Erfolgreicher Wechsel zu MediFox: "Das ist viel besser gelaufen, als ich gedacht hatte"

MediFox GmbH

Frau Finke, was muss denn eine Softwarelösung für Sie alles mitbringen, um Ihren individuellen Bedürfnissen im Pflegealltag gerecht zu werden?

Besonders wichtig ist für mich die zeitliche Ersparnis, denn die Software soll meinen Arbeitsalltag erleichtern. Das erfüllt MediFox schon jetzt, obwohl wir noch nicht lange dabei sind und natürlich auch noch Themen bearbeitet werden müssen. Offiziell arbeite ich seit dem 1. Januar 2021 mit MediFox ambulant und mit der Umstellung auf ein neues System haben wir gleichzeitig beschlossen, dass wir die Gelegenheit nutzen und uns intensiver mit dem Thema Digitalisierung beschäftigen möchten. Zurzeit können für Digitalisierungsprojekte ja noch Förderzuschüsse von bis zu 12.000€ vom Staat beantragt werden.

Nicht selten stellen Bedenken, wie beispielsweise die Angst vor einem vermeidlichen Datenverlust bei der Stammdatenübernahme, eine Hürde für die Entscheidung eines Softwarewechsels dar. Waren Bedenken wie diese auch für Sie im Vorfeld ein Thema?

Auch ich habe mir vor der Umstellung durchaus Gedanken gemacht und mich gefragt, ob ich das alles hinbekomme und vor allem, wie ich meine MitarbeiterInnen davon überzeugen kann. Wir hatten ja bereits ein laufendes System. Zudem habe ich einen eher älteren Personalstamm, der sich tendenziell eher nicht so gerne mit technischen Dingen auseinandersetzt. Aber das hat wirklich gut geklappt. Wir haben dann auch gemeinsam die Schulung gemacht und da kam immer ein gewisser Spaß bei auf. Auch wenn die Fortbildungen bedingt durch die aktuelle Situation online stattfinden mussten, sind diese insgesamt sehr gut gelaufen und waren wirklich auch nett gemacht. Wenn dann im Alltag doch noch Fragen bei meinen MitarbeiterInnen aufkommen, schauen wir gemeinsam, wie wir das Problem lösen können. Ich glaube, dass ich da im letzten Jahr sehr viel gelernt habe. Man kann das alles lernen und muss davor auch keine Angst haben. Wenn man die Herausforderung annimmt, ist das auch absolut machbar. Die Gedanken spielen einem da manchmal selbst einen Streich, aber das ist viel besser gelaufen, als ich gedacht hatte (lacht).

Wie hat sich Ihr Pflegealltag denn konkret verändert, nachdem die Umstellung erfolgt ist?

Ich nutze seit der Umstellung auf MediFox auch die Tourenplanung und die mobile Datenerfassung. Somit kann ich zum Beispiel schon in der Woche die Leistungsnachweise ansehen und prüfen, was meine MitarbeiterInnen eingetragen haben und ob alles passt. Änderungen können dann ggf. direkt vorgenommen werden. Da ich bereits im Vorfeld alles kontrollieren kann, ist die Abrechnung der Leistungen am Ende des Monats viel entspannter. Auch das Schreiben des Dienstplans ist super einfach! Eine ordentliche Datenpflege ist dabei die halbe Miete. Wenn man da erstmal reingekommen ist, erspart das wirklich viel Arbeit und Zeit. Auch für mich im Büro: Ich habe die ganze Zettelwirtschaft nicht mehr. Wir haben in der Pflege generell schon sehr viel zu schreiben und was ich da an Papier verbraucht habe im Monat ist wirklich unglaublich – und ich habe einen kleinen Betrieb. Gerade durch die Corona-Pandemie hat man nun gesehen, dass man da viel mehr machen und noch effektiver arbeiten kann.

Frau Finke, ganz so neu ist das Thema Digitalisierung in der Pflege für Sie und Ihr Team ja nun nicht mehr, denn auch in der Vergangenheit haben Sie bereits das eine oder andere Digitalisierungsprojekt erfolgreich umgesetzt. Wenn Sie jetzt zurückblicken, könnten Sie sich heute überhaupt noch einen Pflegealltag ohne digitale Softwarelösungen vorstellen?

Nein. Ich habe letztens noch meine ersten Rechnungen gefunden und die habe ich tatsächlich noch auf der Schreibmaschine geschrieben. Das ist schon lustig anzusehen und ich weiß auch noch genau, wie man am Ende des Monats stundenlang dort gesessen und die Rechnungen geschrieben hat. Gerade in den letzten Jahren hat schon ein großer Wandel stattgefunden – auch bei uns. Zudem komme ich langsam in ein Alter, wo man schon in Richtung Rente denkt. Wenn man seinen Betrieb irgendwann weitergeben möchte, muss man heute schon modern aufgestellt sein. Da spielen auch ökonomische und ökologische Faktoren eine große Rolle. Es ist einfach wichtig am Ball zu bleiben und ich bin froh, dass ich das gemacht habe.

Mit Ihrem Wechsel zu MediFox haben Sie bereits den ersten Schritt in einen digitalen Pflegealltag gemacht. Welchen Tipp würden Sie Ihren KollegInnen ans Herz legen, die aktuell noch vor der Entscheidung für einen Softwarewechsel stehen?

Es ist alles machbar und irgendwann muss man den Schritt in Richtung Digitalisierung gehen. Meine Wahl ist dann letztlich auf MediFox gefallen – und das, obwohl ich persönlich MediFox bis dato immer ein klein wenig überkandidelt fand. Ich habe mich vorher immer gefragt, was mir diese Software mehr bieten will im Vergleich zu dem, was ich bereits habe, womit ich mich wohlfühle und auch gut mit arbeiten kann. Zu diesem Zeitpunkt habe ich aber wirklich nur digital abgerechnet und dokumentiert. Jetzt nutze ich auch die Personaleinsatzplanung sowie die mobile Datenerfassung von MediFox ambulant. Wenn ich gewusst hätte, wie gut das funktioniert, dann hätte ich den Schritt möglicherweise auch schon viel früher gemacht. Mit der Förderung nach dem Personalstärkungsgesetz (PpSG) habe ich dann aber die Gelegenheit genutzt und im letzten Jahr endgültig einen Cut gemacht. Mittlerweile bekommen wir das neue System auch wirklich gut gehändelt und nach der kompletten Umstellung wird dann auch alles optimal auf den eigenen Betrieb zugeschnitten sein. Aber dafür muss man eben am Ball bleiben und nie aufhören, zu fragen.

Frau Finke, vielen Dank für die Eindrücke von Ihrem Start mit MediFox, für Ihre Zeit und das tolle Gespräch. Wir wünschen Ihnen auch weiterhin viel Erfolg auf Ihrem Weg in einen digitalen Pflegealltag.

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