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Physiotherapie und Trainingszentrum mit nur einer Software erfolgreich organisieren? Ein Erfahrungsbericht über den Praxisalltag mit MD Therapie
Eine gute Software sollte so individuell sein wie die Praxis selbst. Diese Erfahrung hat auch Franz Dietzinger, Geschäftsführer der Physiotherapie und medizinischen Trainingszentrums Aesculapi gemacht. Mit dem Umzug in die neuen Räumlichkeiten entscheidet er sich im Jahr 2022 für einen digitalen Neuanfang – gemeinsam mit der Praxissoftware MD Therapie. Denn für ihn steht fest, eine aufwändige Softwarepflege darf das Tagesgeschäft nicht länger bestimmen. Es muss eine einfachere Lösung her, die den Anforderungen des Praxisalltags sowohl in der Physiotherapie als auch im Trainingszentrum gerecht wird und dabei alles aus einer Hand anbietet. Seine Suche hat Erfolg. Mit MD Therapie krempelt das Praxisteam seinen Alltag um und spart heute wertvolle Zeit bei der Verwaltung, Abrechnung oder der Terminplanung. Welche Faktoren eine wichtige Rolle bei der Entscheidung gespielt haben, wie der Wechsel abgelaufen ist und wie das Team seine neue Software heute einsetzt, verrät Franz Dietzinger im exklusiven Interview.
Herr Dietzinger, Sie betreiben eine große Physiotherapiepraxis in Ainring nahe Salzburg. Erzählen Sie uns mehr über Ihr Konzept.
Franz Dietzinger: Unsere Praxis besteht aus unserer Physiotherapie sowie einem medizinischen Trainingszentrum und umfasst damit eine Gesamtfläche von rund tausend Quadratmetern. Unser Tagesgeschäft beginnt morgens um 8:00 Uhr und endet im Physiotherapiebetrieb um 18:00 Uhr. Unser Trainingszentrum ist etwas länger geöffnet und bis 21:00 Uhr für unsere KundInnen zugänglich. Insgesamt sind 14 TherapeutInnen bei uns tätig, die in Voll- oder Teilzeit oder Minijob-Basis beschäftigt sind. Für die Terminierung nutzen wir den digitalen Terminplan von MD Therapie, sowohl in der Physiotherapie als auch im Trainingszentrum. So haben wir nur noch einen Kalender für unser Büro. Das war einer der Gründe, warum wir damals unsere Software gewechselt haben. Uns war wichtig, alles in einem Paket zu haben mit allen Funktionen, die wir für unsere tägliche Arbeit brauchen.
Sie wollten eine Lösung, die Ihnen alles aus einer Hand bietet. Gab es darüber hinaus Aspekte, auf die Sie bei Ihrer Entscheidung einen besonderen Fokus gelegt haben?
Franz Dietzinger: Es hat alles einfacher werden müssen. Vorher mussten wir uns selbst um die Datensicherung kümmern, was ein enormer Aufwand für uns war und wir saßen oft bis spätabends in der Praxis. Mit MD Therapie geht das heute alles automatisch und wir verbrauchen nicht endlos viel Zeit, um unser System am Laufen zu halten. Hinzu kam, dass viele Informationen nicht so im System hinterlegt werden konnten, wie wir es uns gewünscht hätten. Aufgrund der Kombination aus Physiotherapie und Trainingszentrum benötigen wir zum Beispiel eigene Eingabefelder, für die bestimmte Abrechnungspositionen hinterlegt sind. In unserem alten System war dies nicht möglich, sodass wir die Eingaben doppelt und dreifach erledigen mussten. Das frisst das Tagesgeschäft bei unserer Größe auf, was letztendlich einer der Hauptgründe für unsere Entscheidung war. Mit MD Therapie hatten wir die Möglichkeit, einzelne Details mit etwas Vorbereitungszeit so herrichten zu lassen, wie wir es brauchten. Noch heute wenden wir uns an unsere Ansprechpartner, wenn Änderungen erforderlich sind, zum Beispiel ein neuer Rezeptvordruck. In der Regel ist nach zwei Tagen alles erledigt und wir können sofort damit arbeiten. Toll ist, das alles mit nur einem System abgebildet werden kann und wir nicht mehr zweigeleisig fahren müssen, zum Beispiel mit separaten Buchhaltungsprogrammen.
Sie haben erwähnt, dass Sie Ihre Software unter anderem in der Buchhaltung und bei der Terminplanung einsetzen. In welchen Bereichen arbeiten Sie noch digital?
Franz Dietzinger: Wir verwalten eigentlich alle Dokumente ausnahmslos digital, auch die MRTs, die von den PatientInnen mitgeschickt werden. Gott sei Dank hat fast keiner mehr einen Ausdruck dabei, zumal man mit denen auch nicht viel anfangen kann. Wir ziehen uns dann die einzelnen Bilder raus, die für uns wichtig sind und können diese per Drag-and-Drop in MD Therapie für den Patienten hinterlegen – und die Datei ist sogar gleich richtig benannt mit Datum. Genauso handhaben wir es mit allen anderen Papieren, die bei uns ankommen. Wir scannen diese ein und hinterlegen die Dokumente digital in der Software. Das geht wirklich super schnell und kann auch mal von ausgewählten Mitarbeitenden mit entsprechender Berechtigung übernommen werden.
Mit Anbindung der Heilberufe an die Telematikinfrastruktur im kommenden Jahr ist absehbar, dass alles digitaler wird – auch außerhalb der eigenen Praxis. Welche Vorteile sehen Sie persönlich für die Therapiebranche?
Franz Dietzinger: Wir haben uns vor knapp eineinhalb Jahren intensiv mit der Telematikinfrastruktur beschäftigt als viele Praxen die Befürchtung hatten, man müsse sofort mit dabei sein. Dann hat sich herausgestellt, dass es doch nicht ganz so schnell geht wie man zu Anfang dachte. Mittlerweile sind wir in der Datenverwaltung- und Verarbeitung so gut aufgestellt, dass wir mehr oder weniger alles digital machen und jeder Mitarbeitende auch gut damit zurechtkommt. Jetzt kurz vor der Anbindung ist es ein großer Vorteil für uns, dass wir mit MEDIFOX DAN arbeiten. Ich fühle mich hier gut abgeholt und kann mich darauf verlassen, dass ich die entsprechenden Informationen bekomme, sobald Handlungsbedarf besteht.
Warum ist es aus Ihrer Sicht wichtig, sich als Praxis frühzeitig digital aufzustellen?
Franz Dietzinger: Als wir im Jahr 2020 in unsere neuen Räumlichkeiten gezogen sind, haben wir uns viele Gedanken darüber gemacht, wie wir uns so aufstellen können, das unsere Praxis sowohl für jüngere als auch ältere Menschen attraktiv ist. Letztendlich haben wir uns dazu entschieden, wirklich alles zu digitalisieren, auch unsere Geräte. Jedes Gerät ist in der Lage, den Körper abzuscannen und sich automatisch auf die KundInnen einzustellen. Aber natürlich muss der Kunde auch in der Lage sein, das technische Gerät zu bedienen. Zu Beginn hatten wir Bedenken, ob die neue Ausrichtung auch für ältere Generationen zu handhaben ist. Überraschenderweise ist das auch für die Kundschaft ab sechzig gar kein Problem. Ganz im Gegenteil, das sind oftmals die KundInnen, die proaktiv bei uns anfragen, ob das nicht auch per App geht (lacht). Als uns bewusst wurde, auf wie viel Zuspruch unser Konzept stößt, haben wir eine Mitarbeiterin geschult, die sich gezielt damit beschäftigt, uns besser auf die Digitalisierung vorzubereiten, von unserer Webseite bis hin zu unserem Instagram- und Facebook-Account.
Ein digitaler Neuanfang: Das Team der Physiotherapie und medizinischen Trainingszentrums Aesculapi entscheidet sich mit dem Umzug in neue Räumlichkeiten für die moderne Praxissoftware MD Therapie
Es ist spannend zu hören, dass gerade die ältere Generation so offen für die Digitalisierung ist. War diese Offenheit auch unter den KollegInnen zu spüren, als Sie Ihre Praxis digitaler aufgestellt haben?
Franz Dietzinger: Nachdem wir festgestellt haben, dass unser digitales Konzept so gut bei den KundInnen ankommt war es für uns naheliegend, dass man sich auch in Hinblick auf die Therapiesoftware noch moderner aufstellt. Ein Beispiel ist die Controlling-Funktion der MD Therapie Software, die unseren Wechsel unter anderem mitbestimmt hat. Zwar gibt es ähnliche Funktionen auch in anderen Systemen, aber man braucht viel Zeit um festzulegen, welche Datensätze verglichen werden sollen. Hinzu kommt, dass die Lösungen oftmals fehleranfällig sind, wenn zum Beispiel Termineingaben nicht korrekt hinterlegt wurden. In der Vergangenheit mussten wir oftmals händisch nachrechnen, ob die Zahlen auch wirklich korrekt sind. In MD Therapie ist die Handhabung deutlich einfacher. Ich kann mir die entsprechenden Daten schnell aus dem System rausziehen und Zeiträume definieren. Das funktioniert richtig gut!
Sie haben sich damals für einen Softwarewechsel entschieden, kein einfacher Schritt. Wie ist die Umstellung bei Ihnen gelaufen?
Franz Dietzinger: Natürlich hatten die Mitarbeitenden zunächst Bedenken, ob wir das alles hinkriegen. Allerdings waren die Sorgen unbegründet, denn unsere Daten aus dem alten System konnten reibungslos übertragen werden. Wir haben uns dafür entschieden, zwei Schulungen bei MEDIFOX DAN zu buchen und haben uns dadurch ziemlich schnell in der neuen Software zurechtgefunden. Natürlich ruckelt es am Anfang auch ab und an, aber wir haben uns bei der Umstellung immer gut betreut gefühlt.
Wie viel Zeit haben Sie für die Umstellung eingeplant?
Franz Dietzinger: Wir haben uns einen Monat lang sehr intensiv mit dem Wechsel beschäftigt. Dann ging es eigentlich viel schneller, als wir dachten. Klar, bis wirklich jeder Mitarbeitende das neue System fehlerfrei bedienen kann, braucht es seine Zeit. Die Umstellung selbst war jedoch in wenigen Tagen erledigt. Dazu sein gesagt, dass wir keine Back-up Version unseres alten Systems hatten. Wir haben den Schritt gewagt und dann lief es!
Vielen Dank Herr Dietzinger, für die spannenden Einblicke in Ihren Praxisalltag und Ihren Erfahrungsbericht zum Wechsel auf MD Therapie. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit und wünschen Ihnen für die Zukunft viel Erfolg.
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