So gelingt der Wechsel der Praxissoftware

MediFox GmbH

Veraltete Strukturen, eine zu komplizierte Handhabung oder mangelnde Flexibilität: Es gibt viele Gründe, die für einen Wechsel der Praxissoftware sprechen. Damit die Umstellung reibungslos gelingt, sollte die Wahl des neuen Produkts wohl überlegt sein. Doch wann lohnt sich ein Softwarewechsel und wie geht man am besten vor? Vor dieser Herausforderung stand auch Physiotherapeutin Elena Schwarck: Da ihre bisherige Praxissoftware nicht mehr ihrer Arbeitsweise und ihrem Praxiskonzept entsprach, entschied sie sich für den Wechsel zu einer moderneren Lösung. Seit eineinhalb Jahren arbeitet Elena nun mit MD Therapie. Im Interview erklärt sie ihre Beweggründe und gibt Dir Tipps für einen erfolgreichen Umstellungsprozess.

In Deiner Selbstständigkeit hast Du sowohl mit Papier und Stift als auch mit einer Praxissoftware gearbeitet. Somit hast Du den direkten Vergleich zwischen analogem und digitalem Arbeiten. Warum fiel Deine Entscheidung letztendlich auf eine digitale Lösung?

Der Hauptgrund war für mich die Effizienz, die eine Praxissoftware mit sich bringt. Das fängt direkt bei der Terminvergabe an: Es gab nie das perfekte Terminplanungsbuch, das genau zu meiner Arbeitsweise gepasst hat. Denn in den meisten Planern ist die Aufteilung der Spalten vorgegeben. Man kann zwar in der Taktung der Termine variieren, allerdings bietet eine Software weitaus bessere Individualisierungsmöglichkeiten wie zum Beispiel eine 5-Minuten-Taktung. Gerade in größeren Praxen ist die Arbeit mit Zettel und Stift einfach unpraktisch: Es wird durchgestrichen, radiert und wieder neu eingetragen. Mit einer Praxissoftware zu arbeiten, ist deutlich zeitsparender. Auch in meinem Umfeld sind mittlerweile fast alle TherapeutInnen digital aufgestellt.

Seit eineinhalb Jahren arbeitest Du mit MD Therapie, hast jedoch zuvor eine andere Praxissoftware verwendet. Was sprach aus Deiner Sicht für den Softwarewechsel?

Bei meiner vorherigen Software hatte ich das Problem, dass die Nutzung auf mehreren Geräten nur eingeschränkt möglich war. Mein Praxis-PC musste immer laufen, damit ich weitere Geräte in Verbindung nutzen konnte. Hat sich beispielweise am Wochenende jemand krankgemeldet, musste ich in die Praxis fahren, um die Termine zu verschieben. Alternativ hätte ich den PC das gesamte Wochenende lang eingeschaltet lassen müssen – auch keine gute Lösung. Auch optisch war meine vorherige Software nicht sehr modern und nutzerfreundlich. Die Bedienung war kompliziert, wodurch häufig Fehler passiert sind. Oft mussten wir Vorgänge mehrfach durchgehen, was rückblickend sehr zeitraubend war.

Als ich mich dann auf die Suche nach einer Alternative gemacht habe, bin ich auf MD Therapie gestoßen. Das war genau das, was ich wollte: Flexibilität, die moderne Aufmachung und die Möglichkeit, Zugriff auf sämtlichen Geräten zu haben, egal wo ich bin. Deswegen habe ich mich dazu entschlossen, es einfach mal auszuprobieren.

Im Zusammenhang mit einem Wechsel der Praxissoftware steht oft die Befürchtung, wichtige Patienteninformationen und Termine zu verlieren. Wie bist Du bei der Übertragung der Alt-Daten in MD Therapie vorgegangen?

Zu Beginn hätte ich die Möglichkeit gehabt, die Daten aus meiner vorherigen Software übernehmen zu lassen. Mir persönlich war es jedoch wichtig, die Daten selbst einzutragen, um mich direkt mit der Bedienung auseinanderzusetzen. Also haben wir zunächst weiter mit der alten Software gearbeitet und die Daten parallel in MD Therapie eingepflegt, bis wir auch dort alle Informationen zu den aktuellen PatientInnen parat hatten. Nach einer gewissen Zeit haben wir das Prozedere geändert und vorwiegend mit MD Therapie gearbeitet, bis die alte Software nebensächlich wurde. Das war ein Umstellungsprozess von insgesamt drei Monaten. Unser Weg mag vielleicht ein wenig umständlich sein, hat sich letztendlich aber gelohnt. Denn wir konnten die manuelle Übertragung der Daten gleichzeitig als Training nutzen, um den Umgang mit der Software zu lernen.

Bei der Entscheidung für eine neue Praxissoftware spielen viele Faktoren eine Rolle. Warum ist Deine Wahl auf MD Therapie gefallen?

Mir gefällt an MD Therapie besonders gut, dass der Terminplan so übersichtlich aufgebaut ist. Denn eine simple, einfache Aufmachung ist mir persönlich sehr wichtig. In der Software habe ich außerdem den Überblick über alle meine Belege und werde zum Beispiel auch an Zuzahlungen erinnert, was besonders bei der Abrechnung praktisch ist. MD Therapie hilft mir wirklich dabei, so gut wie keine Fehler mehr zu machen. Sehr nützlich finde ich auch die Funktion Controlling, weil ich hier einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen und die Effizienz meiner Praxis habe. Zum Beispiel kann ich das Verhältnis von gesetzlich Versicherten zu PrivatpatientInnen direkt nachsehen: Das könnte zum Beispiel interessant sein, wenn man den Wechsel zu einer Privatpraxis plant. Ohne Software lassen sich solche Werte meistens nur grob schätzen oder man muss sich die Zeit nehmen und selbst nachrechnen.

Einen großen Vorteil sehe ich auch in der monatlichen Miete der Software. Kauft man bei anderen Anbietern eine Software-Lizenz für einen sehr hohen Betrag und möchte diese nicht mehr nutzen oder kommt nicht damit zurecht, ist direkt das gesamte Geld verloren. Oft müssen dort auch alle Module einzeln dazugekauft werden, wodurch zusätzliche Kosten entstehen. Letztendlich bin ich mit MD Therapie deutlich unabhängiger: Sollte ich mich umentscheiden, muss ich nur die Kündigungsfrist einhalten. Diese Flexibilität finde ich super.

Welchen Rat hast Du für TherapeutInnen, die Bedenken in Bezug auf den Wechsel ihrer Praxissoftware haben?

Traut euch! Irgendwo sind wir alle Gewohnheitstiere und haben Bedenken bei Neuem. Oft bleiben wir bei dem, was wir schon kennen, weil es ja funktioniert. Natürlich ist es am Anfang vielleicht ein wenig ungewohnt, besonders wenn man noch nie mit einer Software gearbeitet hat. Man findet sich aber schnell in die Bedienung ein. Meine Kollegin ist das beste Beispiel dafür: Sie konnte vorher nicht mit einer Maus umgehen und kommt nun mit MD Therapie super zurecht. Mit einer Software zu arbeiten, ist für uns am Ende einfach zeitsparender und auch aus wirtschaftlicher Sicht effizienter. Und wenn man wirklich feststellen sollte, dass man nicht mit einer Praxissoftware zurechtkommt, kann man auch schnell wieder zurück zu Stift und Papier wechseln – es ist ja nicht in Stein gemeißelt. Trotzdem bin ich mir sicher, dass es mit ein wenig Geduld am Ende besser laufen würde mit einer Software. Mein Rat ist also: Einfach machen!

Elena, vielen Dank für das interessante Gespräch und den Einblick in den Einführungsprozess mit MD Therapie. Für die Zukunft wünschen wir Dir alles Gute und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.

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