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Technik ersetzt uns nicht, aber die digitale Welt erleichtert uns den Alltag enorm.

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Wie man einen Software-Wechsel auch in turbulenten Zeiten erfolgreich meistert, zeigt das Gemeinnützige Sozialwerk der Evangelischen Clarenbach Kirchengemeinde Köln-Braunsfeld unter Leitung von Irina Helmert eindrucksvoll. Die stationäre Einrichtung entschied sich zu Beginn der Corona-Pandemie für MEDIFOX DAN als neuen Partner für eine noch umfassendere Digitalisierung des Hauses. Warum Frau Helmert und ihr Team einen Neuanfang gewagt und den Schritt bis heute nicht bereut haben, erzählt sie uns im persönlichen Gespräch vor Ort im Clarenbachstift in Köln:

 

Frau Helmert, die Digitalisierung wird in der Pflegebranche als zunehmend wichtiges Thema wahrgenommen. Sie haben sich bereits vor zwei Jahren für den Schritt entschieden, Ihre Einrichtung neu und zukunftsorientiert aufzustellen. Warum ist es gerade jetzt von so großer Bedeutung, die Digitalisierung anzugehen?

Der Anteil bürokratischer Aufgaben ist im Laufe der Jahre stark gestiegen. Gerade in der stationären Pflege ist die Masse an Bürokratie eklatant. Um diese bewältigen zu können, gibt es aus meiner Sicht keinen anderen Weg als die Digitalisierung. Das betrifft nicht nur die Pflege selbst, sondern alle Tätigkeitsfelder unserer Einrichtung, wie z.B. die Buchhaltung oder Personalverwaltung. Daher ist eine passende Software für uns mittlerweile zu einer unverzichtbaren Stütze geworden. Ich bin immer wieder erstaunt, wenn ich höre, dass es Einrichtungen gibt, die noch ohne Software arbeiten.

 

Dass Digitalisierung von großer Bedeutung für Sie ist, zeigt Ihre Geschichte deutlich: Sie hatten bereits eine laufende Software und haben sich trotz turbulenter Zeiten zu Beginn der Corona-Pandemie für einen Neustart entschieden. Warum haben Sie den Schritt trotzdem gewagt?

Der Zeitpunkt war für uns genau der Richtige: Unser bestehender Softwarepflegevertrag wäre in einem halben bis dreiviertel Jahr ausgelaufen und die Nachfolge-Software der Firma hätte für viele MitarbeiterInnen ebenfalls eine intensive Einarbeitung bedeutet. Hinzu kam, dass unsere derzeitige Lösung für uns nicht mehr zeitgemäß war. Wir wollten uns modern aufstellen und eine Software, die Freude macht. Also haben wir uns im Team nach einer neuen Lösung umgeschaut und die Wahl fiel auf MEDIFOX DAN. Wir hatten sofort das Gefühl, die für uns passende Software gefunden zu haben: modern, zeitgemäß und mit einem für uns stimmigen Layout. So ist die Entscheidung schnell gefallen. Natürlich hat uns die Pandemie in dieser Zeit vor große Herausforderungen gestellt, aber für mich war es nicht ausschlaggebend, ob wir uns jetzt oder in einem Jahr entscheiden, denn es wusste ja auch niemand, wie es weitergeht. Aus diesem Grund haben wir uns für einen Neuanfang entschieden, nicht nur mit einer neuen Software, auch die Hardware haben wir zeitgleich umfassend erneuert. Rückblickend kann ich sagen: Wir haben den Schritt nicht bereut.

Ein digitaler Neuanfang zieht viele Entscheidungen mit sich. Wie lief die Entscheidungsfindung bei Ihnen ab und auf welche Faktoren haben Sie ein besonderes Augenmerkt gelegt?

Ich selbst habe meine beruflichen Wurzeln in der Pflege und weiß, wie wichtig es ist, dass die MitarbeiterInnen bei so einer Entscheidung mitgehen. Bei MEDIFOX DAN hatte ich von Anfang an ein gutes Gefühl, was sich bis heute bestätigt. Die Entscheidung selbst fiel aber letztendlich im kleinen Kreis mit meinem Leitungsteam, da waren wir uns schnell einig.

 

Was waren für Sie die ausschlaggebenden Argumente für die Software?

Wir sind hier eine bunte Einrichtung mit einer bunten Mitarbeiterschaft und hatten das Gefühl, dass die Software gut zu uns passt. Die Lösung von MEDIFOX DAN hat uns auf den ersten Blick gefallen und durch den an gewohnte Programme angeglichenen Aufbau findet man sich schnell zurecht. Dieser Eindruck hat sich in der Praxis für uns bestätigt. Aber auch darüber hinaus ist die Software ein wesentlicher Gewinn, denn es gibt einige Funktionen, die unsere alte Software nicht abbilden konnte, z.B. die zentrale Verwaltung von Medien und Dokumenten. Dann ging alles ganz schnell: Nach der ersten Kontaktaufnahme, den ersten Terminen bis hin zur Einführung lief alles reibungslos ab. Für uns war wichtig, dass es keine Lücken gibt, daher haben wir den Einstieg mit MEDIFOX DAN zügig vorangetrieben.

 

Scheinbar ist der Einstieg erfolgreich gelungen, denn mittlerweile arbeiten Sie seit knapp zwei Jahren mit der Software. Was ist Ihr Resümee aus dieser Zeit?

Wenn ich drei der für uns wichtigsten Funktionen der Software benennen soll, wäre das zum einen natürlich die Datenübermittlung für den medizinischen Dienst. Natürlich ist es für uns immer noch ein paar Tage Arbeit, um die Daten vernünftig einzupflegen und zu prüfen, aber ohne MEDIFOX DAN wäre das eine Aufgabe von zwei bis drei Leuten für mindestens zwei Wochen. Ein weiterer Mehrwert der Software sind für uns die umfassenden Dokumentationsmöglichkeiten: Meine Pflegedienstleitungen können viel schneller sehen, wenn es eine Lücke in der Dokumentation gibt. Früher hatte ich dafür einen externen Angestellten, der die Dokumentation Bewohner für Bewohner durchgegangen ist, um nachzuprüfen, ob alles korrekt eingetragen wurde. Aber auch meinen MitarbeiterInnen fällt das Dokumentieren mit der neuen Software deutlich leichter, insbesondere durch den selbsterklärenden Aufbau des Programms.

Für mich als Führungskraft ist aber vor allem die Dienstplanung die größte Erleichterung. Das macht mir jedes Mal Freude, da ich innerhalb von einer Stunde für das ganze Haus, alle Abteilungen und für alle hundert MitarbeiterInnen das gröbste Gerüst stehen habe. Dabei ist unheimlich praktisch, dass ich die MitarbeiterInnen in Teams einteilen kann und jederzeit sehe, wen ich bereits eingeplant habe. Auch die Urlaubsplanung sowie das Eintragen von Überstunden, was sich leider nicht immer vermeiden lässt, gelingt mit der Software viel einfacher. Aber auch aus anderen Bereichen unserer Einrichtung erreicht mich positives Feedback: Für meinen Buchhalter und meine Mitarbeiterin aus der Bewohnerverwaltung ist z.B. die Rechnungsstellung eine erhebliche Erleichterung. Auch als wir 2021 die Tagespflege und Wohnen mit Service integriert haben, war dies kein Problem! Aber nicht nur innerhalb der Einrichtung erleichtert uns die Arbeit mit der Software den Alltag. Wenn z.B. NotärztInnen oder SanitäterInnen zu uns kommen, habe ich alle Infos aus der Software sofort parat und kann ihnen alle Unterlagen sofort in die Hand drücken. Viele kennen das aus anderen Häusern nicht und freuen sich über die reibungslosen Abläufe. Natürlich bleibt noch immer eine Menge Bürokratie, aber die Software ist ganz klar eine immense Entlastung. Das ist für uns kaum in Worte zu fassen. Deshalb kann ich nur jedem weiterempfehlen, mit der MEDIFOX DAN Software zu arbeiten.

Haben Sie damit gerechnet, dass der Einstieg in die neue Software so reibungslos verläuft?

Dass es so gut läuft, hätte ich zu Beginn nicht erwartet. Gerade weil wir in einer so katastrophalen Zeit mit einer neuen Software gestartet sind, habe ich nicht von meinen MitarbeiterInnen erwartet, dass gleich zu Anfang alles perfekt ist. Doch wir wurden positiv überrascht! Schon kurz nach dem Start mit MEDIFOX DAN hatten wir die erste Prüfung vom medizinischen Dienst. Wir haben natürlich gesagt, dass sie bitte berücksichtigen sollen, dass wir vor Kurzem und mitten in der Pandemie eine neue Software eingeführt haben. Und ich kann Ihnen verraten: Die Prüfung ist super gelaufen und in der Dokumentation konnten die Prüfer keine Mängel finden.

 

Nun haben Sie mit der gelungenen Prüfung schnell erste Erfolgserlebnisse feiern dürfen. Wie war denn die Resonanz Ihrer MitarbeiterInnen zum Software-Wechsel?

Wir sind ein Haus mit wenig Personalfluktuation und haben auch ältere MitarbeiterInnen mit an Bord, denen die Einarbeitung in eine neue Software schwerer fällt als KollegInnen, die in einer digitalen Welt aufgewachsen sind. Letztendlich haben wir es als Team geschafft, auch diejenigen mitzunehmen, die etwas mehr Zeit brauchten. Wir haben uns häufig in Kleingruppen zusammengesetzt, um Schulungsbedarfe zu identifizieren. Dank gesonderten Einzelschulungen waren alle MitarbeiterInnen schnell fit im Umgang mit der Software. Fragen tauchen natürlich immer mal wieder auf: Vor zwei Wochen hat mich zum Beispiel eine Mitarbeiterin gefragt, wie Sie eine hinterlegte Telefonnummer aus den Stammdaten der Software rausziehen kann. Zwei Klicks und schon war das Problem gelöst. Keiner von uns kennt jeden Bereich des Programms. Jeder hat seine Teilspezialitäten und kennt sich dort aus, anders ist das gar nicht möglich. Heute sehnt sich keiner meiner MitarbeiterInnen die alte Software wieder herbei – auch die älteren KollegInnen nicht. Ich bin als Geschäftsführerin immer bei den Früh- und Mittagsübergaben dabei und mittlerweile fragen die KollegInnen sogar aktiv nach, ob sie nicht noch Funktionen dazubekommen können. Dann zu sehen, dass Ideen umgesetzt werden und die Software so von jedem einzelnen mitgestaltet wird, macht meinem Team große Freude. Das ist das Schöne: Das Programm ist keine fertige Haube, die man einfach übergestülpt bekommt, sondern ein Gerüst, in dem man Zwischenebenen für sich schaffen kann. Das Ganze ist natürlich auch immer ein fortlaufender Prozess, man ist nie ganz fertig und es finden sich immer kleine Nuancen, an denen man noch feilen kann (lacht).

In den letzten zwei Jahren hat sich nicht nur in Ihrer Einrichtung, sondern auch auf dem Software-Markt einiges getan, insbesondere mit dem Zusammenschluss zu MEDIFOX DAN.

Das stimmt, als wir uns damals nach einer neuen Software umgeschaut haben, mussten wir uns noch zwischen MediFox und DAN entscheiden. Vor zwei Jahren hat MediFox knapp das Rennen gemacht, umso schöner ist es für uns zu sehen, dass nun beide Unternehmen gemeinsam zusammenstehen und ihre Kompetenzen bündeln.

 

Ihre Einrichtung ist ein Paradebeispiel dafür, dass man auch trotz turbulenter Zeiten den Schritt in die Digitalisierung erfolgreich meistern kann. Was würden Sie Einrichtungen raten, die ebenfalls mit dem Gedanken spielen, sich zukünftig noch digitaler aufzustellen?

Mein Rat ist ganz klar, dass man sich einfach trauen sollte. Natürlich ist der Einstieg in eine neue Software eine Herausforderung, aber oftmals geht die Einführung schneller, als man anfangs denkt. Wir haben uns drei Monate Zeit genommen, aber letztendlich konnten wir den Start mit MEDIFOX DAN sogar schneller als gedacht meistern. Und insbesondere Leitungskräften kann ich mit auf den Weg geben, dass die Aufgaben, die uns als Führungskraft obliegen, dank Software erheblich erleichtert werden – auch wenn es immer mal 1-2 MitarbeiterInnen gibt, die sich nicht von Anfang an für einen Wechsel begeistern lassen. Ich kann aus Erfahrung sagen: Die KollegInnen werden definitiv eines Besseren belehrt (lacht). Es gibt heute keinen einzigen Mitarbeitenden bei uns, der sagt, dass es eine schlechte Entscheidung war. Ganz im Gegenteil, die KollegInnen haben viel Freude an der Software. Die MitarbeiterInnen finden sich in der Regel blitzschnell ins digitale Arbeiten ein, denn auch im Alltag sind die meisten digital unterwegs. Jeder kann heutzutage Mails schreiben, jeder hat ein eigenes Smartphone und wenn man damit umgehen kann, dann definitiv auch mit einer Pflegesoftware. Aber natürlich ist und bleibt die Pflege ein menschlicher Beruf. Technik ersetzt uns nicht, aber die digitale Welt erleichtert uns den Alltag enorm.

 

Sie haben bereits erwähnt, dass sie ein Haus mit wenig Personalfluktuation sind. Wie schaffen Sie es, Tradition und Veränderung miteinander zu verbinden?

Natürlich kommen bei uns auch stets neue KollegInnen dazu – wir übernehmen jetzt zwei Fachkräfte, die gerade ihr Examen machen – aber wir haben auch viele langjährige MitarbeiterInnen. Ich selbst bin nunmehr seit 11 Jahren hier im Clarenbachstift. Auch meine Assistentin ist seit 24 Jahren hier, mein Buchhalter ist nach seinem Zivildienst geblieben und meine Pflegedienstleitungen haben bereits ihre Ausbildung im Clarenbachstift gemacht. Ich habe sogar einen Mitarbeiter, der seit 40 Jahren Teil des Teams ist und uns noch jetzt als Rentner unterstützt. Wir alle tragen Veränderungen mit und haben einen tollen Teamgeist. Das spiegelt sich natürlich auch nach Außen wider: Wir werden aktuell tatsächlich überrannt von Azubi-willigen. Das kann ich gar nicht fassen. Wir hatten schon überlegt, wie wir es schaffen, AnwärterInnen zu bekommen und inzwischen mussten wir Leute ablehnen, weil wir zu viele Bewerbungen hatten. In diesem Jahr haben wir bereits sieben neue Azubis, die wir im Team begrüßen dürfen. Mich persönlich freut das sehr, da ich selbst in gewisser Weise schon ein „alter Hase“ bin. Gerade erst hat sich eine 16-jährige bei uns für die Ausbildung beworben, da bin ich immer sehr beeindruckt. Und ich denke, dass man gerade mit einer digitalen Arbeitsweise junge Leute für den Beruf begeistern kann, z.B. wenn die BewerberInnen sehen, dass mit Tablets gearbeitet wird.

Trotz der Vorteile, die eine Software bietet, haben Einrichtungen häufig Bedenken vor den Herausforderungen eines Wechsels. Welche Erkenntnisse haben Sie bei Ihrem Wechsel zu MEDIFOX DAN mitnehmen können?

Ich finde es besonders wichtig, ExpertInnen auszubilden, die noch intensiver geschult werden und den anderen MitarbeiterInnen so bei Fragen weiterhelfen können. So ein Experten-Pate gibt den KollegInnen Sicherheit, die anfangs unsicher sind oder etwas länger brauchen, um sich in die Software einzufinden. Darüber hinaus nutzen wir auch die Online-Hilfen, die Wissensdatenbank von MEDIFOX DAN sowie die Hotline, die ganz hervorragend funktioniert. Das haben wir auch schon anders erlebt.

 

Nachdem Sie sich nun erfolgreich in die Software eingearbeitet haben, gibt es noch weitere Projekte, die auf Ihrer To-do Liste stehen?

Tatsächlich wartet schon das nächste große Projekt auf uns, denn wir möchten bald die Anfrage für den Gesamtversorgungsvertrag stellen und uns verstärkt in die ambulante Pflege einarbeiten. Es gibt hier in Köln bereits drei Häuser, die einen Gesamtversorgungsvertrag haben und als stationäre Einrichtungen ambulante Leistungen mit anbieten können. Das würde ich sehr gern machen und da wir auch Wohnen mit Service anbieten, finde ich das ganz praktisch. Wir sind mit unserer Einrichtung sehr gut eingebettet und können fußläufig alle wichtigen Standorte erreichen. Wie Sie sehen, bleiben wir hier nie stehen. Dazu muss ich sagen, dass ich das große Glück habe, mit einem tollen Leitungsteam zu arbeiten, welches alle neuen Wege mitgeht. Ich finde, das Wichtigste dabei ist, die KollegInnen zu motivieren. Das habe ich auch bei der Umstellung auf die MEDIFOX DAN Software gesagt: Wir schaffen das! Ich weiß, das ist ein altbekannter Satz, aber damit kann ich mein Team mitziehen und nachher freuen sich alle, dass wir Neues gewagt haben. Und aus diesem Grund packen wir neue Projekte immer mit ganzem Herzen an.

 

Frau Helmert, vielen Dank für diese spannenden Eindrücke rund um Ihren Software-Wechsel zu MEDIFOX DAN. Wir wünschen Ihnen und Ihrem Team auch weiterhin viel Erfolg für alle kommenden Projekte und freuen uns auf die gemeinsame Zusammenarbeit.


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