Empowerment durch Innovation: Ein Blick hinter die Kulissen der digitalen Transformation in der stationären Pflege

MediFox GmbH

Herr Hammer, Frau Fuchs jetzt ist es schon über ein Jahr her, dass der Startschuss für Ihren digitalen Pflegealltag mit MD Stationär gefallen ist und wir möchten heute einmal auf die vergangenen Monate zurückblicken, denn Sie haben eine 180 Grad Wende hinter sich in Sachen Digitalisierung. Was ist im vergangenen Jahr alles in Ihrer Einrichtung passiert?

Lars Hammer: Wir haben im letzten Jahr mit der Konfiguration der Abrechnung und Verwaltung angefangen. Seit zwei Monaten laufen die Prozesse vollumfassend über MD Stationär und es hat sich sehr gut in unserem stationären Pflegealltag etabliert. Zu Rückfragen unserer MitarbeiterInnen kommt es nur noch sehr selten. Das Altsystem nutzen wir parallel als Backup, falls es Unklarheiten geben sollte oder wir etwas nachschauen müssen. Unser Geschäftsführer hat damals entschieden, dass die alten Programme erst dann gekündigt werden sollen, wenn MD Stationär vollumfänglich läuft. Er hat bereits in einem anderen Setting eine Volldigitalisierung begleitet und wir konnten von seinen Erfahrungen natürlich auch bei diesem Projekt profitieren. Er hat uns darauf vorbereitet, dass ein so großes Projekt immer länger dauert, als man anfangs denkt und sich das vielleicht auch wünscht. Das ist in diesem Fall auch so gewesen. Grundsätzlich kann man aber sagen, dass in der Abrechnung und Verwaltung heute alles funktioniert, wobei noch ein gewisses Finetuning fehlt, was das Controlling betrifft. Damit haben wir uns bisher noch nicht im Detail befasst, aber das Tagesgeschäft läuft.

Auch den Bereich der Dienstplanung haben wir komplett digitalisiert. Zunächst standen wir vor Herausforderungen technischer Natur und auf unserer Seite, was die Logik der Softwarelösung angeht, mit der wir uns im Detail noch einmal auseinandersetzen mussten. Doch heute läuft die Dienstplanung digital. Auch im Bereich der Pflege, wo wir anhand der Gesetzesänderung nach §113c SGB XI nach der neuen Personalbemessung einen ganz anderen Weg gehen. Die wohnbereichsübergreifende Planung führen wir anhand einer stationären Tourenplanung durch. Unsere aktuellen Dienstpläne orientieren sich bereits an den Qualifikationsniveaus und zusätzlich haben wir einen Nachtdienstplan sowie einen Schülerplan.

Heidrun Fuchs: Die Dienstpläne neu zu denken, war für uns eine große Umstellung und anfangs waren die MitarbeiterInnen skeptisch, da man die wohnbereichsbezogenen Dienstpläne nicht mehr einsehen kann. Jetzt haben wir einzelne Dienstpläne für die Fachkräfte, die Pflegefachassistenten und die Hilfskräfte. Im Krankheitsfall einer Pflegekraft war es für uns zunächst eine Herausforderung, die einzelnen Dienstpläne übereinander zu legen, um nach Ersatz zu schauen und umzuplanen. Aber auch das hat sich mittlerweile eingebürgert, auch wenn es anfangs eine große Umstellung für uns war.

Im Bereich der Pflege- und Betreuungsdokumentation hatten wir anfangs Bedenken und haben uns gefragt, wie wir das bloß alles in dem Zeitraum schaffen sollen. Zusätzlich haben wir an die MitarbeiterInnen gedacht, die nicht so affin sind, was die Bedienung von digitalen Medien angeht. Im Oktober haben wir begonnen, die Bewohnerakten in MD Stationär einzupflegen und haben das erfolgreich in dem dafür vorgesehenen Zeitraum umgesetzt. Es war großartig zu sehen, wie alle Pflegefachkräfte und Hilfskräfte gemeinsam an einem Strang gezogen haben. So zeigt sich im Rückblick, dass die Umstellung viel besser verlief als erwartet. Ein herzliches Dankeschön geht an all meine KollegInnen, die sich gegenseitig unterstützt haben. Besonders die jüngere Generation hat die älteren MitarbeiterInnen motiviert und begleitet. Zum Glück ist MD Stationär sehr nutzerfreundlich. Auch wenn wir noch einige Herausforderungen meistern müssen und nicht alles reibungslos läuft, sind wir auf einem guten Weg. Ich denke, es ist normal, dass wir noch Dinge übersehen oder lernen müssen, schließlich nutzen wir das System erst seit Oktober.

Lars Hammer: In diesem Zeitraum haben wir begonnen, die Tablets im Pflegebereich einzuführen. Zugegeben hatte ich bei etwa einem Drittel der MitarbeiterInnen Schwierigkeiten aufgrund mangelnder Affinität zu digitalen Medien befürchtet. Doch ich wurde positiv überrascht. Als dann einige Fragen aufkamen, merkte ich, dass auch diejenigen, die sich zunächst nicht so intensiv damit beschäftigten, Interesse zeigten und bereit waren, das Medium zu nutzen. Ich erinnere mich an eine Mitarbeiterin, die anfangs von „Tabletten“ sprach, bis ich verstanden habe, dass sie „Tablets“ meinte (lacht). Natürlich gibt es immer MitarbeiterInnen, die mehr Unterstützung benötigen – das ist uns bewusst. Im nächsten Schritt haben wir auch die Betreuungsassistenten einbezogen, was reibungslos verlief. Nun nutzen die MitarbeiterInnen aus diesen beiden Abteilungen sowie einige Stabstellen bei uns im Haus die Tablets zur Dokumentation. Einige müssen jedoch noch alte Gewohnheiten ablegen, wie beispielsweise das Dokumentieren zu festen Zeiten, anstatt direkt im Bewohnerzimmer ohne Zeitverlust zu dokumentieren. Diejenigen, denen die Nutzung des Tablets von Anfang an leichtgefallen ist, machen das bereits sehr gut, wie z.B. unsere Wundtherapeutin. Unser Ziel ist es, dass alle MitarbeiterInnen in Zukunft so arbeiten. Auch andere Stabstellen, wie unser Haustechniker oder Herr Caspers aus dem Küchenbereich, nutzen Tablets für ihre spezifischen Aufgaben. Seit Januar arbeiten wir nahezu vollständig mit MD Stationär, jedoch gibt es noch einige wenige Herausforderungen, die wir jetzt angehen. Parallel zu MD Stationär werden wir zum Beispiel zukünftig auch MD Learning by smartAware als Fortbildungslösung nutzen.

Wir sind in ganz vielen Bereichen den Weg gegangen, uns digitaler aufzustellen. Auch in Bereichen, die nichts mit MEDIFOX DAN zu tun haben. Beispielsweise können wir den Raum, in dem wir uns gerade befinden, über Outlook buchen und können im Vorfeld angeben, wie viele Personen kommen werden und welche Unterstützung wir von anderen Abteilungen benötigen, zum Beispiel bei der Bestuhlung oder Verpflegung. Wie Sie sehen, haben wir in vielen Bereichen von 0 auf 100 digitalisiert. Unter anderem haben wir in unserer Einrichtung jetzt WLAN für die nächsten Jahrhunderte (lacht). Wir stellen Internetzugänge für Beschäftigte, BewohnerInnen und BesucherInnen zur Verfügung. Einige BewohnerInnen nutzen diese Zugänge auch schon, wenn auch eher wenig. Herr Caspers und ich wollen auch mal jemanden einladen, der die BewohnerInnen in der Nutzung vorkonfigurierter Tablets schult. Aktuell sind wir dabei, eine Verknüpfung unseres Küchenmanagement- und Bestellprogramms mit MD Stationär herzustellen, damit die Hauswirtschaftsassistenten ab Sommer die Essenswünsche der BewohnerInnen bezugnehmend auf die Daten, die in unserer Pflegesoftware schon hinterlegt sind, erfassen können. Unser Ziel ist es, nicht alles für jede Abteilung nochmal machen zu müssen und Prozesse somit durch die Digitalisierung zu verschlanken.

Werfen wir nun nochmal einen Blick auf den Einführungsprozess von MD Stationär: Wie liefen die Konfigurationen und Schulungen in Zusammenarbeit mit MEDIFOX DAN ab?

Heidrun Fuchs: Die Schulungen zur Pflegedokumentation liefen reibungslos. Die TrainerInnen waren sehr angenehm und haben die Inhalte verständlich vermittelt. Sie haben uns umfassend über die Anforderungen informiert und sich Zeit für individuelle Fragen genommen. Als wir angefangen haben, selbstständig in der Dokumentation mit MD Stationär zu arbeiten, unterstützte sich unser Team gegenseitig, wenn doch nochmal Rückfragen aufkamen. Die Terminplanung verlief ebenfalls gut, da wir zu Beginn des Projekts einen klaren Jahresplan erhalten haben, der uns optimal auf die verschiedenen Schulungen vorbereitet hat.

Lars Hammer: Ich stimme dem zu. Bei einigen Konfigurationsterminen gab es leichte Herausforderungen, da einige Male unterschiedliche TrainerInnen und MitarbeiterInnen vor Ort waren. Vor allem bei der Dienstplanung stellten wir fest, dass eine heterogene Gruppe die Schulung erschwert. Rückblickend betrachtet, wäre es hilfreich gewesen, wenn wir im Vorfeld genauere Vorgaben zur Vorbereitung der Dienstplanschulungen erhalten hätten. Einige MitarbeiterInnen sind erfahrener in der Dienstplanung als andere, was zu unterschiedlichen Bedürfnissen im Rahmen der Schulung führte. Auch technische Affinität spielte eine Rolle, da sich einige MitarbeiterInnen erst an die neue Lösung gewöhnen mussten. Insgesamt sind wir jedoch zufrieden, denn das Ergebnis zeigt, dass wir nun unsere Dienstplanung erfolgreich über MD Stationär abbilden. Wir arbeiten noch an einigen Details und einiges haben wir auch im Selbstlernprozess gemeistert. Insgesamt sind wir sehr zufrieden mit der Begleitung von MEDIFOX DAN. Als ich die Rollen und Rechte erstmalig verteilt habe, war es doch herausfordernder als ursprünglich gedacht. Ich habe diese nach dem Prinzip des Ausprobierens verteilt und merke jetzt im Prozess, dass die Rückfragen der MitarbeiterInnen viel gezielter und detaillierter sind. Das zeigt, dass sich die MitarbeiterInnen mit dem System intensiv auseinandersetzen.

Es ist kein Geheimnis, dass die Pflegebranche doch mit einigen Herausforderungen zu kämpfen hat. Was kann die Einführung einer Pflegesoftware für die Branche tun und wie kann Digitalisierung beim Meistern dieser Herausforderungen unterstützen?

Lars Hammer: Als wir uns für MD Stationär entschieden haben, war es uns wichtig, Kontaktmöglichkeiten nach außen zu schaffen – gerade hier im ländlichen Bereich. Wenn wir die MitarbeiterInnen über Connect mitgenommen haben, werden wir als nächstes die ÄrztInnen und medizinische Dienstleister dazunehmen, denn da sehe ich nochmal einen riesigen Mehrwert. Hier in Mechernich liegen wir ziemlich zentral und verfügen über eine sehr gute hausärztliche Anbindung im Ort. Aber auch unsere HausärztInnen werden älter und ob da direkt NachfolgerInnen gefunden werden, weiß ich nicht. Das heißt, die Versorgung unserer BewohnerInnen wird sich wahrscheinlich auf weniger ÄrztInnen verteilen – es wird zu einem Ungleichgewicht kommen. Vor allem im ländlichen Bereich stellt das eine Herausforderung dar. Hier ist die Lösung Connect optimal, denn die ÄrztInnen können in Zukunft wahrscheinlich nicht mehr einmal die Woche vorbeikommen und schaffen es vielleicht nur noch alle drei Wochen. Mit Connect können Sie aber jederzeit mit uns in Kontakt treten und haben Zugriff auf die Pflegedokumentation. Ich sehe da einen deutlichen Mehrwert.

Heidrun Fuchs: So können sich die ÄrztInnen schon mal eine Wunde ansehen und den Verlauf verfolgen. Wir hatten auch schon Kontakt mit einigen ÄrztInnen und ein großer Teil ist auch sehr begeistert, dass wir das bald umsetzen.

Lars Hammer: Das werden wir im Februar oder März in Angriff nehmen. Als nächstes nehmen wir die Angehörigen über Connect mit dazu. Da müssen wir aktuell noch ein paar datenschutzrechtliche Dinge abklären, denn da soll auch nicht jeder Zugriff haben. Wenn unsere Homepage finalisiert wurde, werden wir das Interessententool für BewohnerInnen mit MD Stationär verknüpfen. Inwieweit das genutzt wird, wird sich zeigen. Auf Dauer sicherlich mehr als aktuell, da zur Zeit noch viel über den persönlichen Kontakt läuft. Auch die Bewerbungen von potenziellen MitarbeiterInnen werden wir zukünftig über die Verknüpfung von MD Stationär und unserer Homepage laufen lassen. Aktuell läuft das Bewerbermanagement über ein Portal, über das wir die Bewerbungen erhalten. Das ist noch Neuland für uns, aber als Zwischenlösung funktioniert das schon sehr gut. Ich sehe da generell einen gewissen Marketingwert, denn wir sind ein lokales Unternehmen, das im Ort gut vernetzt ist. Trotzdem blicken wir in die Zukunft, indem wir uns mit Technologien und IT auseinandersetzen, die unsere Arbeit erleichtern. Damit können wir neue MitarbeiterInnen anwerben, denn man kann nicht von einem modernen Dienstleistungsberuf in der Altenpflege sprechen und den MitarbeiterInnen dann einen Stift oder eine Schreibmaschine in die Hand drücken. Gerade für die Generation Z ist digitales und effizientes Arbeiten in der Pflege deutlich attraktiver. Wir erhoffen uns durch die Digitalisierung einen gewissen Marktvorteil in der Konkurrenzsituation um neue MitarbeiterInnen.

Heidrun Fuchs: Neben der Entlastung für die MitarbeiterInnen ist auch die Mitarbeiterzufriedenheit sehr wichtig, die wir mit Lösungen wie Connect weiter steigern können. Sie können von zu Hause aus einsehen, wann der nächste Dienst ansteht sowie Urlaubs- und Wunschdienste angeben. Das finde ich auch echt super.

Was sind Ihre Lieblingsfunktionen in MD Stationär, die Sie im Alltag am meisten unterstützen?

Lars Hammer: Auf jeden Fall Mein Tag!

Heidrun Fuchs: Da sind wir aktuell noch in Kinderschuhen und möchten die Einführung von Mein Tag bis Ende April umsetzen. Wir befassen uns jetzt seit ein bis zwei Wochen mit. Vorab haben wir manuell geplant, aber wenn die Tourenplanung reibungslos darüber läuft, ist das eine große Entlastung. Der manuelle Aufwand bei der Planung ist schon nicht unerheblich, wenn dann alles automatisch läuft, sparen wir viel Zeit. Ich kann noch nicht so viel darüber sagen, da wir noch am Anfang stehen, aber ich sehe da großes Potenzial. Auch Connect wird uns in vielen Bereichen enorm entlasten. Im Allgemeinen sehe ich noch einen großen Vorteil in der Verknüpfung aller Informationen und Bereiche. Mit ein paar Klicks haben wir direkt alle relevanten Daten auf einen Blick. Ich kann in meiner Funktion viel schneller etwas nachvollziehen, kann kontrollieren, ob alles läuft und alles eingetragen ist. Das sind für mich persönlich die wichtigsten Funktionen.

Lars Hammer: Die Verknüpfung zwischen den verschiedenen Bereichen von MD Stationär finde ich auch super. Es ist sehr praktisch, dass Informationen zum Beispiel aus dem Verwaltungsmodul direkt auch in der Pflegedokumentation enthalten sind und alle zuständigen MitarbeiterInnen zu jedem Zeitpunkt die aktuellsten Informationen vorliegen haben.

Sie haben vorhin erwähnt, dass Sie jetzt auch unsere e-Learning Lösung MD Learning by smartAware nutzen werden, warum haben Sie sich dafür entschieden und welches Potential sehen Sie in dieser Fortbildungslösung für die Pflege?

Heidrun Fuchs: Gerade in der Pflege sind die MitarbeiterInnen flexibler, denn sie können ihre Fortbildungen selbstständig durchführen, wenn die Zeit dafür da ist. Das kann auch nachts um 00:00 Uhr zu Hause sein, direkt nach dem Dienst oder auch mal davor. Früher ist hier im Haus meistens mittags eine Pflichtfortbildung gewesen, wo die KollegInnen aus dem Frühdienst dann länger bleiben mussten, obwohl alle schon erschöpft waren oder der Spätdienst musste früher anfangen, obwohl noch ein ganzer Dienst bevorstand. Die MitarbeiterInnen aus dem Nachtdienst mussten mittags extra noch einmal für die Fortbildung vorbeikommen. Da sehe ich mit smartAware einen absoluten Mehrwert.

Lars Hammer: Das ist ein wichtiger Aspekt. Der zweite wichtige Aspekt ist, dass bei smartAware ungeheuer viel angeboten wird und eine große Bibliothek zur Verfügung steht. Natürlich müssen wir da auch ein bisschen üben. Ich habe angefangen, den MitarbeiterInnen Fortbildungen zuzuweisen. Das führt dazu, dass wir mehr Mitarbeiterstunden mit Fortbildungen füllen. Auf der einen Seite ist das sehr positiv, denn dieser Input schadet nicht. Auf der anderen Seite ist das mit einem deutlich höheren Zeitinvestment verbunden, wenn man betrachtet, wie viel Zeit vorher dafür zur Verfügung stand. Es gibt Faustregeln, die besagen, dass etwa ein Prozent der Nettoarbeitszeit für Fortbildungen genutzt werden sollen. Das wären bei uns bei einer Vollzeitstelle ca. 20 Stunden, was die Pflegekräfte jetzt locker überschreiten – das muss man schon so sagen. Früher haben die Pflichtfortbildungen in den Bereichen Wundmanagement sowie Praxisanleitungen außer Haus stattgefunden. Nun sind wir flexibler und auch was konform der gesetzlichen Vorgaben unterwegs. Beispielsweise müssen die Expertenstandards immer geschult werden. Ich muss gestehen, dass ich damals als Pflegedienstleiter auch schon mal Mut zur Lücke hatte. Mit smartAware sind wir da auf der sicheren Seite, denn wir bieten diese Fortbildungen nun an und verpflichten die MitarbeiterInnen dazu, diese abzuschließen. Selbstverständlich werden wir unsere MitarbeiterInnen erst einmal an die Hand nehmen und gemeinsame Termine anbieten, wenn jemand noch Unterstützung braucht oder sprachliche Barrieren bestehen. Gewisse Fortbildungen, wie Erste Hilfe, werden wir auch in Zukunft nicht über smartAware anbieten und in dem Fall nur darauf ausweichen, wenn kein Präsenztermin in Aussicht ist. Aber prinzipiell macht es schon Sinn auch mal an einer Puppe eine Herzdruckmassage zu üben. Ein weiterer Vorteil ist die Verknüpfung der Mitarbeiterzeiterfassung und smartAware, sodass die Zeitgutschrift nach bestandener Prüfung direkt erfolgt. Hier bin ich mit dem Team von smartAware aktuell noch im Austausch, denn bisher habe ich nur die Möglichkeit alle bestandenen Kurse in der Mitarbeiterzeiterfassung zu berücksichtigen, auch wenn sie Kurse freiwillig belegen. Alles in allem bin ich felsenfest davon überzeugt, dass wir mit e-Learning auch den richtigen Weg gehen.

Lassen Sie uns nun noch einmal einen Blick in die Zukunft werfen, denn Digitalisierung ist ein stetiger Prozess und wird immer weitergedacht. Gibt es Digitalisierungsprojekte, die Sie in Zukunft angehen möchten?

Lars Hammer: Die richtig großen Projekte sind durch die Einführung von MD Stationär und unsere WLAN-Landschaft im Haus erst einmal in Arbeit oder sogar schon abgeschlossen. Es folgen sicherlich noch kleinere bis mittlere Projekte. Unseren BewohnerInnen haben wir schon heute WLAN zur Verfügung gestellt, aber ich würde mir noch wünschen, dass wir ihnen auch Tablets an die Hand geben, mit denen sie ihre Angehörigen kontaktieren können oder den Fernseher via Sprachsteuerung bedienen können. Gerade bettlägerige BewohnerInnen würden davon immens profitieren. Das ist eine Sache, die wünsche ich mir für unsere BewohnerInnen noch, denn da sehe ich gerade bei orientierten oder teil-orientierten bettlägerigen BewohnerInnen einen riesigen Mehrwert. Ein Altenheim ist auch ein Ort für die Menschen, die aufgrund ihrer Pflegebedürftigkeit nicht selbstständig rausgehen können, also müssen wir die Welt reinholen und das kann mithilfe von Tablets in Teilen geschehen.

Ich würde sagen, das ist ein sehr schöner Abschluss unseres Gesprächs. Wir möchten uns herzlich für die Eindrücke durch die verschiedenen Gespräche bei Ihnen bedanken. Wir sind gespannt, was sich hier in der nächsten Zeit noch tun wird, denn Sie sind auf einem sehr guten Weg. Wir freuen uns bereits darauf, weiterhin daran teilzuhaben.

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