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Mit einem Klick zum Termin: Wie die Online-Terminreservierung Dich in Deinem Praxisalltag entlastet

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„Mit der Online-Terminreservierung bleibt die Praxis up to date und bietet ihren PatientInnen eine zeitgemäße Alternative zur telefonischen Terminvereinbarung.“

Im Gespräch mit Lucas Glassner

Produktmanagement MD Therapie

 

Einen Behandlungstermin vereinbaren - das funktioniert auch heute noch überwiegend per Telefonranruf oder durch persönliches Erscheinen in der Therapiepraxis. Doch es gibt eine moderne und komfortable Alternative - die Online-Terminreservierung. Der Vorteil für die PatientInnen liegt auf der Hand: Sie können zu jeder Zeit ihren nächsten Behandlungstermin buchen und sind nicht mehr auf die Öffnungszeiten der Praxis angewiesen. Aber auch TherapeutInnen können von dieser Entwicklung profitieren. So entlastet die Online-Terminvereinbarung das Empfangspersonal, welches weniger Telefonanrufe entgegennehmen muss. Im Interview gibt Produktmanager Lucas Glassner einen Ausblick auf die Online-Terminreservierung, die künftig Teil der MD Therapie Praxissoftware sein wird. Erfahre jetzt, welche Vorteile das neue Feature bereithält und wie Du es bestmöglich für Dich und Dein Praxisteam nutzen kannst.

 

Was spricht aus Deiner Sicht dafür, die Online-Terminvereinbarung als Therapiepraxis anzubieten?

Lucas Glassner: Zunächst einmal haben wir eine höhere Erreichbarkeit in der Praxis. Das heißt, PatientInnen können nicht erst dann einen Termin buchen, wenn der Empfang gerade besetzt ist. Mit der Online-Terminreservierung bleibt die Praxis up to date und bietet ihren PatientInnen eine zeitgemäße Alternative zur telefonischen Terminvereinbarung. Auch wenn die Praxis bereits geschlossen ist, können PatientInnen selbstständig ihre Behandlungstermine buchen. Auf der Therapeutenseite sind die Vorteile, dass der Terminplan eine höhere Auslastung bekommt und leichter neue PatientInnen gewonnen werden können. Natürlich führt die Online-Terminreservierung auch zu einer Entlastung der Empfangskraft.

 

Welche Vorteile ergeben sich für die PatientInnen?

Lucas Glassner: Für die PatientInnen entfällt natürlich die stressige Suche nach einem Therapietermin, da sie sich nicht mehr nach den Öffnungszeiten der Praxis richten müssen. Mit unserer Online-Terminbuchung können Termine ganz bequem zu jeder Zeit gefunden und gebucht werden. Das erleichtert die Terminvereinbarung erheblich, besonders für introvertierte PatientInnen oder PatientInnen mit Sprachproblemen, die nicht gerne telefonieren.

Ist während der Stoßzeiten das Praxistelefon besetzt, können die PatientInnen selbstständig einen Termin vereinbaren und müssen nicht mehr in einer endlosen Warteschleife verweilen. Ebenfalls praktisch: Nach Buchung eines Termins erfolgt eine Terminbestätigung per E-Mail. Diese enthält ein Kalenderelement, welches die PatientInnen direkt in ihren Kalender übertragen können. So können sie sicherstellen, dass sie den Termin nicht vergessen oder übersehen.

 

Wie können TherapeutInnen dafür sorgen, dass die PatientInnen die Online-Terminreservierung aktiv nutzen und davon profitieren?

Lucas Glassner: Dazu kann ich beispielsweise einen QR-Code auf meinem Praxiskärtchen oder einem Flyer platzieren, der direkt zur Online-Terminreservierung führt. Alternativ können TherapeutInnen direkt auf ihrer Website den Link zur Terminreservierung integrieren, sodass PatientInnen ihn dort abrufen können.

Besonders praktisch ist die Online-Terminreservierung für bestehende PatientInnen, die schnell und unkompliziert einen Folgetermin buchen möchten - zum Beispiel, wenn sie gerade in der Mittagspause sind oder die Empfangskraft beschäftigt und nicht erreichbar ist. Aber auch für jüngere Generationen, die aufgrund von Studium, Nebenjob und Co. flexibel sein müssen, ist die Online-Reservierung eine gute Alternative.

 

Wie kann man sich die Online-Terminreservierung vorstellen und wie fügt sie sich in bestehende Software-Bereiche ein?

Lucas Glassner: Ich beginne mit der Perspektive der Praxis: Die Online-Terminreservierung fügt sich nahtlos in den bestehenden Terminplan von MD Therapie ein. Eine Übersicht der anstehenden Termine wird also für die TherapeutInnen wie gewohnt in der Software zur Verfügung stehen. Wichtig ist, dass die Praxis selbst entscheiden kann, ob sie die Online-Terminreservierung anbieten möchte oder nicht. Außerdem haben die TherapeutInnen jederzeit die Option, Online-Termine anzunehmen oder abzulehnen. Für die PatientInnen gibt es eine eigene, benutzerfreundliche Webanwendung, die auf allen internetfähigen Geräten, wie iPad, Smartphone und Laptop, verfügbar ist.

 

Inwiefern lassen sich die Online-Terminreservierung und die Terminvereinbarung via Telefon miteinander kombinieren?

Lucas Glassner: Die Online-Terminreservierung und MD Therapie sind eng miteinander verknüpft, sodass verfügbare Lücken im Terminplan automatisch aktualisiert werden: Wenn bspw. ein Termin telefonisch vereinbart wird, ist dieser Slot auch online sofort nicht mehr verfügbar. Beide Anwendungen sind also optimal aufeinander abgestimmt und stören sich gegenseitig nicht.

 

Was war der Grund, die Online-Terminreservierung als neues Feature in MD Therapie zu integrieren?

Lucas Glassner: MD Therapie hat das Ziel, den Alltag in therapeutischen Praxen zu erleichtern. Deshalb bieten wir ein umfassendes System an, das alle Funktionen in einer Software vereint. TherapeutInnen müssen nicht mehr zu mehreren Softwarehäusern gehen, um Anwendungen zu kaufen, die am Ende nicht richtig miteinander kommunizieren oder bei denen Daten händisch nachgetragen werden müssen. Mit MD Therapie erhalten sie alle Tools, die sie benötigen, um ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Alle Funktionen sind perfekt aufeinander abgestimmt und arbeiten nahtlos zusammen, um einen reibungslosen Ablauf in der Praxis zu gewährleisten. So ist auch die Idee entstanden, eine integrierte Lösung zur Online-Terminreservierung in MD Therapie anzubieten.

 

Welche Aspekte standen bei der Entwicklung des neuen Features im Fokus?

Lucas Glassner: Bei der Entwicklung der Online-Terminreservierung standen zwei Dinge im Vordergrund: die Arbeitserleichterung für die Praxis und die Benutzerfreundlichkeit für die PatientInnen. Wir haben die Funktion so übersichtlich wie möglich gestaltet, um sicherzustellen, dass die PatientInnen schnell und einfach einen Termin buchen können, ohne überwältigt zu werden. Darüber hinaus haben wir unser umfangreiches Wissen über Verordnungsregeln in die Validierung integriert, um zu gewährleisten, dass alle über die Online-Terminreservierung gebuchten Termine auch abrechnungsfähig sind. Zeitgleich werden durch die Arbeitsentlastung Zeit und Ressourcen gespart.

 

Auf welchen Geräten ist die Online-Terminreservierung möglich? Müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, damit das neue Feature genutzt werden kann?

Lucas Glassner: Auf der Patientenseite ist die Handhabung sehr simpel gehalten: Es wird lediglich ein internetfähiges Endgerät sowie eine stabile Internetverbindung benötigt. Es bedarf keiner speziellen App oder anderweitigen Installationen, da es sich um eine Webanwendung handelt. Folglich gibt es keinerlei Hardwarebeschränkungen für die PatientInnen. Auf der Praxisseite ist die Nutzung der Online-Terminreservierung ebenso unkompliziert: TherapeutInnen können nahezu von überall Termine einsehen und verwalten. Hardwareseitig gibt es keinerlei Einschränkungen. Es ist jedoch empfehlenswert, die Einstellungen zur Online-Terminreservierung an einem Gerät mit größerem Display vorzunehmen.

 

Wie sicher ist die Online-Terminreservierung?

Lucas Glassner: Für uns war von großer Bedeutung, dass keine ungewollten Daten von außerhalb der Praxis in die Datenbank gelangen können und die Terminplanung manipuliert wird. Wir haben darüber hinaus auch Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass die PatientInnen keine Daten aus MD Therapie auslesen können. Selbst wenn BestandspatientInnen sich einloggen, um Folgetermine für ihre Behandlung zu vereinbaren, werden keine Daten herausgegeben. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgt zudem dafür, dass die PatientInnen sich sicher anmelden können. Das heißt kurz und knapp: Wir haben darauf geachtet, dass alle Daten sicher sind und sicher bleiben.

 

Ist die Online-Terminvereinbarung auch für PatientInnen nachvollziehbar und verständlich, die wenig Erfahrung mit digitalen Anwendungen haben?

Lucas Glassner: Wir haben uns bemüht, die Benutzeroberfläche der Anwendung übersichtlich und benutzerfreundlich zu gestalten, damit sie von einer breiten Palette von PatientInnen verstanden werden kann. Wo nötig, haben wir zusätzliche Erklärungen eingefügt, um sicherzustellen, dass alle Felder klar verständlich sind. Damit die Terminbuchung für die PatientInnen schnell und unkompliziert möglich ist, haben wir auf viele kleine Schaltflächen verzichtet und stattdessen große und übersichtliche Masken verwendet. Zudem wurde darauf geachtet, dass der Workflow für die Terminbuchung simpel und ohne zu viele komplexe Schritte gehalten ist. Es müssen von den PatientInnen nur diejenigen Informationen angegeben werden müssen, die für die jeweilige Terminvereinbarung wirklich relevant sind.

 

Wie funktioniert die Absage von Terminen für die PatientInnen und die TherapeutInnen?

Lucas Glassner: Derzeit ist bei Terminabsagen der "manuelle" Weg über den persönlichen Kontakt zum Patienten die einzige Möglichkeit, Termine abzusagen. Der Vorteil ist, dass man über ein Telefonat auf direktem Wege einen Ausweichtermin finden kann. Doch auch wenn eine Absage derzeit noch nicht über die Software möglich ist, haben wir verstanden, dass diese Funktion wichtiger Bestandteil einer Online-Terminverwaltung ist und haben uns vorgenommen, eine Absagefunktion in Zukunft ebenfalls in MD Therapie zu integrieren.

 

 

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