Unsere Einführung mit MediFox: „Neue Wege sind da, um sie zu beschreiten!“

MediFox GmbH

Herr Ruschmann, wie haben Sie die Reise mit MediFox in die Welt der digitalen Dokumentation empfunden?

Für mich war es wichtig, den Schritt in Richtung EDV-gestützte Dokumentation zu gehen, da es einfach nicht mehr zeitgemäß ist, mit „Stein und Meißel“ zu dokumentieren. Man verbringt zu viel Zeit am Papier. Mit der Umstrukturierung auf die SIS und damit der Loslösung von älteren Pflegemodellen nach Krowinkel oder Juchli gehen wir einen neuen Weg in der Pflege – und neue Wege sind da, um sie zu beschreiten und nicht um vor einer Schranke stehen zu bleiben. Wir haben uns dazu entschieden, diesen Weg zu gehen, auch wenn er nicht einfach ist, aber mit MediFox hatten wir ein starkes Team hinter uns.

Können Sie uns einen Einblick in den Ablauf der Einführung gewähren?

Wir haben von MediFox drei Schulungstage zur Verfügung gestellt bekommen, um so unseren Mitarbeitern vorab das Grundwissen zu vermitteln, um mit der Software arbeiten zu können. Natürlich reichen diese nicht aus, da die Software viele tieferliegende Funktionen und Verknüpfungen bietet, die man in den ersten Schulungen noch nicht greifen kann. Trotzdem haben uns unsere „Pre-Opening-Schulungen“ geholfen auch die älteren Mitarbeiter für die Digitalisierung zu sensibilisieren, um diesen neuen, unbeschrittenen Weg mit uns gemeinsam zu gehen. Steinig ist jeder Weg, doch in unserem Fall waren es dank der Begleitung und Einführung durch MediFox vielmehr Kieselsteine als große Felsbrocken, die wir aus dem Weg räumen mussten.

Häufig erleben unsere Kollegen aus dem Einführungsmanagement, dass es für die erfolgreiche Einführung einer Software ausschlaggebend ist, wie ein Vorgesetzter seine Mitarbeiter abholt und sie motiviert. Wie lautet Ihr Tipp für andere Pflegeinrichtungen, die ebenfalls in Betracht ziehen, auf MediFox bzw. EDV-gestützte Dokumentation umzusteigen?

Man muss sich auf das Programm einlassen, wenn man jeden Tag damit arbeitet, sonst ist jeder Schritt zum PC lästig und geplagt von Konflikten. Tragisch ist das in Hinblick auf den Aufwand, der dahintersteckt. Nicht nur für MediFox, sondern auch für alle anderen Mitarbeiter sowie das Führungspersonal. Es kommt jemand motiviert her, der die Mitarbeiter schult und versucht die Leute abzuholen und ihre Begeisterung zu wecken. Hier wird deutlich: EDV-gestützte Dokumentation ist nicht abhängig vom Alter, sondern vom Gefühl. Wenn ich mich nicht darauf einlassen möchte, fällt mir der Umgang mit der Software schwerer. Bin ich jedoch angetan und lasse meine Mitarbeiter auf dem Weg nicht allein, funktioniert die Eingliederung. Deswegen muss ich als PDL mit gutem Beispiel voran gehen. Meine positive Einstellung transportiere ich auch an meine Mitarbeiter. Da es sich grafisch nicht wirklich von der Dokumentation auf Papier in der Pflegemappe unterscheidet, bietet uns MediFox eine gute Basis um die Arbeit zu beginnen.

Welche Auswirkungen auf das Team und seine Arbeit mit den Bewohnern konnten Sie beobachten? Wie haben Ihre Mitarbeiter den Weg zu MediFox empfunden?

Die Mitarbeiter nehmen unsere neuen Prozesse ganz unterschiedlich an und es gibt verschiedene Gruppen: Zum einen die Blitzmerker; die Generation, die mit neuen Medien und Digitalität aufwächst und zum anderen die älteren Mitarbeiter, die sich zuerst etwas schwerer tun. Die Mitarbeiter, die sich schneller einfinden, haben die Möglichkeit durch ihr Wissen ihre Kollegen mitzunehmen. Natürlich gibt es in MediFox die Rechteverteilung, wegen der ein Auszubildener nicht für alle Aufgaben freigeschaltet ist wie ein erfahrener Hase – aber er weiß, wo er diese findet. Andere Kollegen sind froh, wenn sie über dieses Wissen Hilfe erfahren. Um Hilfe erhalten zu können, muss man allerdings nachfragen – daran hapert es noch ab und an, aber wir sind auf einem guten Weg. Unsere Mitarbeiter sind untereinander so gut verbunden, dass man gern fragt und weiß, dass man sich für keine Frage schämen muss. Zusätzlich zur Eingliederung der Software versuchen wir andere Hilfe-Möglichkeiten anzubieten: Wir haben eine MediFox-Sprechstunde und Checklisten, die bei der Dokumentation unterstützen sollen. Heute ist die Arbeit mit MediFox unser tägliches Brot und für keinen Mitarbeiter mehr fremd. Sie wissen, wie sie eine Wunddokumentation anlegen – indem sie einfach ein Foto von der Wunde mit dem iPad schießen und in der Dokumentation hochladen. Sie wissen, wo sie Vitalwerte eintragen – all diese Dinge laufen mittlerweile größtenteils automatisiert. Dadurch, dass die EDV-gestützte Dokumentation mit MediFox so schnell und intuitiv ist, ist die Digitalisierung ein großer Teil der Entbürokratisierung und keine Herausforderung mehr, sondern integriert in unsere Arbeitsabläufe.

Konnten Sie die einzelnen Stufen im Einführungskonzept nachvollziehen, Herr Ruschmann?

Das Einführungskonzept wird individuell auf den Kunden angepasst – wir haben uns gefragt, wie wir unsere Mitarbeiter mitreißen können. Mit der Neueröffnung wollten wir nicht nur die Einführung von MediFox starten, sondern Pflegekonzepte vorstellen und unseren Mitarbeitern die Ausführung und Hilfsmittel näherbringen. MediFox hat uns dafür sehr viel Spielraum geboten, weshalb wir unsere „Pre-Opening-Schulungen“ im Rahmen unserer persönlichen Wünsche gestalten konnten. Dabei war die Einführung von MediFox natürlich ein großer Bestandteil. Man wird von der Pike an abgeholt, von der ersten bis zur letzten Schulung: Wie melde ich mich an, wie schließe ich Maßnahmen ab, wie kümmere ich mich um die Evaluation – eine gewisse Struktur ist daher klar erkenntlich. Die Mitarbeiter bauen so kontinuierlich Wissen auf. Es gibt Frage-Antwort Runden, die ein heiteres Durchexerzieren von Fragestellungen zu MediFox anhand von praktischen Fallbeispielen sind – zum Beispiel: Wo finde ich eigentlich das Sturzprotokoll? Spaß ist essenziell für Lernerfolge – und das hat MediFox erkannt. So schafft man während den Schulungen Herausforderungen, die im Miteinander gelöst werden.

Wir legen viel Wert auf eine dynamische und individuelle Lernatmosphäre und geben Acht darauf, keinen Frontalunterricht zu machen und die Teilnehmer einzubinden. Deshalb besuchen unsere Kollegen aus dem Einführungsmanagement Rhetorik-Seminare, durch die sie sich weiterentwickeln und lernen, noch besser auf den Kunden einzugehen. Wie haben Sie die Kommunikation empfunden?

Wir haben immer die Möglichkeit, die Schulungsmitarbeiter direkt zu erreichen und sind auch mit dem Service in regem Austausch um gewisse Einstellungen zu regeln. Wir schaffen Individuallösungen – MediFox sieht bei keinem so aus wie bei jemand anderem. Die Software ist ausgesprochen anwenderbasiert. Auch innerbetrieblich dokumentieren wir in unseren Häusern unterschiedlich, weil Schwerpunkte anders gesetzt werden. Das ist sehr benutzerfreundlich. Man ist nicht in der starren Tätigkeit gefangen.

Sie arbeiten als PDL vielleicht anders als Pflegefachkräfte. Welche Relevanz hat Digitalisierung für Sie?

Durch die Entbürokratisierung können wir freie Zeiträume schaffen, die wir zuvor nicht hatten. Wer schreibt der bleibt – das ist zwar ein altes Sprichwort, aber in der Pflege gelebte Realität. Jetzt verfügen wir über Zeitfenster für Aktivierungen und für individuelles Programm, denn wir sind morgens nach der Körperpflege fertig mit der Dokumentation. Mein Pflegealltag sieht natürlich anders aus als der der Kollegen auf den Wohnbereichen, aber prinzipiell habe ich durch MediFox eine smartere Schnittstelle. Ich muss nicht auf den Wohnbereich gehen, wenn ich etwas in der Dokumentation nachlesen möchte. Ich generiere meinen eigenen Workflow, der mir die Arbeit am Schreibtisch einfacher macht und mich enorm entlastet. Ich kann bei Telefonaten mit Angehörigen ganz leicht auf bestimmte Informationen zugreifen. Für das Belegungsmanagement brauche ich keine Excel Tabellen mehr wälzen und bei der Personaleinsatzplanung kann ich direkt in die Mitarbeiter-Akte springen und mit der Planung loslegen. Morgens nach meinem Rundgang sichte ich die Dokumentation: Was haben die Kollegen relevant für die Übergabe dokumentiert? Was ist gestern Abend noch passiert? Auch nach dem Urlaub kann ich mir so schnell einen Überblick verschaffen. Ich bin einfach smarter am Arbeiten.

Wie entlastet MediFox Sie in Ihrem Arbeitsalltag?

Ein großer Benefit ist MEDIFOX DAN Connect: Ein wesentlicher Fortschritt in der Pflege! Ich faxe nicht länger hin und her und warte auf eine Antwort, sondern bin mit dem behandelnden Arzt direkt in Kontakt. Wir haben einen Hausarzt, der 80% unserer Bewohner betreut. Über das Arztcockpit in MEDIFOX DAN Connect hat er digital Zugriff auf die Dokumentation und so sparen wir uns unzählige Faxe und kommunizieren in einem chatbasierten Untergrund. Hat er tagsüber keine Zeit für eine Rückmeldung, loggt er sich manchmal auch von zuhause ein und wir kriegen abends um 8 Uhr eine Antwort. So arbeiten wir auf einer ganz anderen Ebene. Zudem sparen wir Zeit am Telefonhörer und unsere Pflegekräfte können schneller reagieren. Sie suchen morgens über das Tablet den Dialog zum Arzt und melden ihm Auffälligkeiten. Bei Unsicherheiten gucken wir einfach kurz ins Tablet und sind immer informiert. Sein Gehirn hat man quasi immer dabei.

Wir versuchen Sie mit unserem ganzheitlichen Konzept von Anfang bis Ende auf dem Weg zu MediFox mitzunehmen. Wie sind Sie währenddessen mit Fragen umgegangen?

Es gibt genug Möglichkeiten Hilfe zu finden: Dank der Wissensdatenbank können wir Tutorials schauen, die uns zeigen, wie man zum Beispiel Dienstarten in der Personaleinsatzplanung ändert. Außerdem ist jedes „Dokumentationsblatt“ in MediFox mit dem Handbuch verknüpft. Auch für administrative Aufgaben konnten wir mit Hilfe von MediFox Lösungen schaffen. Während der Corona-Pandemie haben wir in all unseren Einrichtungen eine separate Maßnahme neu konfiguriert: Unsere „Corona-Präventionsmaßnahme“ war gleichzeitig verknüpft mit den Tagesereignissen und mit der Vitalwertenkontrolle. So konnten wir zackig unsere erkältungsähnlichen Symptome abfragen und gleichzeitig einen dokumentationsbasierten Hintergrund im Falle einer Infektion schaffen.

Wie fällt Ihr Resümee aus?

Unsere Einführung mit MediFox hätte nicht geschmierter laufen können – dank der Ansprechbarkeit, der Kommunikation auf Augenhöhe und dem Servicegedanken. Es gibt immer Stolpersteine, aber für diese werden Lösungen gesucht und gefunden. Man setzt auf Veränderungen und ruht sich nicht auf den Lorbeeren, die man erntet, aus. Wir erfinden uns immer wieder neu, schaffen neue Strukturen, generieren neue Arbeitszeiten, neue Pflegemodelle und und und… auf diesem Weg begleitet uns MediFox tagtäglich. Dank einer Software, die mit uns lernt, können wir unsere Prozesse immer wieder an neue Generationen anpassen, die vielleicht eines Tages pflegebedürftig werden.

Herr Ruschmann, vielen Dank für den Eindruck von Ihrem Start mit MediFox, für Ihre Zeit und das tolle Gespräch. Wir freuen uns auf weiterhin gute Zusammenarbeit.

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