Software-Ausblick: Diese Vorteile bringt Dir die neue Kassenfunktion

MediFox GmbH

Die Kassensicherungsverordnung brachte entscheidende rechtliche Veränderungen für KassenbetreiberInnen mit sich: So müssen seit dem 1. Januar 2023 alle elektronischen Kassensysteme und Registrierkassen vorschriftsgemäß mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, ausgestattet sein. Ziel dieser Maßnahme ist es, Manipulationen bei der Kassenführung entgegenzuwirken. Bei Verstößen wird es schnell teuer: So können Strafzahlungen von bis zu 25.000 Euro fällig werden.

Doch das Kassengesetz betrifft nicht nur den Einzelhandel: Auch TherapeutInnen sind zu einer rechtskonformen Kassenführung in ihrer Praxis verpflichtet. Eine geeignete Lösung kann eine Praxissoftware mit integrierter Kassenfunktion sein: Auch MD Therapie wird mit dem neuen Update über ein Kassensystem verfügen, welches die Anbindung an eine cloudbasierte TSE ermöglicht. Im Interview beantwortet Produktmanager Lucas Glassner die wichtigsten Fragen zur neuen Funktion.

In MD Therapie wird in Kürze die Kassenfunktion verfügbar sein. Was ist der Grund für das neue Feature?

Momentan gibt es in der Software die Bargeldverwaltung – vergleichbar mit einer Mischung aus Kasse und Kassenbuch. In diesem Softwarebereich können Buchungen zusätzlich elektronisch erfasst werden. Das ist beispielsweise bei Zuzahlungsrechnungen oder Ähnlichem praktisch.

Unser Ziel ist es jetzt, eine vollumfängliche Kassenlösung in MD Therapie zu integrieren, die den Gesetzesnormen entspricht. Wir binden also auch die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ein. So können wir Exporte für das Finanzamt erstellen, sollte beispielsweise eine Prüfung anstehen. Die Bargeldverwaltung in MD Therapie wird also schon bald durch eine Kasse abgelöst werden. Für InhaberInnen therapeutischer Praxen bedeutet das, dass künftig keine zusätzliche Kasse oder Anwendung mehr notwendig sein wird, sondern stattdessen all das in MD Therapie zu finden ist.

Wie können sich KundInnen die neue Kassenlösung in MD Therapie vorstellen?

Anstelle der Bargeldverwaltung wird es im Hauptmenü zukünftig den Menüpunkt Zahlung geben. Dort ist als Unterpunkt die Kasse aufgeführt. Jede einzelne Kasse, die die TherapeutInnen in ihrer Praxis haben, muss einmalig in der Software angelegt  werden. Wurden alle notwendigen Angaben gemacht, richtet MD Therapie automatisch die TSE ein und erstellt damit auch direkt die Kasse für die jeweilige Filiale. Es ist für die NutzerInnen von MD Therapie also ganz simpel gehalten.

Wer erhält Zugriff auf das neue Feature und ist dieses kostenfrei?

Die neue Kassenfunktionalität stellen wir allen KundInnen von MD Therapie per Update zur Verfügung. Dementsprechend gibt es hierfür keinen Aufpreis, denn das Update wird automatisch und kostenfrei ausgeliefert. Ob die KundInnen die Kasse letztendlich nutzen möchten oder nicht, ist ihre eigene Entscheidung. Verfügt man beispielsweise bereits über ein eigenes Kassensystem und benötigt die Kasse von MD Therapie nicht, muss diese natürlich auch nicht eingerichtet und genutzt werden. In einem solchen Fall kann der neue Menüpunkt ganz einfach ignoriert werden.

Welche Vorteile bietet das integrierte Kassensystem in MD Therapie verglichen mit einer herkömmlichen Kasse?

Dank des integrierten Kassensystems müssen Barverkäufe nicht mehr in einer externen Kasse erfasst und dann im Nachhinein händisch in MD Therapie eingepflegt werden. Das doppelte Buchen kann man sich auf diese Weise also sparen. Unsere Software erhält direkt die Info, wie viel Umsatz durch den Verkauf generiert wurde. Nutze ich das Controlling von MD Therapie, werden diese Umsätze auch dort automatisch abgebildet.

Außerdem sind alle Daten direkt an einem Ort gespeichert. Dadurch, dass MD Therapie cloudbasiert und daher geräteunabhängig nutzbar ist, können die TherapeutInnen alles flexibel mit dem Endgerät ihrer Wahl erledigen. Man muss also hierfür nicht erst in die Praxis fahren und warten, bis der Empfang frei wird.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass unsere Kasse mit mehreren Personen zeitgleich genutzt werden kann. In MD Therapie ist das ganz unkompliziert möglich: Denn wer einen eigenen Softwarezugang hat, kann auch auf seinem Gerät auf die Kassenfunktion zugreifen.

Entspricht die MD Therapie Kasse allen rechtlichen Anforderungen?

Ja, die Kassenfunktion in MD Therapie ist natürlich rechtlich konform. Wir halten uns an die Kassensicherungsverordnung und binden die zertifizierte fiskaly Cloud-TSE ein. TSE meint die technische Sicherheitseinrichtung, über welche alle elektronisch unterstützten Kassensysteme in Deutschland nach Vorschrift verfügen müssen. Zusätzlich bieten wir einen gesetzeskonformen DSFinV-K-Export an, der beispielsweise bei einer Finanzprüfung notwendig ist. Ein weiterer Vorteil der Kassenfunktion in MD Therapie ist, dass alles buchungsecht ist und die Mehrwertsteuer korrekt ausgewiesen wird. Was also gesetzlich vorgeschrieben ist, ist entsprechend in MD Therapie umgesetzt. Als AnwenderIn der Software brauche ich mir also keine Gedanken machen.

Wie läuft die Integration der TSE in MD Therapie ab?

Die Anbindung an die TSE ist sehr einfach gehalten. Hierzu muss zunächst der Menüpunkt Kasse aufgerufen werden. Beim erstmaligen Öffnen der Kasse erscheint ein Dialog mit mehreren Feldern, die ausgefüllt werden müssen. Es handelt sich dabei um grundlegende Informationen wie den Filialnamen, die Filialadresse und die Wirtschaftsidentifikationsnummer. Das sind also Informationen, die man entweder auswendig weiß oder nicht lange suchen muss. Ich brauche mich also für die Einrichtung der TSE nicht vorher einlesen, Daten raussuchen oder telefonieren. Nachdem alle notwendigen Felder ausgefüllt wurden, klickt man auf Kasse erstellen. Im Hintergrund wird dann die Kasse eingerichtet und mit der Filiale verknüpft. Das waren für die KundInnen schon alle notwendigen Schritte - alles Weitere passiert automatisch.

Ist es sicherer, die MD Therapie Kasse zu nutzen?

Ja, denn die integrierte TSE ist eine Cloud-Lösung. Alle Daten, die innerhalb von Deutschland erfasst werden, bleiben auch innerhalb deutscher Server und verlassen nicht die Landesgrenze.

Das gilt im Übrigen auch für alle anderen Bereiche von MD Therapie: Unsere Software ist eine sehr sichere Lösung, da sie ebenfalls cloud-basiert funktioniert. Gibt es neue rechtliche Anforderungen, können diese direkt umgesetzt und über Updates automatisch allen KundInnen zur Verfügung gestellt werden. Bei einer alten Registrierkasse muss mitunter darauf gewartet werden, dass der Hersteller das entsprechende Update zur Verfügung stellt. Dieses muss eigenständig heruntergeladen und installiert werden, was natürlich schnell vergessen werden kann und zugleich einen gewissen Aufwand bedeutet. Bei MD Therapie passiert all das automatisch. So bleibe ich als KundIn immer auf dem aktuellen Stand.

Was ändert sich für KundInnen, die SumUp verwenden?

Auf alle KundInnen, die die SumUp-Schnittstelle von MD Therapie verwenden, kommt eine kleine Änderung zu. Denn Barverkäufe finden nicht mehr, wie gewohnt, über die Bargeldverwaltung statt, sondern stattdessen über den neuen Menüpunkt Kasse. Am Vorgang selbst ändert sich jedoch nicht viel: Wir wählen den Punkt neuer Verkauf aus und klicken zum Schluss auf die Zahlungsart SumUp. Die Voraussetzung ist natürlich, dass die TSE vorher eingerichtet wurde. SumUp kann also weiterhin wie gewohnt verwendet werden.

Stichwort Belegpflicht: Wie ist diese Thematik in MD Therapie gelöst?

Der Zahlungsbeleg wird in MD Therapie automatisch bei jeder Ein- oder Auszahlung und jedem Barverkauf erstellt. Als TherapeutIn kann ich anschließend selbst entscheiden, ob ich diesen ausdrucken oder alternativ als PDF meinen PatientInnen zusenden möchte. Alle nötigen Informationen wie etwa die TSE-Angaben oder die Transaktionsnummer werden dabei korrekt auf dem Bon ausgewiesen, so dass wir auch hier gesetzeskonform agieren.

Wo erhalte ich Unterstützung bei Fragen rund um das Thema Kasse und TSE?

In der Software selbst bieten wir die Online-Hilfe an. Die NutzerInnen finden hierzu am oberen rechten Rand ein Fragezeichen, auf welches sie klicken können, um ausführliche Erklärungen zu erhalten. Zusätzlich finden sich in der Software Infotexte, die die nächsten Schritte erläutern. Treten dennoch Probleme oder Fragen zur Einrichtung der TSE auf, kann man sich jederzeit an unseren Kundenservice wenden. Das sollte in der Regel jedoch nicht notwendig sein, da die Anbindung an die TSE wirklich sehr einfach und verständlich gehalten ist.

Lucas, vielen Dank für den Einblick in die neue MD Therapie Version 6.2.0. Wir sind gespannt auf die Kassenfunktion und alle weiteren Neuheiten, die uns in der Software erwarten werden.

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