Pflegedienst aus Emden ebnet den Weg für eine digitale Abrechnung über die TI: „Man muss sich einmal klar machen, wie viel Zeit die Abrechnung kostet – mit KIM habe ich kein Papier mehr!“

MediFox GmbH

MEDIFOX DAN: Herr Groeneveld, die Pro Sanitas Emden steht seit über 20 Jahren für eine persönliche, professionelle Pflege. Erzählen Sie uns mehr über Ihre Einrichtung.

Peter Groeneveld: Die Pro Sanitas Emden wurde 1994 von meiner Mutter gegründet. Ich selbst komme ursprünglich nicht aus der Pflege, sondern aus dem IT-Bereich und habe den Pflegedienst im Jahr 2005 übernommen. Aufgrund meines beruflichen Hintergrunds haben wir bereits mit der Übernahme angefangen, uns als Unternehmen zu digitalisieren. Im Jahr 2006 hatten wir es gemeinsam mit MEDIFOX DAN bereits geschafft, die mobile Datenerfassung in den Echtbetrieb zu bringen und in der Abrechnung mit digitalen Leistungsnachweisen zu arbeiten. Dieser wurde damals schon in den Richtlinien abgebildet, allerdings nur mit wöchentlichen Unterschriften. In der Praxis war das für uns nicht praktikabel. So lag es an uns, die Kostenträger davon zu überzeugen, die monatliche Unterschrift zu billigen. Wir haben also bei den Kostenträgern angerufen und mit A wie AOK angefangen. Nach kurzer Überlegung war unseren Ansprechpartnern klar, dass die digitalen Leistungsnachweise einige Vorteile mit sich bringen. So wurde uns die wöchentliche Unterschrift schließlich erlassen und nach einiger Zeit haben sich auch die anderen Kassen angeschlossen. Im März 2006 haben wir erstmalig vollständig mit digitalen Leistungsnachweisen abgerechnet und waren damit sehr erfolgreich. Dieser Umstand war letztendlich das Fanal für MEDIFOX DAN, auch die digitale Unterschrift in der Software zu integrieren, die wir nun seit Ende des Jahres 2006 für unsere Abrechnung nutzen. Das habe ich mit den Kostenträgern ehrlicherweise nicht weiter besprochen, sondern einfach gemacht. Wirklich gemerkt hat das aber nie jemand und ich habe mich jeden Monat aufs Neue gewundert, warum ich keine Rückläufer in meiner Post habe (lacht). 

Mittlerweile sind wir vollständig digitalisiert, sodass sämtliche Unterlagen heute weder bei unseren PatientInnen noch in den Büros in Papierform vorliegen. Ende des Jahres 2024 kam MEDIFOX DAN auf mich zu, ob wir uns für die Abrechnung per KIM innerhalb der Telematikinfrastruktur interessieren würden und sie selbst ein Modellbetrieb für die Erprobung von TI-Fachanwendungen sind. Da wir mit dem digitalen Leistungsnachweis, der digitalen Unterschrift sowie der digitalen Datenerfassung bereits den Grundstein dafür gelegt haben, war dieser Schritt keine große Umstellung für uns. Also haben wir uns dafür entschieden, testweise über KIM abzurechnen. Wir mussten nur noch wissen, zu welcher KIM-Adresse wir die Daten schicken sollten und nur wenige Augenblicke später würden alle Informationen papierlos bei den Kassen liegen. Das ist der große Vorteil bei der Abrechnung mit KIM, ich habe kein Papier mehr. Man muss sich einmal klar machen, wie viel Zeit die Abrechnung auf analogem Wege kostet! Normalerweise brauche ich ungefähr fünf Stunden, um alle Papiere zu kuvertieren, frankieren und zur Post zu bringen – und hier ist der Druck noch gar nicht eingerechnet. Das fällt mit KIM komplett weg.  

MEDIFOX DAN: Sie selbst haben sich vor rund 20 Jahren auf den Weg in die Digitalisierung gemacht. Wie hat sich der Pflegealltag aus Ihrer Sicht seitdem verändert? 

Peter Groeneveld: Wichtig ist zunächst die Erkenntnis, dass uns Papier ausbremst. Wir haben festgestellt, dass wir in der Verwaltung unwahrscheinlich schnell geworden sind, seit wir uns digitalisiert haben. Außerdem sind wir viel transparenter, indem wir wichtige Informationen elektronisch dokumentieren und auf Wiedervorlage setzen können. So verliert man Dinge, die mal eben schnell notiert werden, nicht aus den Augen. Falls etwas unklar ist, kann ich bei Bedarf einfach bei den MitarbeiterInnen nachfragen. Jeder Schritt hat uns noch mehr Arbeitserleichterung gebracht, zum Beispiel in der Abrechnung. Wofür man früher eine Woche gebraucht hat, ist heute an nur einem Tag erledigt. Auch unsere pflegenden MitarbeiterInnen konnten schließlich von der Digitalisierung überzeugt werden, weil sie plötzlich nicht mehr alles aufschreiben mussten. Über das iPad können sie einfach diktieren und Informationen der VorgängerInnen digital einsehen, die in diesem Fall auch lesbar und nicht durch unsaubere Handschrift schwer zu entziffern sind. Der ganze Informationsfluss - von der Verwaltung über die pflegenden MitarbeiterInnen und umgekehrt - läuft also reibungslos ab, beispielsweise bei der Rezeptbestellung. Auch diese Tätigkeiten kann man sich auf Wiedervorlage legen, sodass alle Informationen nachvollzogen werden können – das ist super transparent, effizient und einfach schnell gemacht. 

MEDIFOX DAN: Welche Tools setzen Sie konkret ein, um digitale Arbeitsprozesse in Ihrem Pflegedienst umzusetzen?

Peter Groeneveld: Wir setzen bei uns die Pflegesoftware von MEDIFOX DAN ein. Darüber hinaus nutzen wir für den Scan von Verordnungen und Leistungsnachweisen ein erweitertes Dateimanagementsystem und das nicht nur für die Umstellung von Papier auf PDF. Man glaubt gar nicht, was in einer digitalen Welt alles möglich ist, zum Beispiel durch die automatische Belegerkennung. Wenn ich eine Rechnung einscanne, erkennt das System sofort, um welchen Dokumententyp es sich handelt, von welchem Lieferanten die Rechnung erstellt wurde und welchem Mitarbeitenden der Workflow zugewiesen werden muss. Im Prinzip haben wir mit unserer Softwarelandschaft heute für jeden Mitarbeitenden aus der Verwaltung einen gespiegelten Homeoffice Platz eingerichtet, sodass nur noch eine Person morgens da sein muss, um den Briefkasten aufzumachen. Gerade in Zeiten von Corona war das hilfreich für uns. 

MEDIFOX DAN: War die Corona-Pandemie für Ihre Einrichtung ein Auslöser, um die Digitalisierung in Ihrem Pflegedienst noch weiter auszubauen?

Peter Groeneveld: Wir hatten schon vor der Pandemie alles digitalisiert und Corona hat uns nur noch einmal verdeutlicht, dass wir genau auf dem richtigen Weg sind. 

MEDIFOX DAN: Die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, ist sicherlich auch ein großer Benefit für die Mitarbeitenden? 

Peter Groeneveld: Ja, gerade für die Kolleginnen mit kleinen Kindern ist das ein großer Vorteil. Wenn die Kinder zum Beispiel krank sind, dann kann ich von zuhause arbeiten und die Übergabe läuft wirklich hervorragend.

Peter Groeneveld ist seit über 20 Jahren als Geschäftsführer der Pro Sanitas im beschaulichen Emden tätig. Die Vorteile der Digitalisierung liegen für ihn klar auf der Hand: Bereits seit 2006 rechnet er vollständig digital mit elektronischen Leistungsnachweisen ab. 

MEDIFOX DAN: Nun soll die Telematikinfrastruktur die Digitalisierung auch über Einrichtungsgrenzen hinweg möglich machen. Was hat Sie dazu bewegt, sich proaktiv im Modellprojekt zu engagieren? 

Peter Groeneveld: Eine gute Bekannte beim GKV-Spitzenverband hat mich auf das Modellprojekt aufmerksam gemacht und ich war sofort dabei. Denn wenn man das Thema einmal weiterspinnt, dann sind die Möglichkeiten wirklich enorm. Ich meine, wir faxen heute noch! Ich kenne ganz viele Betriebe, die das heute gar nicht mehr haben. Perspektivisch kann ich das alles über KIM machen, auch die ganze Verordnungsstruktur kann über die TI abgebildet werden. Wenn der Arzt eine Verordnung ausstellt, kann diese über das iPad unterschrieben, elektronisch an den Kostenträger zwecks Genehmigung verschickt und digital bestätigt werden. Heute läuft das alles noch in Papierform, was ein riesiger Aufwand und natürlich auch ein Kostenfaktor ist. Das könnte man alles digital machen! 

Schöne neue Welt, aber die Vision, die ich habe, werde ich in meinem Arbeitsleben wahrscheinlich nicht mehr miterleben (lacht). Die Mühlen mahlen dort leider unwahrscheinlich langsam. Technisch ist zwar schon viel möglich, aber im Testbetrieb haben wir immer wieder erlebt, dass wir ÄrztInnen proaktiv darauf hinweisen mussten, wenn wir Ihnen eine KIM-Nachricht über die TI geschickt haben und das ist dann natürlich EDV zu Fuß. Die Zusammenarbeit in einem geschlossenen Netzwerk funktioniert aber nur, wenn alle daran teilhaben. Dennoch gibt es Anwendungsfälle, die für die Pflege sehr interessant werden können, zum Beispiel der E-Medikationsplan oder die E-Verordnung. Wir als Modellbetrieb konnten bereits erste Erfahrungen sammeln, was für ein Gamechanger die digitale Abrechnung über die Telematikinfrastruktur sein kann, auch wenn dies erst für Pflegesachleistungen nach § 36 SGB XI möglich ist. Man muss nichts mehr ausdrucken, keine Protokolle auslegen oder Rechnungen sortieren. Das fällt alles weg und funktioniert auf Knopfdruck – eine Arbeitszeitersparnis, die man sich gar nicht vorstellen kann! 

Die Ausweitung auf weitere Leistungsgrundlagen würde den Aufwand bei der Abrechnung für mich noch einmal um die Hälfte reduzieren. Also wir haben hier ein Riesenpotenzial auf dem Tisch liegen und aus meiner Sicht sollten wir jetzt Gas geben, um diese Möglichkeiten auch in die Praxis zu bringen. Allerdings befürchte ich, dass sich die Entwicklung von KIM bisher noch nicht in der Größenordnung herumgesprochen hat und den Verantwortlichen gar nicht bewusst ist, was für ein Gamechanger das sein kann. Stattdessen wird der Fokus auf Highlights wie das E-Rezept gelegt, das für die Pflege nicht wirklich interessant ist. 

MEDIFOX DAN: Sie haben für sich eine klare Version, wohin die Reise gehen sollte. Wie sieht der Pflegealltag in einer idealen Welt für Sie aus? 

Peter Groeneveld: In einer idealen Welt erhalten wir die Verordnungen der häuslichen Krankenpflege § 37 SGB V digital, können diese vom Patienten und auch selbst digital unterschreiben lassen und alles vollautomatisch zur Kasse schicken. Wenn sich im Medikationsplan etwas ändert, bekommen wir die Informationen automatisch in unserer Software eingespielt, weil wir als Pflegedienst als Empfänger innerhalb der TI hinterlegt worden sind. Wundprotokolle, die wir draußen auf der Tour erstellen, können automatisch an behandelnde ÄrztInnen übermittelt werden. Die Vernetzung über die TI hilft uns, Vorgänge transparenter zu gestalten und Informationen auf direktem Wege zu erhalten, die heute noch tagelang mit der Post unterwegs sind. Indem wir uns digitalisieren, werden wir schneller und transparenter.  

MEDIFOX DAN: Die digitale Vernetzung bietet also zahlreiche Potenziale. Umso überraschender ist es, dass viele Pflegedienste die Vorteile der Telematikinfrastruktur noch nicht für sich sehen können. Wie nehmen Sie das Feedback aus der Branche wahr sowie das Bewusstsein über die Dringlichkeit einer ganzheitlichen Digitalisierung?  

Peter Groeneveld: Ich erlebe immer wieder, dass die Telematikinfrastruktur ein großes Nebelfeld ist. Es gibt viele Gerüchte, gefährliches Halbwissen und Falschinformationen. Hinzu kommt, dass die Installation des Systems und die Bestellung der erforderlichen Ausweiskarten trickreich ist. Das ist nicht mal eben so gemacht. Der gesamte Fahrplan, wie genau der Anschluss funktioniert, ist nirgendwo eindeutig dokumentiert. Als Außenstehender bekommt man somit schnell den Eindruck, dass die Details in sehr kleiner Runde diskutiert werden, die Informationen aber nicht weitergetragen werden. Es gibt nur sehr wenige Personen, die man anrufen kann und die einem dann auch fundierte Auskünfte geben können. 

So erleichtern Modellbetriebe wie die Pro Sanitas der Branche den Einstieg in die Telematikinfrastruktur: Als eine der ersten Einrichtungen rechnet der Pflegedienst aus Emden schon heute über die TI ab und erprobt auch weitere Fachanwendungen in der Praxis. 

MEDIFOX DAN: Wie können sich Pflegedienste also informieren, haben Sie konkrete Tipps? 

Peter Groeneveld: Die Telematikinfrastruktur ist ab dem 01. Juli 2025 verpflichtend. Im ersten Schritt würde ich mir einen vernünftigen TI-Anbieter suchen, der die Installation durchführen kann, zum Beispiel über die Telekom oder Arvato. Man kann den Anschluss alternativ auch über die Softwarehersteller wie MEDIFOX DAN planen lassen, die mit den gängigen Anbietern in Kontakt sind. Wir selbst haben mit der MEDIFOX DAN Software natürlich die Grundlage geschaffen, um überhaupt mit der TI arbeiten und abrechnen zu können. Ohne die digitale Unterschrift und digitale Datenerfassung in der Qualität, wie MEDIFOX DAN sie umgesetzt hat, würde das Arbeiten innerhalb der TI in dieser Form ganz klar nicht funktionieren. Wir arbeiten jetzt seit 20 Jahren mit unserer Software, das sagt denke ich vieles aus. Klar, am Anfang waren wir eine Art „Leuchtturmprojekt“, aber nach und nach werden sich neue Technologien wie auch KI auch flächendeckend etablieren.

MEDIFOX DAN: In welchen Bereichen werden Zukunftstechnologien wie Künstliche Intelligenz zukünftig unterstützen?

Peter Groeneveld: Aktuell sehe ich die Unterstützung vor allem bei der Tourenplanung. Das funktioniert heute schon richtig gut. Dafür müssen aber natürlich die Stammdaten stimmen, denn ohne sie kann auch die beste KI keinen vernünftigen Tourenplan schreiben. Aber auch hier sehe ich noch viel Potenzial für die Zukunft. 

MEDIFOX DAN: Also kommt in Zukunft viel Neues auf die Pflege zu. Was sind für Sie persönlich die Projekte, die Sie in der kommenden Zeit in die Hand nehmen möchten?

Peter Groeneveld: Das größte Projekt ist ganz klar die Umsetzung der Telematikinfrastruktur. Neue Technologien wie der Einsatz von KI spielen hier eindeutig mit rein. Wichtig ist für mich vor allem der Faktor Zentralisierung. Wir sind hier schon recht weit und haben neben unserer MEDIFOX DAN Software nur unser Dateimanagementsystem sowie die Office-Komponenten im Einsatz. Irgendwann möchte ich alles mit nur einer Plattform abbilden. 

Vielen Dank Herr Groeneveld für die offenen Wort und die inspirierenden Einblicke in Ihren Pflegealltag mit MEDIFOX DAN. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit und wünschen Ihnen für die Zukunft viel Erfolg.

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