Ambulant
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Künstliche Intelligenz für eine effektive Tourenplanung?
Die KI-gestützte Planung von Fahrten in der ambulanten Pflegepraxis
Im Gespräch mit Markus Haun, Geschäftsführer des Pflegedienst Emilia
Mit Blick auf die großen Zukunftsthemen der Pflegebranche ist in Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung ein Thema stets präsent: Künstliche Intelligenz, kurz KI. Dank der Integration KI-gestützter Modelle in digitale Planungs- und Verwaltungsprozesse sollen Pflegedienste zukünftig noch umfassender in ihrem Arbeitsalltag entlastet werden. Auch MEDIFOX DAN entwickelt gemeinsam mit dem KI-Spezialisten adiutaByte, seit Anfang 2022 festes Mitglied der Unternehmensgruppe, intelligente Planungskonzepte und setzt dabei neue Maßstäbe für eine zukunftsorientierte, effiziente Gestaltung der Tourenplanung. Doch wie können innovative Konzepte wie Künstliche Intelligenz schon heute erfolgreich in die Pflegepraxis integriert werden? Im gemeinsamen Kurzinterview mit Markus Haun, Geschäftsführer des Pflegedienstes Emilia, sprechen wir über den Weg hin zur KI-gestützten Planung von Touren in der ambulanten Pflege und neue Chancen, die sich daraus für das Team ergeben.
Herr Haun, Sie nutzen die KI-Tourenplanung bereits intensiv für eine noch effizientere Gestaltung der täglichen Abläufe in Ihrem Pflegealltag. Was ist für Sie der größte Vorteil?
Das ist für uns vor allem die immense Zeitersparnis. Die konventionelle Tourenplanung erfordert eine Menge Zeit, um alle Informationen zusammenzuziehen und an der Plantafel zu veranschaulichen. Wann fahre ich einen Klienten an, welche medizinischen Notwendigkeiten müssen berücksichtigt werden und kann ich KlientInnen tourentechnisch miteinander verbinden? Gerade bei der Tourenplanung fließen viele Informationen zusammen und als einzelne Person ist es eine riesige Herausforderung, den Überblick zu behalten. Mache ich das als Mensch, habe ich einen viel höheren Zeitaufwand und dabei womöglich eine viel höhere Fehlerfrequenz, als wenn das System die Planung für mich übernimmt. Denn grundsätzlich liegen in der MEDIFOX DAN Software alle Informationen vor, die man braucht, z.B. die Adresse des Klienten oder die Qualifikation, die für die zu erbringenden Leistungen am Klienten erforderlich ist. All diese Informationen sind im System hinterlegt, ob man die KI-Tourenplanung nutzt oder nicht. Und warum sollte man dieses Wissen liegen lassen? Für uns war die KI-Tourenplanung daher das Hauptkriterium bei der Entscheidung für MEDIFOX DAN. In dieser Hinsicht hattet ihr ein Alleinstellungsmerkmal und ich persönlich glaube an das Potenzial. Wir haben uns einmal die Mühe gemacht, die Tourenplanung parallel von einer Person und von der KI der MEDIFOX DAN Software erstellen zu lassen. Im Ergebnis war die Planung der KI viel feiner – auch in Hinblick auf die Zeitfenster, die der Tourenplan belegt. Als Mensch denkt man meistens im Viertel – oder Halbstundentakt, die KI hingegen berücksichtigt auch genauere, kurze Zeitfenster, z.B. für die Medikamentengabe. Da sehe ich wirklich großes Potenzial und wir lieben es mit dem Programm zu arbeiten, denn auch wenn sich kurzfristig etwas ändert - und das tut es in der Praxis häufig – klicken wir einfach nur auf „neuen Planvorschlag erstellen“, trinken einen Schluck Kaffee und der Plan ist fertig (lacht).
Das heißt, für Sie ist nicht nur die Zeitersparnis, sondern auch die Reaktionsfähigkeit ein großer Vorteil der KI-gestützten Tourenplanung?
Na klar, wenn jemand am Telefon ist und kurzfristig einen Vorschlag für eine Uhrzeit braucht, dann haben wir die auf Knopfdruck. Genau das ist der Punkt, die Reaktionszeit ist auch unseren KlientInnen gegenüber deutlich schneller. Und das ist ja auch ein Qualitätsmerkmal, wenn ich nicht erst in einer Stunde zurückrufe, sondern direkt am Telefon eine Antwort geben kann. Natürlich ist das auch eine große Arbeitserleichterung für uns: Alles selbst planen zu müssen, erhöht den Stresspegel schließlich enorm.
Lassen Sie die Touren ausschließlich von der KI erstellen oder justieren Sie in Hinblick auf die Planvorschläge auch mal nach?
Wir hatten den Fall, dass unsere PDL die Planvorschläge nachjustiert hat – zu Beginn, wo wir mit der KI-gestützten Tourenplanung gestartet sind. Da wurden Korrekturen gemacht und einzelne Touren verschoben. Das hatte aber den Hintergrund, dass unsere PDL inhaltlich gar nicht wusste, was die KI alles kann. Wir haben dann ein Gespräch mit MEDIFOX DAN geführt, wo uns alles noch einmal im Detail gezeigt wurde und wir gesehen haben, wo wir z.B. gewisse Stammdaten nachtragen sollten. Das war beispielsweise die Information, welche KlientInnen zusammen in einem Haus wohnen. Darüber hinaus haben wir Stammtouren angelegt, die Auftragszeiten verfeinert und haben das System auf eine kundenorientierte Planung der Touren umgestellt. Wenn die KI heute einen Planvorschlag generiert, ist alles in Ordnung und wir müssen nicht mehr nachjustieren.
Also haben Sie die Planvorschläge in Hinblick auf Ihre Anforderungen weiter optimiert und Daten in der Software nachgetragen, bis alles für Sie gepasst hat?
Und das war auch das Ziel. Wir wollten uns nicht auf der Tatsache ausruhen, dass wir alles, was nicht stimmt, schieben. Genau das Gegenteil ist der Fall: Uns war wichtig, dass wir unsere Daten weiter verfeinern - sowohl die Stammdaten als auch die Einstellungen – und das alles zentral und gut gepflegt. Somit wissen wir auch auf was wir alles achten müssen, wenn wir neue KlientInnen anlegen und sparen uns im Nachgang das aufwendige Planen der Touren.
Wenn Sie nun ein Fazit ziehen, was hat sich für Sie verändert?
Ich sag mal so, wir haben die Planvorschläge für unsere Touren innerhalb von zwei Minuten stehen. Am Anfang hat das nachträgliche Bearbeiten der Vorschläge immer noch ca. eine Stunde Zeit in Anspruch genommen, wenn man noch selbst auf die Karte geschaut hat, um die Touren mit unseren Anforderungen zu vergleichen. Aber als wir dann gemerkt haben, dass die Vorschläge der KI immer besser werden und das mit einer nahezu hundertprozentigen Genauigkeit, da ist bei uns auch das Vertrauen gewachsen. Wenn ein Planvorschlag kommt, kontrollieren wir ihn nur noch grob und wenn alles passt, akzeptieren wir das auch, weil das Vertrauen in die Software einfach da ist.
Ein wichtiger Aspekt, den Sie da nennen: Vertrauen. Gerade wenn es um KI geht, stehen viele dem Thema eher skeptisch gegenüber. Hinzu kommt, dass die Pflege auch ein sehr menschlicher Beruf ist und sich viele Fragen, ob die Integration intelligenter Systeme überhaupt funktionieren kann. Was würden Sie dem entgegnen?
Mit gesundem Menschenverstand die Planvorschläge prüfen und sich selbst fragen, ob man es anders gemacht hätte. Bei Bedarf sollte man das vertrauensvolle Gespräch suchen - das hatte uns MEDIFOX DAN damals angeboten - und sich die Zeit nehmen, sich die Vorschläge noch einmal im Detail anzuschauen. Wenn dann die ersten überzeugenden Tourenpläne da sind – und das Programm kann das, das kann ich bestätigten – kommt das Vertrauen von ganz allein, auch bei der PDL. Natürlich macht man sich im ersten Moment auch Sorgen, was man denn dann als PDL noch zu tun hat. Aber ich kann Ihnen versichern, da ist immer genug Bedarf (lacht).
Bei Ihnen wird es also nicht langweilig (lacht).
Nein, wir kompensieren die zusätzliche Zeit zum Beispiel mit Pflegevisiten. Unsere PDL ist viel draußen unterwegs und pflegt den Kontakt zu unseren KlientInnen. Da kommt viel positives Feedback bei uns an. Ich weiß von anderen Pflegediensten, deren PDLs den ganzen Tag mit internen Sachaufgaben im Büro gefangen sind, was natürlich auch die Tourenplanung umfasst. Der bürokratische Aufwand ist so groß, dass die PDL selbst gar nicht mehr rauskommt. Doch gerade der Kontakt zu den KlientInnen ist sehr wichtig, auch für die Bindung zum Pflegedienst.
Also kommt eine effektive Gestaltung aller Verwaltungs- und Planungsaufgaben nicht nur Ihren KlientInnen, sondern auch der Resonanz Ihres Pflegedienstes nach außen zugute?
Absolut! Was mich sehr beeindruckt hat, ist der Aufwand, der hinter dem System steckt – das ist ja den wenigsten bewusst. Das sind extrem komplexe Berechnungen im Hintergrund und wenn man bedenkt, dass die KI sogar Baustellen und andere Verkehrsverhältnisse in die Planung einberechnet, kommen wir mittlerweile in eine Qualität, die keine PDL leisten kann. Deswegen haben wir heute auch eine ganz neue Feinheit in der Planung und aus diesen Gründen kann ich es jedem nur empfehlen, mit der KI-Tourenplanung von MEDIFOX DAN zu arbeiten.
Häufig stehen Bedenken, wie die MitarbeiterInnen ein neues System annehmen, der Entscheidung, neue Wege einzuschlagen, entgegen. Welche Erfahrungen haben Sie in Hinblick auf die KI-Tourenplanung gemacht?
Da gebe ich Ihnen Recht, denn man muss immer den Menschen überzeugen, der das System nutzt. Da hilft kein Chef, der eine Anweisung gibt. Nein, im Endeffekt muss die Lösung die Person begeistern, die damit arbeitet. Da unsere PDL bei den Gesprächen dabei war, wo uns weitere Informationen und Hilfestellungen mit an die Hand gegeben wurden und Sie gesehen hat, wie man die KI-Tourenplanung für sich nutzen kann, war auch sie schnell überzeugt. So wächst auch bei den MitarbeiterInnen das Vertrauen und das Programm wird intensiv genutzt.
Herr Haun, vielen Dank für das gemeinsame Gespräch und die Eindrücke aus Ihrer Pflegepraxis. Wir sind gespannt auf die weitere Zusammenarbeit und freuen uns, Sie auch weiterhin auf Ihrem Weg in einen noch digitaleren Pflegealltag zu begleiten.
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