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5 Fragen an Francesca Warnecke: Neue Chancen dank digitaler Pflegedokumentation

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Mit der zunehmenden Digitalisierung des Pflegealltags stellen viele Pflegedienste und Einrichtungen etablierte Prozesse um - darunter auch die Pflege- und Betreuungsdokumentation. Francesca Warnecke, fachliche Leitung im Bereich Pflege und Qualitätsmanagement bei MEDIFOX DAN, weiß um die Möglichkeiten und Herausforderungen, die eine digitale Dokumentation bietet. Sie berät Betriebe bei der Etablierung neuer, digitaler Lösungen und verrät im exklusiven Interview, warum sich jetzt die optimale Gelegenheit bietet, bestehende Dokumentationsprozesse anzupassen, wie eine digitale Dokumentation Pflegekräfte in der Praxis entlasten kann und mit welchen Tipps & Tricks die Umstellung erfolgreich gelingt.

 

In den letzten Jahren hat sich die Pflege stark verändert. Was bedeutet das für die digitale Dokumentation und welche neuen Möglichkeiten ergeben sich daraus?

Erste Veränderungen kann man bereits mit der fortschreitenden Entbürokratisierung der Pflege – insbesondere über die Entbürokratisierung der Pflege- und Betreuungsdokumentation mit der Einführung des Strukturmodells – beobachten. Pflegedienste haben nun verstärkt die Möglichkeit, mit einer digitalen Dokumentation schlankere Dokumentationsprozesse in ihren Pflegealltag zu integrieren. In diesem Zuge können Einrichtungen die Chance nutzen, ihre Dokumentation anzuschauen und zu prüfen, wie bisher dokumentiert wurde und wie bestehende Prozesse angepasst werden können.

Im Zuge der neuen Pflegereform – genauer gesagt mit der Einführung des neuen Pflegebedürftigkeitsbegriffs – haben wir zudem auch eine neue Sichtweise auf die Pflege und somit auch auf die Dokumentation: Denn daraus entsteht gleichzeitig ein veränderter Qualitätsanspruch, welcher sich ebenso in der neuen Qualitätsprüfrichtlinie wiederfinden wird, die bereits in den Startlöchern steht. Bei der Umsetzung der veränderten Qualitätsanforderungen kann eine digitale Dokumentation ambulante Pflegedienste enorm unterstützen, insbesondere in Hinblick auf die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten, wie bei Wunden oder Stürzen.

 

Warum sollten Pflegedienste und Einrichtungen die Möglichkeiten einer digitalen Dokumentation unbedingt nutzen?

Die Vorteile liegen eigentlich auf der Hand: Zum einen bietet sich mit der Verlängerung der Förderung nach dem Pflegepersonalstärkungsgesetz (PpSG) bis Ende 2023 die optimale Gelegenheit für ambulante Pflegedienste und stationäre Einrichtungen, ihre Pflegedokumentation zu digitalisieren. Wir haben im Laufe der letzten Jahre viel Erfahrung gesammelt und unsere FördermittelberaterInnen stehen mit ihrer Fachexpertise jederzeit unterstützend zur Seite, wenn es darum geht, Anträge zu stellen. Ich glaube aber, dass Pflegedienste- und Einrichtungen heute auch nicht mehr drumherum kommen, Prozesse zu digitalisieren. Mit der Umstellung habe ich nicht nur eine einfachere, schnellere und leserlichere Dokumentation, auch das Risiko eines Informationsverlustes kann deutlich gesenkt werden, da direkt vor Ort bei den KlientInnen dokumentiert werden kann. So kann ich beispielsweise mit dem Smartphone oder Tablet direkt und anschaulich eine Wunddokumentation erstellen. Die PDL, die Verwaltungsfachangestellten oder die KollegInnen haben dabei jederzeit die Möglichkeit, auf aktuelle Informationen zuzugreifen. Das alles sind Vorteile, die Pflegekräften einen großen Mehrwert bieten. Auch in Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit gibt es viele Praxisbeispiele, die zeigen, dass gerade die mobile Leistungserfassung zur Erleichterung des Pflegealltags beiträgt: So ist Pflegediensten mit der Umstellung plötzlich aufgefallen, dass viele Leistungen erbracht wurden, die nicht vertraglich vereinbart waren. Die digitale Leistungserfassung kann sich daher im positiven Sinne auf die Wirtschaftlichkeit von Einrichtungen auswirken und ich denke, es gibt heute kein Argument mehr, warum man nicht digital dokumentieren sollte.

 

Jeder Betrieb hat sehr individuelle Anforderungen an die Dokumentation. Inwieweit können die Softwarelösungen von MEDIFOX DAN an die persönlichen Bedürfnisse von Pflegediensten und Einrichtungen angepasst werden?

Der große Vorteil der digitalen Pflege- und Betreuungsdokumentation von MEDIFOX DAN ist, dass individuelle Anforderungen abgebildet werden können – egal ob kleine oder große Betriebe, standardisierte oder nicht-standardisierte Prozesse. Bei der Integration schauen wir uns vor Ort an, wie wir die bestehenden Prozesse digital abbilden können und an welchen Stellen Optimierungspotenziale ausgeschöpft werden können. Die Software ist also nur das Gerüst, das Konzept erarbeiten wir gemeinsam mit dem Pflegedienst bzw. der Einrichtung. Es besteht natürlich auch die Möglichkeit, nach standardisierten Prozessen digital zu arbeiten, aber unser Fokus liegt darauf, die individuellen Anforderungen der Betriebe abzubilden. Es geht aber auch darum, diese neu aufzustellen: Wir setzen deshalb alles daran, die bestehende Dokumentation in ein digitales Format zu übersetzen. Auch dabei stehen wir ambulanten Pflegediensten und stationären Einrichtungen beratend zur Seite, wie sie sich noch optimierter für die Zukunft aufstellen können.

 

Betrachten wir das Thema Dokumentation doch mal aus einer anderen Perspektive: Wie hilft mir eine digitale Dokumentation konkret in der Praxis, z.B. für MDK-Prüfungen oder Umsetzung von Expertenstandards?

Die MDK-Prüfung ist natürlich immer auch eine Stresssituation, wenn die PrüferInnen auf einmal im Pflegedienst bzw. in der Einrichtung stehen. In der Praxis kennen wir dann natürlich die vielen Ordner, die in den Büroschränken stehen, welche dann hektisch aus den Regalen gezogen werden (lacht). In der Software gibt es einen separaten Bereich speziell für die MDK-Prüfungen und äquivalent dazu ist auch die Qualitätsprüfrichtlinie digital in einer Ordnerstruktur abgelegt. Pflegedienste bzw. Einrichtungen können die benötigten Formulare sowie ihr Qualitätsmanagement somit in digitaler Form vorhalten. Es wird nicht nur wertvolle Zeit eingespart, sondern auch Stress reduziert, da ich im Endeffekt nur meinen virtuellen Ordner in der Software aufrufen muss und meine MDK-Prüfung direkt aus dem System heraus steuern kann. Ich kann jedem Pflegedienst, der bereits die digitale Dokumentation von MEDIFOX DAN nutzt, nur ans Herz legen, die Dokumente dort abzulegen und sich eine Menge Papierkram zu sparen.

Auch die Expertenstandards sind im Pflegealltag ein stets präsentes Thema. Zwar kann die Software diese nicht automatisch umsetzen, aber sie kann ein Grundgerüst bieten, um die Prozesse dahinter abzubilden. Nicht jeder Betrieb arbeitet gleich und wir haben von Kiel bis Passau die unterschiedlichsten Anforderungen – egal ob große Pflegedienste oder Einrichtungen mit einem etablierten und umfangreichen Qualitätsmanagement oder kleine Betriebe, die noch alles händisch umsetzen. Daher müssen die Prozesse zur Umsetzung der Expertenstandards individuell von den Pflegediensten bzw. Einrichtungen entwickelt werden. Dabei stehen wir natürlich gerne beratend zur Seite und schauen uns gemeinsam auf fachlicher Ebene an, wie der Expertenstandard individuell auf die Bedürfnisse des Betriebs angepasst und in der Software abgebildet werden kann.

 

Jetzt haben wir bereits über die vielen Möglichkeiten gesprochen, die eine digitale Dokumentation bietet. Was muss ich als ambulanter Pflegedienst bzw. stationäre Einrichtung bei der Einführung alles beachten? Hast du konkrete Tipps?

Ambulanten Pflegediensten und stationären Einrichtungen, die noch keine digitale Dokumentation in ihren Pflegealltag integriert haben, würde ich raten, unbedingt die Förderung (PpSG) zu nutzen, denn noch bis Ende 2023 kann viel Geld für Digitalprojekte abgerufen werden. Bei der Einführung ist meiner Meinung nach „Einfach machen!“ das richtige Stichwort. Dabei sollte stets darauf geachtet werden, die MitarbeiterInnen mitzunehmen, denn sie tragen die Entscheidung in der Praxis mit. Wir haben bei der praktischen Einführung schon oft erlebt, dass wenn das Pflegepersonal an Bord ist, eigentlich nichts mehr schief gehen kann. Häufig haben Betriebe Bedenken, ob die Arbeit mit neuen Medien im Pflegealltag eine Hürde darstellt. Die Praxis bestätigt dies aber in der Regel nicht, da viele mobile Endgeräte bereits regelmäßig im privaten Umfeld nutzen. Trotzdem kann es eine große Hilfe sein, bei der Einführung einer digitalen Lösung sogenannte Mastermultiplikatoren auszubilden, also gezielte AnsprechpartnerInnen innerhalb des Teams, die sich gerne mit der Software auseinandersetzen und sich schnell in die neuen Arbeitsprozesse eingefunden haben. Nichtsdestotrotz sollte bedacht werden, dass die Umstellung von Prozessen auch immer ein Projekt ist – egal ob bei der Einführung einer neuen Software oder bei der Umstellung einzelner Arbeitsprozesse. Man sollte sich genug Zeit lassen und nicht zu viel Druck ausüben, denn je mehr Zeit ich habe, desto einfacher ist es, die MitarbeiterInnen mitzunehmen. Wer mehr darüber erfahren möchte, kann gerne in den PflegeFaktisch-Podcast reinhören. Dort hatten wir bereits einige Gäste aus der Praxis, wie zum Beispiel Christian Linke vom DRK Rhein-Main-Taunus oder Julien Grondin, die Digitalisierungsprojekte bereits erfolgreich umsetzen konnten.

 

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