Papier vs. Software: Diese Vorteile bringt Dir die digitale Dokumentation

MediFox GmbH

Im therapeutischen Praxisalltag nimmt die Dokumentation eine zentrale Rolle ein. Auf dem Weg vom Erstbefund bis hin zum Therapiebericht gilt es, eine Vielzahl von Informationen über die PatientInnen festzuhalten. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren und Zeit für die eigentliche Behandlung der PatientInnen einzusparen, greifen viele TherapeutInnen auf eine Praxissoftware zurück. Welche Vorteile das digitale Dokumentieren bietet und wie Dich MediFox therapie bei Deinen Arbeitsabläufen unterstützt, erfährst Du im Interview mit Karl-Ludger Matiske, Produktmanager MediFox therapie.

Als Produktmanager bist Du stark in die Entwicklungsprozesse der Funktionen von MediFox therapie involviert. Welche Vorzüge siehst Du in der digitalen Dokumentation verglichen mit der handschriftlichen Dokumentation?

Übergreifend betrachtet gibt es drei wichtige Vorteile, die durch die digitale Dokumentation mit einer geeigneten Software gegeben sind: Schnelligkeit, Übersichtlichkeit und Sicherheit. Bezogen auf MediFox therapie ergibt sich ein weiterer Vorteil. Dadurch, dass unsere Software cloudbasiert funktioniert, kann auch mobil gearbeitet werden. Steht beispielsweise ein Hausbesuch an, haben die TherapeutInnen von unterwegs den vollen Zugriff auf alle nötigen Daten und Informationen. Durch die Datensynchronisierung ist zum Beispiel die Verlaufsdokumentation auf allen Geräten abrufbar, sodass KollegInnen direkt den aktuellen Informationsstand einsehen und ohne großen Aufwand füreinander einspringen können. Durch die intuitive Gestaltung und einfache Handhabung reduziert sich mit MediFox therapie schlussendlich auch der Arbeitsaufwand für die TherapeutInnen.

Von welchen Funktionen können TherapeutInnen profitieren, die sich für das digitale Dokumentieren mit MediFox therapie entscheiden?

MediFox therapie bietet verschiedene Eingabearten bei der Dokumentation: Eine sehr komfortable Möglichkeit ist es, die Spracheingabe zu nutzen, um Informationen festzuhalten. Das heißt, es kann diktiert werden, das Gerät erkennt die Sprache und schreibt mit. Wer lieber klassisch mit einem Stift dokumentiert, kann das iPad in Kombination mit dem Apple Pencil zum Dokumentieren nutzen. Per Freihandnotiz können so auch handschriftliche Notizen, Skizzen und Zeichnungen erstellt werden. Über die Medienverwaltung kann die Dokumentation zusätzlich mit Fotos angereichert werden. Eine sehr praktische Funktion ist auch die Schmerzlokalisation. Auf einem Body Chart können hier die Schmerzen direkt eingezeichnet werden. PhysiotherapeutInnen und ErgotherapeutInnen haben außerdem die Möglichkeit, über die Neutral-Null-Methode die Beweglichkeit der Gelenke ihrer PatientInnen festzuhalten. Es kann auf diese Weise fachgerecht dokumentiert werden, so dass beteiligte Personen, z.B. ÄrztInnen, die Informationen schnell nachvollziehen können. Ein wichtiger Punkt ist auch die Dokumentenechtheit: Die einzelnen Bearbeitungsstände der Dokumentation können jederzeit rückverfolgt und Änderungen festgestellt werden.

Welche Vorteile hat das papierlose Dokumentieren insbesondere in Praxen mit mehreren TherapeutInnen?

Ganz klar: Ressourcenschonung und Wirtschaftlichkeit. Dadurch, dass nicht zwingend eine physische Dokumentenakte geführt werden muss, kann das Ausdrucken von Patientendokumentationen vermieden werden, was natürlich auch der Umwelt zugutekommt. Wenn es dennoch gewünscht ist, können natürlich aus unserer Software heraus Dokumente exportiert und ausgedruckt werden. Ein weiterer Vorteil, insbesondere für größere Praxen, ist die Vereinheitlichung der Dokumentation. Wenn praxisübergreifend die gleichen Vorlagen genutzt werden, profitieren natürlich auch die Qualität und Lesbarkeit der Dokumentation. Spezielle Informationen sind für alle TherapeutInnen in der Software gebündelt und somit schneller auffindbar. Auf Wunsch unterstützt unser Kundenservice auch beim Anlegen individualisierter Dokumentationsvorlagen, damit die Workflows der TherapeutInnen möglichst effizient laufen. Wir können mit einer Software also genauso flexibel agieren wie bei der analogen Dokumentation mit Papier und Stift.

Kürzlich wurde im Rahmen eines Software-Updates ein häufiger Kundenwunsch in die Tat umgesetzt: die Möglichkeit, Dokumentationen miteinander zu vergleichen. Wie vereinfacht das neue Feature den Dokumentationsprozess?

Durch die neue Vergleichsansicht in der Dokumentation muss der Arbeitsfluss nicht mehr unterbrochen werden. Denn TherapeutInnen können während des Dokumentierens bestehende Verlaufsdokumentationen, Anamnesen und Abschlussberichte öffnen, daraus Informationen für die aktive Dokumentation gewinnen und diese per Klick übernehmen. Mitunter haben TherapeutInnen Dokumente ausdrucken oder ein weiteres Gerät zur Hand nehmen müssen, um vergleichen zu können. Die Übersichtlichkeit der Dokumentation gewinnt also hiermit. Um auch die Schnelligkeit voranzutreiben, lassen sich alle Dokumentationsformen direkt aus dem Terminplan heraus anlegen und bearbeiten. Wurde die Dokumentation fertiggestellt, kann direkt im Terminplan mit der Behandlung der nächsten PatientInnen fortgefahren werden.

Stichwort Datenschutz: Wie sicher ist die digitale Dokumentation?

Ebenso wie bei physischen Dokumenten stehen die TherapeutInnen auch bei der digitalen Dokumentation in der Verantwortung für den Schutz der Patientendaten. Ein Vorteil: Hier fällt die ordnungsgemäße Vernichtung der physischen Dokumente weg, falls diese nicht mehr benötigt werden. Auch der Verlust von Dokumenten ist - im Gegensatz zur analogen Dokumentation - nicht mehr so einfach möglich. Ein sehr extremes, aber gar nicht so unwahrscheinliches Beispiel: Bei Katastrophen wie Hochwasser oder einem Brand können physische Dokumente schnell verloren gehen. Wenn meine Dokumente in der Cloud gesichert sind und mir jederzeit zur Verfügung stehen, ist das ausgeschlossen. Und natürlich sind Dokumente, die nicht ausgedruckt vorliegen, auch deutlich schwerer für Dritte zugänglich. Eine ausgedruckte Dokumentation, die in der Praxis herumliegt und nicht mit einem Passwort gesichert ist, kann sich nehmen, wer möchte. Im schlimmsten Fall müssen die PraxisinhaberInnen am Ende dafür haften. In unserer Software können nur diejenigen MitarbeiterInnen, die aktiv an einem Dokument arbeiten, auf dieses zugreifen. PraxisinhaberInnen können die Zugriffsrechte entsprechend verwalten. Darüber hinaus haben wir für unsere Web-Applikation sehr strikte Passwortrichtlinien und für das iPad die biometrische Authentifizierung eingeführt. AnwenderInnen haben die Möglichkeit, sich komfortabel anzumelden und zugleich eine sichere PIN-Kombination sowie eine 2-Faktor-Authentifizierung zu hinterlegen, um einem Missbrauch der Daten vorzubeugen.

Wie können TherapeutInnen, die bisher noch nicht mit einer Software gearbeitet haben, die digitale Dokumentation bestmöglich für sich nutzen?

Mein Tipp ist es, zunächst auszuprobieren und aufgeschlossen gegenüber der digitalen Dokumentation zu sein. Man sollte sich mit Fragen befassen wie: Welche Eingabemethode und Ansicht sind für mich am komfortabelsten? Dokumentiere ich lieber per Tastatur am PC oder mit Apple Pencil am iPad? Welche Felder benötige ich in meiner Dokumentationsvorlage? TherapeutInnen, die viel Berufserfahrung mitbringen und bisher ausschließlich mit Papier und Stift dokumentiert haben, fällt die Entscheidung für die digitale Dokumentation häufig schwer. Sie sollten sich die Fragen stellen: Bin ich tatsächlich mit der handschriftlichen Dokumentation schneller? Ist es für mich übersichtlicher? Und fühle ich mich sicherer mit der Verwahrung der Dokumente?

Interessierten TherapeutInnen bieten wir auch die Möglichkeit, MediFox therapie in einer kostenlosen Testversion auszuprobieren. Gerade für TherapeutInnen, die noch nicht mit einer Software gearbeitet haben, ist es die ideale Möglichkeit, um für sich selbst herauszufinden, ob sie sich die digitale Dokumentation in ihrem Arbeitsalltag vorstellen können. Wer noch unschlüssig ist, kann sich außerdem in unserer MediFox therapie Wissensdatenbank weiter in einzelne Teilbereiche und Funktionen der Software einlesen. Natürlich steht auch unser Kundenservice für Anwendungsfragen, Feedback oder Wünsche zur Verfügung.

Karl-Ludger, vielen Dank für das Interview und den detaillierten Einblick in die digitale Dokumentation mit MediFox therapie.

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