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Wie funktioniert die Abrechnung per e-Rechnung?

Veröffentlicht am 19. November 2024 2 Min Lesezeit

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Auch im Zeitalter der Digitalisierung landen die meisten Rechnungen noch in Papierform auf unseren Schreibtischen – genauer gesagt, mehr als 30 Milliarden in ganz Deutschland. Eine unglaubliche Summe, die mit Einführung der e-Rechnung ab 2025 schrittweise reduziert werden soll. Die geltenden Vorgaben und Fristen sind im sogenannten Wachstumschancengesetz fest verankert. Auf dieser Grundlage sind Unternehmerinnen und Unternehmer bereits zum kommenden Jahreswechsel gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Rechnungen in elektronischer Form zu empfangen. Ab 2027 dürfen Rechnungen dann ausschließlich im digitalen Format ausgetauscht werden, sodass die klassische Papierrechnung bereits auf kurze Sicht vollständig aus dem digitalen Pflegealltag verschwinden wird.
Auch Pflegedienste und Einrichtunge…

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#1 Anfrage der Leitweg-ID

Um mit Ämtern und Behörden ab Januar 2025 per e-Rechnung abrechnen zu können, wird eine sogenannte „Leitweg-ID“ benötigt, die beim jeweiligen Amt bzw. der jeweiligen Behörde anzufragen ist. Diese dient sowohl der Identifikation des Rechnungsempfängers als auch der eindeutigen Adressierung sämtlicher Rechnungen, sodass ein effizienter und sicherer Transfer sichergestellt werden kann.

Die Leitweg-ID ist nach Zusendung in den Kostenträger-Stammdaten ihrer MEDIFOX DAN Software zu hinterlegen. Sofern das Amt bzw. die Behörde noch keine Leitweg-ID vorzuweisen hat, kann die Rechnungsstellung nicht in elektronischer Form erfolgen. In diesem Fall ist die Abrechnung so lange in gewohnter Form möglich, bis die Leitweg-ID vorliegt.

#2 Exportoption „e-Rechnung“ auswählen

Über die MEDIFOX DAN Software können Rechnungen auch ab 2025 wie gewohnt erstellt, gedruckt und exportiert werden. Neu ist, dass nun die Option „e-Rechnung“ für den Export auswählbar ist. In diesem Fall wird Ihre Rechnung als PDF-Datei mit einem maschinell auslesbaren XML-Aushang ausgegeben, die Sie wie gewohnt über den von Ihnen installierten PDF-Reader abrufen und kontrollieren können.

#3 Übermittlung der e-Rechnung

Nach finaler Prüfung können Rechnungen in elektronischer Form an die betreffenden Ämter und Behörden übermittelt werden. Dafür können Sie den von Ihnen präferierten Übertragungskanal aus den folgenden vier Optionen auswählen:

Weberfassung: Erfassen Sie Ihre Rechnung manuell über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes oder kurz ZRE.

Upload: Wenn Ihre Rechnungen bereits in elektronischer Form vorliegen, können Sie diese auf der ZRG hochladen und anschließend an den Rechnungsempfänger übermitteln.

Peppol: Das sogenannte Peppol-Netzwerk ermöglicht eine elektronische, standardisierte und automatische Abwicklung sämtlicher Beschaffungsprozesse, unter anderem die elektronische Übertragung von Rechnungen. Das Netzwerk ist dabei der einzige Übertragungskanal, der per Massenexport ein hohes Volumen an Rechnungen zulässt.

E-Mail: Über die Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG‑RE können Rechnungen optional auch per E-Mail versendet werden. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass pro E-Mail nur eine Rechnung verschickt werden kann.

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