird dank der digitalen Dokumentation deutlich flüssiger ablaufen und wir können damit auch eine höhere Informationsqualität gewährleisten, die zwar kleinkarierter als bisher sein wird, aber wir werden mehr relevante Informationen vorweisen können, die man sonst einfach wieder durch die Laufwege vergessen hätte.
Auch unsere Außenwirkung wird sich nachhaltig verbessern, denn wir befinden uns in einer Branche mit starkem Fachkräftemangel und die digitale Dokumentation ist definitiv ein Akquiseargument. Wir sind dadurch viel moderner aufgestellt und werden gerade junge Pflegekräfte damit erreichen. Im Krankenhauswesen gibt es das Stichwort „Magnetenkrankenhaus“, wo Aspekte wie Digitalisierung und Personalbindung dazu beitragen, dass diese Betriebe auch auf einem schwierigen Markt äußerst erfolgreich sind. Das kann man auch auf die Pflege übertragen. Angehörige und ÄrztInnen werden diese Veränderungen auch wahrnehmen und positiv auf die Modernisierung reagieren. Gerade in ländlichen Regionen ist Mundpropaganda immer noch ein bewährtes Mittel und diese Modernisierung unserer Einrichtung wird weitergetragen werden. Die Menschen werden sehen, dass wir uns Mühe geben, investieren und unseren BewohnerInnen dadurch einen Mehrwert bieten wollen.
Vielen lieben Dank Herr Hammer und Herr Caspers für das interessante Gespräch und die spannenden Einblicke in den Prozess der Softwareeinführung in Ihrer Einrichtung. Wir freuen uns, Sie im weiteren Verlauf des Einführungsprozesses und in Ihrem zukünftigen Pflegealltag mit MD Stationär weiterhin begleiten zu dürfen.
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