Digitalisierung in der ambulanten Pflege: Modewort oder bereits ein Muss?

MediFox GmbH

Im vergangenen Jahr habt Ihr Euch mit der Entscheidung für MEDIFOX DAN entschlossen, die Digitalisierung Eures Pflegedienstes weiter voranzutreiben. Welche Erwartungen und Ziele habt Ihr mit dieser Entscheidung verbunden?

Volker Schmidtgen: In den vergangenen sechs bis zwölf Monaten hat uns das Tagesgeschäft immer häufiger gezeigt, dass wir den Weg gehen müssen. Wir sind nicht nur ein Pflegedienst, sondern auch ein Sozialunternehmen und bieten viele Leistungen im Bereich der Inklusion an. Hier haben wir unser Tagesgeschäft in den letzten eineinhalb Jahren bereits zu hundert Prozent digitalisiert. In der Pflege ist die Welt jedoch komplexer und die Einstiegsbarrieren höher. Bis dato hatten wir daher erst einmal mit den Basismodulen von MEDIFOX DAN gearbeitet. Svenja und ich arbeiten jetzt seit ungefähr zweieinhalb Jahren im Team zusammen und haben angefangen, unser Leistungsportfolio zu definieren, unsere Webseite zu überarbeiten und auch unsere Kommunikation nach außen neu zu gestalten. Das hat uns viel positives Feedback und auch doppelt so viele KundInnen gebracht. Ab diesem Moment haben wir festgestellt, dass wir vor lauter manuellen, organisatorischen Tätigkeiten nicht mehr genug Zeit für unsere KundInnen und MitarbeiterInnen haben. Also haben wir uns die Systeme, mit denen wir arbeiten, im Detail angeguckt und entschieden, dass wir zwar schon viel richtig machen, aber auch einen konsequenten Schritt in Richtung Digitalisierung gehen wollen - von Serverhosting im Büro auf die Cloud, MEDIFOX DAN Connect und mobile Endgeräte. Das haben wir uns Ende letzten Jahres vorgenommen und hatten in diesem Jahr die heiße Rollout-Phase mit dem Ziel, die ganze Zettelwirtschaft und lange Abstimmungswege endgültig abzuschaffen. Good news: Für die (Lohn-)Abrechnung haben wir vor zwei Monaten wahrscheinlich noch mindestens eine ganze Woche gebraucht, heute sind es ein bis zwei Tage. Da haben wir schon eine erheblich höhere Effektivität und Effizienz, aber der Weg dahin war auch für uns nicht immer einfach.

Svenja Möseler: Unser Ziel dabei war eine gute Informationsweitergabe an die MitarbeiterInnen, dass keine Infos verloren gehen, man schnelle Kommunikationswege hat und vielleicht nochmal etwas nachlesen kann, z.B. das QM-Handbuch oder ähnliche Dinge.

Volker Schmidtgen: Der Weg dahin hat uns vor einige Herausforderungen gestellt. Zunächst mussten wir uns als Team darauf committen, wie wir das Thema Digitalisierung angehen wollen, in welcher Zeitabfolge und mit welcher Konsequenz wir den Schritt gehen möchten. Dieser Herausforderung haben wir uns gemeinsam gestellt und auch wenn es nicht immer einfach war, ist jeder bis heute zu hundert Prozent dabei. Svenja hat das Thema in den letzten Monaten stark vorangetrieben und ohne sie wären wir wahrscheinlich immer noch im Basiszustand (lacht). Zum anderen mussten wir im Tagesgeschäft die Zeit für Schulungen finden. Das ist nicht immer einfach, denn die Betreuung der KundInnen findet ja trotzdem statt. Und zu guter Letzt die Frage: Sind wir alle jetzt Digital Natives? Wahrscheinlich nicht. Zwar wollen wir uns alle mit dem Thema auseinandersetzen, aber gerade für MitarbeiterInnen, die nicht so erfahren im Umgang mit Smartphones, Apps & Co. sind, war das eine große Umstellung.

Svenja Möseler: Die Altersstruktur bei unseren MitarbeiterInnen ist im Durchschnitt vierzig Jahre, also wirklich gut gemischt. Wir haben auch MitarbeiterInnen bei uns, die arbeiten noch während der Rente. Die Älteste ist 73 Jahre alt, das muss man natürlich alles bedenken.

Volker Schmidtgen: Ja, neben der Kollegin habe ich bei der Schulung drei Stunden gesessen und ich muss sagen, dass sie die Umstellung wirklich toll meistert.

Svenja, Du hast die Digitalisierung bei Euch stark vorangetrieben. Sicherlich stand der ein oder andere der Umstellung zunächst skeptisch gegenüber, wie konntet Ihr das Team dennoch erfolgreich mitnehmen?

Svenja Möseler: Tatsächlich war die Mehrheit des Teams von Anfang an positiv gestimmt. Womit ich zu Beginn nicht gerechnet hatte war, dass viele anfangs Bedenken gegenüber dem Thema Datenschutz hatten. Die MitarbeiterInnen hatten Sorge um ihre privaten Daten und wollten die Handys nicht für berufliche Zwecke nutzen. Das waren auch für mich neue Themen. Und was wir nach den Schulungen festgestellt haben war, dass jeder in seinem eigenen Tempo lernt. Für manche war das gefühlt gar kein Problem, andere konnten der Schulung zwar gut folgen, hatten aber im täglichen Tun noch viele Fragen. Da haben wir zum Glück gut vorgearbeitet und haben einen Newsletter für unser Team erstellt, um darüber zu informieren, was wir machen wollen, was auf uns zukommt und in einfachen Worten die neuen Module erklärt. Wir hatten z.B. einen Zeitstrahl abgebildet, wann welche Schulungen anstehen oder auch Tipps, wie man sich die Apps runterladen kann. Darüber hinaus haben wir bei uns im Büro eine digitale Sprechstunde eingeführt, wo die KollegInnen bei individuellen Fragen jederzeit vorbeikommen konnten. Zusätzlich muss man immer bedenken: Auch, wenn die MitarbeiterInnen an erster Stelle stehen, muss man die KundInnen entsprechend einbeziehen und informieren. So kamen bei uns zum Beispiel schnell erste Rückfragen zu den Leistungsnachweisen, die wir ja digitalisiert hatten.

Wie Ihr beschrieben habt, bringt die Digitalisierung bestehender Prozesse auch immer Herausforderungen mit sich. Viele Pflegedienste schieben die Entscheidung für einen digitaleren Alltag daher oftmals auf. Gibt es aus Eurer Sicht einen „richtigen Zeitpunkt“?

Volker Schmidtgen: Ja, nach der Umsetzung der Tariftreue. Oder noch besser davor (lacht). Das Thema bindet unsere Kapazitäten tatsächlich enorm ein. Ich habe selten ein so verworrenes Konzept gesehen und das beschäftigt uns derzeit doch recht intensiv, auch wenn wir es auf mehrere Schultern verteilen.

Svenja Möseler: Ja, allerdings haben wir auch schnell gemerkt, dass wir eine Entscheidung treffen müssen, wenn wir weiterwachsen und die Qualität beibehalten wollen. Und der Gesetzgeber fördert Digitalisierung momentan.

Volker Schmidtgen: Das ist natürlich top! Ich meine, es sind 40 Prozent der Investitionskosten, die man entsprechend einreichen kann.

Svenja Möseler: Das ist definitiv ein nicht außer Acht zu lassender Faktor, denn unabhängig von der Zeit ist Digitalisierung eben auch teuer. Zu diesem Zeitpunkt haben wir die Entscheidung getroffen und rückblickend würde ich sagen, das war für uns genau die Richtige.

Volker Schmidtgen: Ja, denn ohne Digitalisierung und ohne Veränderung der Art und Weise, wie wir mit Systemen wie MEDIFOX DAN arbeiten, sind wir einfach an unsere Grenzen gestoßen. Daher war die Entscheidung für uns ganz klar und ich denke, dass es die Frage nach Digitalisierung für jeden Pflegedienst, der sich mit dem Markt, den technischen Anforderungen und Gegebenheiten auseinandersetzt, auch nicht mehr geben kann. Digitalisierung ist für mich heute kein Modewort mehr, sondern ein notwendiger Hygienefaktor. Man muss sich den Dingen einfach öffnen, ansonsten ist die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten, nicht mehr möglich.

Svenja Möseler: Ich kann aber auch verstehen, dass Leute die Entscheidung hinauszögern. Veränderung bringt immer Unsicherheit, Aufruhr und Turbulenzen mit sich – das braucht man im Alltagsgeschäft nicht unbedingt. Aber irgendwann kommt auch der Moment, in dem man durchatmen kann. Vor allem als wir gemerkt haben, wie schnell wir mit der Abrechnung vorankommen und wie viel einfacher die Kommunikation mit den MitarbeiterInnen ist. Da kam mir das erste Mal der Gedanke: Gott sei Dank, es funktioniert (lacht).

Also hat die Arbeit letztendlich Früchte getragen. Ihr habt vorhin schon die Schulungen erwähnt, wie genau ist das bei Euch abgelaufen?

Svenja Möseler: Wir haben uns natürlich die beste Zeit ausgesucht, mitten in der Corona-Pandemie (lacht). Daher hatten wir die Schulungen alle digital, aber das hat alles super funktioniert. Die MitarbeiterInnen waren fachlich top, hatten eine Engelsgeduld und sind auf all unsere Wünsche eingegangen. Manchmal habe ich wirklich gedacht: Wahnsinn, der erzählt es jetzt noch zum zwanzigsten Mal, Hut ab. Im Nachgang durfte man auch eine Bewertung abgeben und die war wirklich zu hundert Prozent ernst gemeint.

Gerade die ersten Schritte sind die wichtigsten, bis man die neuen Routinen im Alltag verinnerlicht hat. Wie ist der Digitalisierungsstatus heute bei Euch?

Svenja Möseler: Ich muss ehrlich zugeben, dass wir im Büro alle recht sicher in Sachen Digitalisierung sind. Wir können uns da schnell reinfuchsen, sind aber auch noch nicht zu hundert Prozent fit. Wir hatten jetzt den zweiten Abrechnungslauf und es gibt noch immer offene Fragen. Zum Beispiel macht uns die digitale Zeiterfassung aktuell noch das Leben schwer. Das sind Dinge, die das Projekt für uns noch nicht zum Abschluss bringen. In der Abrechnung und Kommunikation mit den MitarbeiterInnen spüren wir jedoch schon eine große Zeit- und Arbeitsersparnis.

Volker Schmidtgen: Ja, die Kommunikation mit den MitarbeiterInnen darf man mittelfristig nicht unterschätzen – gerade, wenn es um relevante Update-Informationen im Sinne von Regularien geht. Und auch für Alltagstätigkeiten wie Corona-Tests sind die Cloud-Funktionen super.

Zur Digitalisierung des Pflegealltags gehört die passende Software. Wie seid Ihr die Suche nach der richtigen Software angegangen?

Svenja Möseler: Letzten Endes spielt neben dem Preis der Kundenservice eine große Rolle. Der Support war schließlich auch einer der ausschlaggebenden Gründe für MEDIFOX DAN. Wir wurden von Anfang an mitgenommen, egal wann, wie und welche Frage wir hatten. Die Erreichbarkeit könnte aktuell besser sein, aber wir wurden immer gut beraten.

Volker Schmidtgen: Wenn man mit jemanden zusammenarbeitet und die Basics funktionieren, hat man da auch ein gutes Gefühl. Da braucht es schon einen enorm großen Anreiz, um etwas komplett anderes zu machen. Das erzeugt nur Unruhe, gerade in Hinblick auf die Datenmigration. Und das, was zur Digitalisierung notwendig ist, bietet MEDIFOX DAN aus einer Hand. Von daher haben wir uns mit einem guten Gewissen dafür entschieden, auch wenn wir durch die Bezugspflege sehr spezielle Anforderungen an die Tourenplanung haben, die nicht komplett abgedeckt werden können. Das sind Kompromisse, die man macht, aber es gibt für mich auch kein Programm, dass in allen Facetten wesentlich besser wäre. Sonst hätten wir uns für einen Wechsel entschieden. Man kann immer alle Szenarien mit Pro- und Contra-Argumenten durchgehen, aber am Ende muss man trotzdem die Entscheidung treffen. Viele Punkte haben uns bei MEDIFOX DAN überzeugt und nun gehen wir den Weg gemeinsam.

Wenn es um Digitalisierung geht, spielen auch neue mobile und flexible Arbeitsansätze eine wichtige Rolle in der heutigen Arbeitswelt. Welche Chancen seht Ihr darin für Ihren Pflegealltag?

Volker Schmidtgen: Dank der Cloud-Funktionen ist mittlerweile hundert Prozent Homeoffice-Fähigkeit gegeben und wir leben das eigentlich recht flexibel. Das haben wir einerseits in der Pandemie erlebt, wo wir uns die Frage stellen mussten, wie wir Kontakte reduzieren können, aber auch heute ist mobiles Arbeiten in unserer Wochenroutine fester Bestandteil.

Svenja Möseler: Durch das CarePad haben wir eine sehr gute Erreichbarkeit in der Rufbereitschaft. So können Daten unterwegs erfasst werden, das bringt schon eine große Erleichterung und Flexibilität im Alltag. Gerade in Zeiten, wo man sich wirklich anstrengen muss, um gutes Personal zu finden, ist es wichtig, auch gute Dinge anzubieten.

Um abschließend gemeinsam ein Fazit zu ziehen: Welche Erkenntnisse konntet Ihr aus den Erfahrungen der letzten Monate seit Eurem Start mit MEDIFOX DAN ziehen?

Svenja Möseler: Ich bin nach wie vor der Meinung, dass wir die richtige Entscheidung getroffen und den Weg bis hierhin auch gut gemeistert haben. Darüber bin ich sehr froh und auch, wenn noch nicht all unsere Fragen abschließend geklärt sind, kommen die MitarbeiterInnen gut mit dem System zurecht.

Volker Schmidtgen: Da gibt es nichts mehr zu ergänzen. Wir haben das Ganze aber tatsächlich auch nur als Team geschafft. Letztendlich hat Svenja mit ihren drei KollegInnen ganz viel gestemmt und im Tagesgeschäft vorangetrieben, damit die Umsetzung überhaupt stattfinden kann. Und ich war vor zwei Wochen total happy, als Svenja…

Svenja Möseler: …mit einem strahlenden Lächeln von der Abrechnung kam. Das ist sonst nicht der Fall (lacht).

Volker Schmidtgen: Die Abrechnungswoche ist bei uns schon eine intensive Woche. Da merkt man die Anspannung im Büro und es ist viel Konzentration erforderlich. Dieses Mal war es irgendwie gelöster. Als wir nach zwei Tagen durch waren, war das für mich ein Jackpot – ganz salopp formuliert. Genau das braucht man als Feedback, da kann man sich selbst zwar viel vorerzählen, aber letztendlich zählt das Ergebnis. Von daher ist es super, dass wir jetzt diesen Erfolg feiern können.

Vielen Dank, dass Ihr uns auf Eurer spannenden Reise mitgenommen habt und wir bei MEDIFOX DAN Euch weiterhin auf diesem Weg begleiten dürfen. Wir freuen uns auf die gemeinsame Zusammenarbeit und sind gespannt, was uns in Zukunft erwartet.

Schauen Sie sich unser gemeinsames Interview jetzt in voller Länge als Video an und verfolgen Sie die Reise des myhomecare-Teams in einen noch digitaleren Pflegealltag hautnah mit:

Möchten auch Sie digital durchstarten?

Wir beraten Sie gern zu den zahlreichen Vorzügen der Software-Suite MD Ambulant. Vereinbaren Sie jetzt mit nur wenigen Klicks Ihren persönlichen Gesprächstermin und tauchen Sie ein in die facettenreiche Welt von MEDIFOX DAN. Jetzt Online-Termin buchen

Ihnen hat der Beitrag gefallen? Dann teilen Sie ihn mit Ihren Freunden!

Zurück