Pflegedienst Hübenthal: Wie Digitalisierung, Teamgeist und regionale Verwurzelung den Alltag prägen.

Michael Neumann: Der Pflegedienst Hübenthal ist seit über 30 Jahren in Dortmund tätig und begleitet Menschen dabei, möglichst lange selbstbestimmt im vertrauten Zuhause leben zu können. Wir versorgen Klientinnen und Klienten mit ganz unterschiedlichen Pflege- und Unterstützungsbedarfen – von der Grund- und Behandlungspflege über hauswirtschaftliche Leistungen und Betreuung im Alltag bis hin zur spezialisierten Palliativpflege. Gerade die Palliativpflege ist für uns ein besonders wichtiger Bereich. Als Gründungsmitglied des Palliativnetzwerkes in Dortmund sehen wir es als unser Anliegen, Menschen in dieser letzten Phase so gut wie möglich zu begleiten.

Michael Neumann: Unsere Identität ist eng mit unserer starken regionalen Verwurzelung verbunden. Viele Mitarbeitende sind seit langer Zeit im Unternehmen, einige sogar seit der ersten Stunde. Das unterscheidet uns von vielen anderen Pflegediensten in der Region und zeigt, wie stark die Verbundenheit ist und in welche Richtung wir uns entwickeln möchten. Genau diese Kontinuität möchten wir auch in der Qualität unserer Arbeit sichtbar machen. Gleichzeitig prägt uns die Region sehr: Wir versorgen Menschen im Großraum Dortmund und viele unserer Mitarbeitenden kommen ebenfalls aus der Umgebung. Das Ruhrgebiet mit seiner direkten, ehrlichen und bodenständigen Art ist ein wichtiger Teil unseres Selbstverständnisses.

Michael Neumann:: Regionale Verwurzelung ist für uns kein Schlagwort, sondern Teil unseres Alltags. Wir begegnen Menschen in sehr unterschiedlichen Lebenslagen und aus ganz unterschiedlichen kulturellen Hintergründen. Deshalb ist es uns wichtig, offen, nahbar und auf Augenhöhe zu bleiben. Die Vielfalt in Dortmund verstehen wir nicht als Herausforderung, sondern als Stärke.

Dazu kommt unser soziales Engagement. Ein Beispiel ist die Unterstützung eines Kinderhauses der Katholischen Jugend Dortmund, in dem viele Kinder, teilweise gemeinsam mit ihren Müttern oder auch allein, aufgefangen werden. Als dort Tonieboxen für die Einschlafbegleitung benötigt wurden, haben wir das Projekt kurzfristig und vollständig unterstützt. Für uns gehören solche Einsätze genauso dazu wie Ausbildung und Nachwuchsförderung. Wir engagieren uns bei Jobmessen, arbeiten eng mit der Bundesagentur für Arbeit zusammen und wollen Menschen in der Region nicht nur versorgen, sondern auch fördern und stärken.

Michael Neumann: Für uns war von Anfang an klar, dass wir die Marke Hübenthal weiter ausbauen, das Unternehmen als Top-Arbeitgeber etablieren und mit bestehenden Ressourcen Wachstum erzeugen wollen. Gleichzeitig war uns wichtig, dass die Mitarbeitenden sich wertgeschätzt fühlen und die Veränderungen im Alltag wirklich etwas verbessern. Durch meinen Hintergrund aus der IT und den Erfahrungen meiner Frau aus dem Bankenbereich haben wir vielleicht einen etwas anderen Blick auf die Pflege als viele andere. Für uns ist sie nicht nur Versorgung, sondern eine Dienstleistung mit großem gesellschaftlichen Wert. Wir wollen die Pflege positiv nach vorne bringen, die Branche sichtbarer machen und eine Marke weiterentwickeln, die langfristig für sich selbst spricht.

Michael Neumann: Wir haben zunächst an den Rahmenbedingungen gearbeitet: neue Arbeitskleidung, ein komplett erneuerter Fuhrpark, ergonomisch gestaltete Büros und kleine Maßnahmen wie frische Getränke im Alltag. Ein besonderer Schwerpunkt lag außerdem auf der besseren Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben. Doppeldienste konnten wir weitgehend abschaffen, ergänzt durch zahlreiche weitere Veränderungen, die im Alltag spürbar entlasten.

Auch bei den internen Prozessen haben wir früh angesetzt und diese grundlegend überarbeitet. Unsere Buchhaltung läuft heute nahezu vollständig automatisiert: Daten werden exportiert, beim Steuerberater verarbeitet und anschließend wieder importiert. Was früher zwei bis drei Stunden täglich gebunden hat, fließt jetzt stärker in Personalentwicklung und Führung ein.

Ich selbst komme aus der IT und habe mir so auch die technische Struktur genauer angesehen. Auf dieser Grundlage haben wir Hardware ausgetauscht, sind in die Cloud migriert und haben die digitale Infrastruktur auf ein zukunftssicheres Set-up ausgerichtet. Durch digitale Devices konnten wir die klassische Zettelwirtschaft weitgehend abschaffen. Das sorgt nicht nur für mehr Struktur, sondern vor allem für Zeitgewinn. Die Mitarbeitenden haben mehr Raum für das Wesentliche: die eigentliche Versorgung. Auch die Tourenplanung ist heute deutlich besser organisiert, die Wege sind optimiert und die Geräte laufen stabiler. Das alles zusammen macht einen spürbaren Unterschied.

Gleichzeitig haben wir die Arbeitsplätze so ausgestattet, dass wir regelmäßig modernisieren können und die Geräte auf einem guten Stand bleiben. Auch beim Thema Sicherheit sind wir sehr konsequent: Alle Systeme sind so aufgesetzt, dass wir die DSGVO vollständig erfüllen und auch mit den neuen Anforderungen der EU sehr gut aufgestellt sind.

Michael Neumann: Zu Beginn gab es natürlich auch Unsicherheit. Der Wechsel kam für viele überraschend, und gerade in der Pflege ist der Arbeitsmarkt ohnehin angespannt. Deshalb ging es für uns zunächst vor allem darum, Vertrauen aufzubauen. Das ist uns durch Ehrlichkeit, Verbindlichkeit und gelebte Verlässlichkeit gelungen. Inzwischen ist das Verhältnis sehr gut, und wir sind dem Gedanken „wir sind Familie“ inzwischen sehr nahe gekommen.

Michael Neumann: Uns war immer wichtig, die Tradition nicht aufzugeben, sondern mit der Modernisierung zu verbinden. Digitalisierung und Prozessoptimierung sollen für die Pflegekräfte draußen idealerweise möglichst wenig Reibung erzeugen. Die Technik soll unterstützen, nicht stören. Egal ob es um Fahrzeugumstellungen, Tablets oder digitale Abläufe geht – am Ende zählt, dass die Mitarbeitenden ihre Arbeit besser machen können. Und genau das ist gelungen. Wir haben heute so gut wie keine Abwanderung und gleichzeitig wächst das Unternehmen gesund weiter. Auch die Zahl der Klientinnen und Klienten ist deutlich gestiegen.

Michael Neumann: Eigentlich war das für mich von Anfang an klar. Digitalisierung ist einer der größten Hebel überhaupt. Nicht nur wegen der klassischen IT, sondern auch mit Blick auf KI und Human Robotics. Ich glaube, dass sich in den kommenden Jahren noch sehr viel verändern wird, gerade im Bereich Unterstützung und Entlastung im Alltag. Auch bei uns spielt KI schon heute eine Rolle, etwa bei Modulen innerhalb der MEDIFOX DAN Software oder Tools aus Office 365. Wir nutzen solche Werkzeuge ganz bewusst, weil sie Zeit sparen und Qualität sichern.

Wir arbeiten mit Microsoft Teams, Cloud-Strukturen, digitalen Freigaben und mobilen Lösungen wie MD SIGN. Das spart uns viel Papier, Porto und Zeit. Früher mussten Dokumente ausgedruckt, verschickt, eingescannt und anschließend digital weiterverarbeitet werden. Heute läuft vieles direkt digital ab. Das ist nicht nur effizienter, sondern auch deutlich ressourcenschonender. Gerade in der Pflege, wo der Dokumentationsaufwand hoch ist, bedeutet das einen spürbaren Fortschritt. Ein analoges Faxgerät gehört bei uns inzwischen endgültig der Vergangenheit an.

Michael Neumann: Viel offener, als man vielleicht vermuten würde. Natürlich gibt es zunächst Rückfragen, gerade wenn digitale Unterschriften oder neue Abläufe eingeführt werden. Aber viele Angehörige kennen solche Lösungen aus ihrem eigenen Alltag längst. Auch ältere Menschen sind heute oft technikaffiner, als man denkt. Für uns ist entscheidend, dass die digitalen Wege einfach und verständlich bleiben. Dann werden sie auch akzeptiert.

Michael Neumann: Absolut. Denn Digitalisierung verändert auch, wie ein Unternehmen nach außen wahrgenommen wird. Einheitliche Kleidung, moderne Fahrzeuge, ein klarer Markenauftritt und bessere Prozesse prägen das Gesamtbild. Das strahlt Professionalität aus und stärkt die Identifikation im Team.

Michael Neumann: Es verbindet sie miteinander. Wir arbeiten mit einer zentralen digitalen Infrastruktur, über die Planung, Verwaltung, Pflege und Dokumentation zusammenlaufen. Mitarbeitende finden Dienstanweisungen, QM-Unterlagen und Onboarding-Inhalte an einem zentralen Ort. Das ist für uns ganz entscheidend, weil niemand alles wissen muss, aber jeder wissen sollte, wo er Informationen findet. Dazu kommt, dass MEDIFOX DAN als Kernsystem viele Abläufe bündelt – von der Dienst- und Tourenplanung über das Verordnungswesen bis hin zu digitalen Lerninhalten und Personalprozessen. Das schafft Übersicht und Sicherheit.

Michael Neumann: Für junge Mitarbeitende ist digitales Arbeiten heute selbstverständlich. Sie erwarten, dass sie unterwegs auf Touren, Informationen und Dokumente zugreifen können – und genau das ermöglichen wir. Das macht uns als Arbeitgeber attraktiver und zeigt zugleich, dass wir in diesem Bereich gut aufgestellt sind. Gerade im Wettbewerb um Fachkräfte ist das ein wichtiger Vorteil. Digitalisierung ist für uns deshalb nicht nur ein internes Anliegen, sondern auch ein klarer Pluspunkt nach außen.

Michael Neumann: Wir sind auf Ausbildungs- und Fachmessen präsent, arbeiten mit der Bundesagentur für Arbeit zusammen und setzen dabei auf ganz verschiedene Zielgruppen. Dazu gehören Auszubildende, Quereinsteiger und auch Menschen mit internationalem Pflegehintergrund. Wir möchten Potenziale erkennen und fördern. Gerade in der Pflege ist Nachwuchsförderung ein großes Thema und wir möchten unseren Beitrag leisten.

Vor allem unsere Zukunftsfähigkeit. Wir sind heute auf Wachstum vorbereitet – sei es mit Blick auf neue Mitarbeitende, Klientinnen und Klienten oder weitere technologische Entwicklungen. Die Systeme laufen stabiler, die Teams sind besser aufgestellt und die Abläufe klarer. Gleichzeitig haben wir Ressourcen geschaffen, damit die Pflegekräfte mehr Zeit am Menschen verbringen können. Insgesamt ist der Alltag dadurch ruhiger und verlässlicher geworden – das ist aus meiner Sicht der größte Fortschritt.

Michael Neumann: Sorgt dafür, dass Mitarbeitende sich wohlfühlen, gut arbeiten können und ein Zuhause im Unternehmen finden. Wenn das gelingt, kommen die anderen Dinge von selbst.