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Über Software, die den Status Quo heute vorgibt und gleichzeitig auf Morgen blickt: Im Gespräch mit der AWO Weser-Ems.

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Warum auch jetzt bzw. gerade jetzt der optimale Zeitpunkt ist, um aufs richtige Pferd zu setzen? Wir haben Thomas Elsner, Vorstandsvorsitzender der AWO Weser-Ems, und seine beiden Kolleginnen Anika Wotzka und Ilona Wilke gefragt, weshalb sie sich in unsteten Zeiten wie diesen umorientiert und den Schritt in Richtung Digitalisierung mit MediFox stationär gewagt haben. Die Antwort ist deutlich: „Gerade in der Altenhilfe wurde uns mit Beginn der Pandemie durch die Schließung der Einrichtungen deutlich aufgezeigt, wie schnell wir in gewissen Bereichen an unsere Grenzen stoßen“ – diese Grenzen überwinden wir digital und unterstützen so auch große Träger wie die AWO Weser-Ems den anspruchsvollen Pflegealltag intelligent zu bewältigen.

 

Herr Elsner, Sie haben sich dazu entschlossen, mit der AWO Weser-Ems den Schritt in eine digitale Zukunft zu gehen – und das gemeinsam mit MediFox. Wo würden Sie den Ursprung Ihres Digitalisierungsgedankens verorten?

Thomas Elsner: Grundsätzlich beschäftigen wir uns in der AWO Gruppe Weser-Ems schon seit längerer Zeit mit dem Thema Digitalisierung und haben bereits im Jahr 2018 damit begonnen, uns strategisch in verschiedene Handlungsfelder aufzustellen. Wir haben uns Gedanken gemacht, wie wir die unterschiedlichen Dienstleistungsbereiche insgesamt so gut aufeinander abstimmen können, sodass sich daraus eine entsprechende strategische Vorgehensweise ergibt. Dafür wurden zehn Handlungsfelder identifiziert, die wir ab sofort systematisch und aufeinander abgestimmt bearbeiten möchten – dazu zählt auch der Bereich Digitalisierung. Natürlich haben wir uns auch in der Vergangenheit immer mal wieder punktuell mit entsprechenden Digitalisierungsprojekten – auch wenn man sie damals vielleicht noch gar nicht so konkret benannt hat – auseinandergesetzt und es sind auch damals schon verschiedene Module in den Einrichtungen zum Einsatz gekommen. Aber eben nur punktuell und längst nicht so aufeinander abgestimmt, wie es für unsere Arbeitsprozesse erforderlich ist. Rückblickend haben wir festgestellt, dass viele Prozesse eher nebeneinander laufen statt ineinander zu greifen.

 

Als Vorstandsvorsitzender der AWO Gruppe Weser-Ems stehen Sie für einen sehr modernen und fortschrittlichen Führungsstil. Welchen Anspruch haben Sie an eine Softwarelösung, um den Pflegealltag in Ihren Einrichtungen optimal zu unterstützten?

Thomas Elsner: Eine Software soll unsere MitarbeiterInnen in den Prozessen unterstützen, die Arbeit erleichtern, Doppelarbeiten vermeiden und einen Workflow zwischen den Bereichen einer Einrichtung, wie z.B. der Verwaltung, Pflege, Rechnungswesen und Personal sicherstellen. Eine absolute Grundvoraussetzung ist eine moderne Arbeitsfläche, genauso wie ein logischer Aufbau und eine einfache Handhabung. Wir müssen uns ja auch immer in die Situation der MitarbeiterInnen versetzen, die damit arbeiten. Das sind alles keine IT-Spezialisten. Die Software soll dazu dienen, dass die MitarbeiterInnen letztendlich mehr Zeit für die Arbeit am Menschen haben. Zudem muss eine innovative Softwarelösung den heutigen Anforderungen gerecht werden und auch die Entwicklung in der Pflege stets im Auge haben, vorrangig die Fachlichkeit bei der Aufgabenausführung. Natürlich sind auch Bereiche wie die IT-Sicherheit und das Thema Datenschutz enorm wichtig. Zudem legen wir viel Wert darauf, dass die Berechtigungssysteme und die Infrastruktur optimal zu uns passen.

Anika Wotzka: Viele dieser Aspekte hängen eben auch mit unserer Größe zusammen und damit, dass wir viele Einrichtungen haben, die teilweise auch unterschiedlich arbeiten. So war es uns besonders wichtig, dass wir jemanden finden, der optimal zu uns passt. Dabei hat man immer die Wahl, ob man ein Produkt „von der Stange“ nimmt oder sich etwas ganz individuell programmieren lässt. Meine Kollegin Frau Wilke und ich sind ja jetzt schon länger in das Projekt involviert und merken immer wieder, dass es bei MediFox einfach passt. Die Wege, die man mit MediFox geht, sind intuitiv, passen zu den Arbeitsabläufen unserer KollegInnen in den Einrichtungen und es wird eben genau verstanden, was wir eigentlich brauchen

 

Was braucht die AWO Gruppe Weser-Ems denn ganz konkret und wie hat es MediFox letztlich geschafft Sie davon zu überzeugen, der richtige Softwarepartner an Ihrer Seite zu sein?

Ilona Wilke: Der erste Kontakt mit MediFox auf der Altenpflege-Messe 2018 in Hannover ist mir persönlich absolut positiv in Erinnerung geblieben, da jede meiner Fragen bereits direkt vor Ort beantwortet werden konnte. Damit hatte ich nicht unbedingt gerechnet muss ich gestehen - das war schon sehr professionell! Und auch in den folgenden Gesprächen war für mich aus pflegerischer Sicht ausschlaggebend für eine Entscheidung, dass die Software einfach aufgebaut ist, sie sich unkompliziert bedienen lässt und man intuitiv durchgeführt wird. Zudem muss nicht alles doppelt eingeben werden. Das ist ein ganz wichtiger Punkt, um Arbeitsabläufe zu verbessern und Zeit zu sparen. Auch die Möglichkeit der Offline-Dokumentation war für uns ein ausschlaggebendes Argument.

Thomas Elsner: Es ist ja nicht so, dass wir nicht auch schon vor der Entscheidung für MediFox verschiedene Softwarelösungen in unseren Einrichtungen eingesetzt haben. Jedoch ist diese Software mittlerweile einfach nicht mehr zeitgemäß. Das muss man ganz klar so sagen. Bei MediFox war dann letztendlich ausschlaggebend, dass es für uns sehr wichtig war, einen Partner mit einschlägiger und langjähriger Erfahrung am Markt zu finden. Wir wollten die Entscheidung mit der Gewissheit treffen, dann auch ein absolut stabiles Produkt zu kaufen. Denn diese Entscheidung – wir reden hier ja nicht nur über ein paar Euro, die wir investieren – umfasst zum einen die Software, die gekauft wird und zum anderen natürlich auch alles was mit der Implementierungsphase einhergeht. Wir wollten in eine Pflegesoftware investieren, die den heutigen Anforderungen entspricht, modern aufgesetzt ist, auch aktuelle Themen der Pflege mit abbildet und kontinuierlich weiterentwickelt wird.

Anika Wotzka: Wir legen besonders viel Wert darauf, nicht nur eine Software im Einsatz zu haben, die zwar den heutigen Status Quo abbildet, aber noch nicht auf morgen blickt. Deshalb hat uns auch die Präsentation diverser Zukunftsthemen seitens MediFox sehr überzeugt und noch einmal verdeutlicht, dass genau dieser Weitblick absolut vorhanden ist. Für unsere Entscheidung war dann aber auch noch wichtig, dass ein rund um die Uhr Support sichergestellt ist. Gerade für Einrichtungen und Bereiche, in denen 24/7 gearbeitet wird, ist das ein absolutes Muss.

 

 

Sie haben die Entscheidung für eine digitale Zukunft in einer Zeit getroffen, in der vieles unsicher ist und der Pflegealltag zahlreiche Herausforderungen beinhaltet. Warum ist gerade jetzt der richtige Zeitpunkt?

Thomas Elsner: Ich denke die grundsätzliche Entscheidung, dass wir uns in den unterschiedlichen Dienstleistungsbereichen für die Zukunft digitaler aufstellen müssen, haben wir sicherlich schon vor der Corona-Krise getroffen. Mit Beginn der Pandemie sind wir aber nochmals darin bestärkt worden, diesen Weg jetzt einzuschlagen. Gerade in der Altenhilfe wurde uns mit Beginn der Pandemie durch die Schließung der Einrichtungen deutlich aufgezeigt, wie schnell wir in gewissen Bereichen an unsere Grenzen stoßen. Ich denke da speziell an die Wochen und Monate, in denen Angehörige keinen Zugang mehr zu ihren Liebsten in den Einrichtungen hatten und wir dann überlegen mussten, wie wir die Kommunikation dennoch aufrechterhalten können. In dieser Situation haben wir sehr stark gemerkt, dass uns Digitalisierung an der Stelle nicht nur helfen, sondern deutlich unterstützen kann. Das war sicherlich nochmal ein Aha-Moment für uns.

Ilona Wilke: Die Digitalisierung wird die Kommunikation für uns an vielen Stellen deutlich vereinfachen und wenn ich jetzt an die Inhalte der MediFox- Software als Komplettlösung denke, wodurch wir dann auch einen entsprechenden Workflow haben – von der Verwaltung bis zum Austausch mit den Hausärzten und Angehörigen – dann hätte uns das in dieser Situation sicherlich schon jetzt sehr geholfen.

Anika Wotzka: Und letztendlich muss man auch sagen, dass wir in der Entscheidung, diesen Weg jetzt zu gehen, auch durch die MitarbeiterInnen aus den Einrichtungen und die Betriebsräte bestärkt wurden. Natürlich haben auch sie gesehen, welche Entlastungen mit dem Projekt „Digitalisierung“ verbunden sind. Von daher war es für uns genau die richtige Entscheidung, diesen Weg jetzt noch schneller zu gehen als vielleicht geplant.

 

Wie schaffen Sie es denn, auch Ihre MitarbeiterInnen in den Einrichtungen als treibenden Faktor für das Projekt „Digitalisierung“ zu begeistern?

Thomas Elsner: Damit ein Projekt dieser Größenordnung überhaupt eine Chance hat, von den MitarbeiterInnen im wahrsten Sinne des Wortes mit „getragen“ und akzeptiert zu werden ist es unabdingbar, die KollegInnen vor Ort von Anfang an in den Veränderungsprozess mit einzubeziehen, Transparenz zu schaffen und auf allen Ebenen ein gutes Miteinander herzustellen. Kein Projekt kann erfolgreich sein, wenn nicht alle Beteiligten, die davon betroffen sind, in einem Boot sitzen und auch in eine Richtung rudern!

 

Und wodurch unterscheidet sich die Herangehensweise der AWO Gruppe Weser-Ems im Vergleich zu anderen Trägern und Einrichtungen mit vergleichbaren Strukturen?

Thomas Elsner: Wie bereits erwähnt, setzen wir ganz stark auf Transparenz und einen gemeinschaftlichen Projekterfolg. Ich glaube wir stehen in vielen Bereichen noch am Anfang, aber alle Beteiligten sehen, dass die Digitalisierung letztendlich eine gute Unterstützung ist bzw. sein kann. Das ist uns gelungen, indem wir unseren Datenschutzbeauftragten und den Betriebsrat – den Gesamtbetriebsrat und den Konzernbetriebsrat – von Beginn an involviert haben. Wir gehören ja auch zu den wenigen Wohlfahrtsverbänden, die einen echten Wirtschaftsausschuss haben, wo genau diese Thematik – welche Themen haben wir, welche Projekte planen wir, wo stehen wir – thematisiert wird. Also versuchen wir auch dort diese Themen absolut transparent zu kommunizieren. Unser Projekt hat eine gute Basis. Darin werden wir bestärkt und auch der Gesamtbetriebsrat hat erst kürzlich zurückgemeldet, dass er positiv von der Implementierungsphase überrascht ist.

 

 

Apropos Implementierungsphase - wie sehen nun die nächsten Schritte auf Ihrem Weg in einen digitalen Pflegealltag mit MediFox aus?

Anika Wotzka: Wir sind schon mittendrin (lacht)! Die Implementierungsphase haben wir in drei große Blöcke eingeteilt, die wir nun Stück für Stück abarbeiten: Verwaltung, Personaleinsatzplanung und die Pflegedokumentation – ergänzend dazu haben wir uns noch für MediFox Connect entschieden. Auf dem Weg dorthin ist uns klar geworden, dass wir unsere MitarbeiterInnen nicht direkt überfordern dürfen. Bei dem Umfang unseres Projekts ist dieses Risiko nämlich doch recht hoch. Die MitarbeiterInnen sollen sich jetzt erstmal im Verwaltungsmodul einarbeiten, sicher werden und dann kann man den nächsten Schritt machen und die nächste Funktion dazunehmen.

 

Besondere Zeiten erfordern besondere Maßnahmen: Deshalb haben wir unser Online-Schulungsangebot ausgebaut, um unsere KundInnen virtuell bei ihrem Start mit MediFox zu unterstützen. Auch Sie und Ihr Team haben von diesem Service bereits Gebrauch gemacht - wie fällt Ihr Resümee aus?

Anika Wotzka: Vor kurzem haben wir unsere erste Online-Schulung absolviert. Dabei hat sich schnell gezeigt, dass das Konzept funktioniert. Es fühlten sich alle abgeholt und das Feedback war gut. Der nächste Schritt ist jetzt, dass wir aktiv ins Arbeiten kommen. Aber auch dabei haben wir die Gewissheit, dass wenn es Probleme oder Fragen geben sollte, sind die KollegInnen von MediFox per Telefon, Zoom oder sonstige Möglichkeiten jederzeit erreichbar. Wir werden sicherlich auch mal an einen Punkt kommen, wo wir tatsächlich Unterstützung vor Ort brauchen, z.B. bei der Pflegedokumentation. Bis dahin sind allerdings auch noch ein paar Monate und wir blicken optimistisch in die Zukunft.

 

Die ersten gemeinsamen Schritte sind bereits gegangen, viele weitere werden noch folgen: Wodurch zeichnet sich die bisherige Zusammenarbeit zwischen der AWO Gruppe Weser-Ems und MediFox Ihrer Meinung nach aus?

Thomas Elsner: Mit MediFox haben wir einen Partner gefunden, der schon lange im Bereich der Altenpflege unterwegs ist und bereits ganz unterschiedliche Träger und Einrichtungen kennengelernt hat. Für die erfolgreiche Umsetzung eines solchen Projekts ist es meiner Meinung nach enorm wichtig, dass beide Seiten in der Lage sind unsere Prozesse zu bewerten, um dann miteinander zu diskutieren und abzuwägen, ob wir auf dem richtigen Weg sind oder ob es vielleicht sogar Sinn macht, davon abzuweichen. Dabei nimmt man natürlich auch Impulse aus vergleichbaren Projekten mit auf. Das macht so ein Projekt aus meiner Sicht ja auch so spannend, dass man voneinander lernen kann.

Anika Wotzka: Genau deshalb klappt die Zusammenarbeit bisher auch so gut! Ich persönlich finde, als Kunde sollte man unbedingt auch offen für Neues sein. Einfach zu sagen „bei uns läuft das so und so soll es bitte auch weiterlaufen“ ist nicht immer der zielführendste Weg. Wir sind sehr dankbar für neue Ideen und Impulse, die unsere AnsprechpartnerInnen von MediFox aus ihrer Erfahrung mit einbringen. Das sind oftmals Aspekte, an die man als Kunde gar nicht unbedingt denkt, wenn man so in seinem täglichen Doing ist. Uns geht es nämlich genau darum, Dinge nicht so zu machen wie wir sie immer gemacht haben. Und dafür ist ein Expertenblick von außen sehr wertvoll!

 

Welchen Tipp würden Sie Ihren KollegInnen mit auf den Weg geben, die aktuell noch vor einer Entscheidung für den Schritt in eine digitale Zukunft stehen?

Thomas Elsner: Definitiv Mut zur Veränderung! Zudem würde ich als Tipp mit auf den Weg geben, eine solche Entscheidung nicht alleine in der Geschäftsführung zu treffen. Ich habe eingangs gesagt, dass wir mit der AWO Gruppe Weser-Ems im Jahr 2018 zehn Handlungsfelder erarbeitet haben. Als wir dann den Aspekt der Digitalisierung für uns als Handlungsfeld identifiziert haben, war es die absolut richtige Entscheidung, im nächsten Schritt auf eine breite Basis zu setzen. Das heißt, wir haben auch hier wieder Einrichtungsleitungen und Betriebsratsstrukturen einbezogen und im Rahmen eines Workshops ein gemeinsames Verständnis erarbeitet, wie wir das Projekt Digitalisierung in der AWO Gruppe Weser-Ems umsetzen möchten. So haben wir unsere Ziele im Rahmen der Digitalisierung gemeinsam mit unseren leitenden Angestellten in den Einrichtungen, mit den Betriebsrat-VertreterInnen und den BetriebsleiterInnen hier in der Geschäftsstelle erarbeitet. Ganz wichtig ist, von Anfang an eine Transparenz zu den einzelnen Themen herzustellen und ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln.

 

Wir danken Ihnen für diese Interessanten Einblicke und freuen uns auf die nächsten gemeinsamen Schritte!


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