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Christina Heinrich über die Abrechnung mit MediFox finance

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Für das Team des ambulanten Pflegedienstes Hilfreiche Hände e.V. ist die Einhaltung höchster Qualitätsstandards bei der Betreuung und Versorgung ihrer KlientInnen stets präsent – natürlich auch bei der Abrechnung. Christina Heinrich setzt dabei schon seit einigen Jahren auf MediFox finance – den gemeinsamen Abrechnungsservice von MediFox und der Bank für Sozialwirtschaft (BFS). Wie der Abrechnung mit MediFox finance in der Praxis aussieht, verrät Sie uns im gemeinsamen Gespräch.

 

Frau Heinrich, Sie arbeiten nun schon lange mit der MediFox ambulant-Software. Wieso haben Sie sich dafür entschieden, auch den Abrechnungsservice MediFox finance in Ihrem Pflegealltag zu nutzen?

Wir arbeiten bereits seit über 10 Jahren mit MediFox ambulant. Als wir damals mit der Software gestartet sind, gab es den Abrechnungsservice MediFox finance noch gar nicht. Im Laufe der Zeit haben wir unseren Pflegedienst immer weiter digitalisiert und immer mehr Module der MediFox ambulant-Software integriert. Als uns dann der Abrechnungsservice vorgestellt wurde, haben uns die Vorteile sofort überzeugt. Wichtig war uns an dieser Stelle vor allem Vertrauen: Denn mit der Bank für Sozialwirtschaft (BFS) und MediFox haben wir zwei seriöse Partner im Verbund an unserer Seite! Nach der Entscheidung ging alles ganz schnell: Wir haben eine Schulung bekommen und auch, wenn wir etablierte Abläufe zunächst umstellen mussten, haben wir uns schnell einfinden können.

 

Das heißt, Vertrauen hat bei Ihnen eine große Rolle bei der Entscheidung für MediFox finance gespielt. Gab es noch weitere Gründe, weswegen Sie sich für den Abrechnungsservice entschieden haben?

Ein weiterer Grund ist die Flexibilität: Mit MediFox finance kann ich beispielsweise den Zeitpunkt der Auszahlung flexibel festlegen. So kann ich mich in Notsituationen, in denen ich z.B. mehr Ausgaben habe, früher auszahlen lassen – in der Regel sind es fünf Werktage. Das hat mir anfangs sehr geholfen. Zudem haben wir mit MediFox ambulant und MediFox finance ein Komplettpaket. Das ist sehr praktisch, da alles miteinander verknüpft ist. Ich habe alle Daten digital in der MediFox ambulant-Software vorliegen, früher hatte ich für jeden Monat einen riesigen Ordner. Das brauche ich heute nicht mehr, denn ich muss nur das Rechnungsausgangsjournal drucken, welches automatisch von MediFox ambulant erstellt wird. So habe ich jederzeit einen guten Überblick und das möchte ich heute nicht mehr missen!

Durch die Kombination von MediFox ambulant mit dem Abrechnungsservice MediFox finance können viele Arbeitsprozesse also noch effizienter gestaltet werden?

Genau! Wichtig ist hier aber natürlich ein ordentliches Datenmanagement: Denn wenn die Stammdaten, wie z.B. die Betriebsstättennummer der ÄrztInnen oder Informationen zu den Kassen nicht vollständig sind, dann wirkt sich das natürlich auch auf meine Abrechnung aus. Solange die Stammdaten gepflegt sind, habe ich auch bei der Abrechnung keinerlei Probleme und spare somit viel Zeit!

 

Wie sieht denn der Abrechnungsprozess mit MediFox finance in der Praxis aus?

Wir stellen unsere Rechnungen direkt über die MediFox ambulant-Software ein und können anschließend wie gewohnt unsere Abrechnung machen. Wir kontrollieren dabei immer alles doppelt, denn bei der großen Anzahl an Leistungsnachweisen kann schnell etwas übersehen werden, z.B. ein Handzeichen. Dann kann ich die fertige Abrechnung einfach mit einem Klick per Datenaustausch über die Software vorab verschicken. Hier kann ich im Übrigen auch direkt die Dokumente für meinen Steuerberater exportieren, sodass nicht alle Rechnungen separat ausgedruckt werden müssen. Ich spare mir also nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch eine große Menge Papier, denn ich habe alle wichtigen Informationen inklusive der Rechnungsnummer mit Krankenkasse und dem Betrag in meiner Sendung enthalten. Leider können wir aufgrund der gesetzlichen Rahmenbedingungen noch nicht alle Dokumente vollständig digital erfassen, daher müssen wir diese auch postalisch an die BFS senden.

 

Sie machen Ihre Abrechnung also wie gewohnt mit MediFox ambulant und schicken die Unterlagen dann direkt an die BFS. Nun kommt der Abrechnungsservice MediFox finance ins Spiel.

Das ist richtig! Sobald meine Sendung bei der BFS angekommen ist, werden die Unterlagen kontrolliert. Den Bearbeitungsstatus kann ich dabei jederzeit in der MediFox ambulant-Software einsehen. Ich habe also immer einen guten Überblick. Bei abgeschlossener Prüfung der Daten werde ich direkt informiert. Wenn sich ein Fehler eingeschlichen hat, z.B. ein vergessenes Handzeichen, wird mir dies ebenfalls im Abrechnungsstatus angezeigt – in diesem Falle durch ein rotes Kreuz-Symbol. So kann ich sofort erkennen, ob etwas falsch angelegt wurde und habe die Möglichkeit, die Daten sofort zu korrigieren. Ich kann also einige Stunden an Arbeit im Monat einsparen!

 

Das heißt, Auffälligkeiten können mit MediFox finance schnell identifiziert und so auch Nachbearbeitungszeit eingespart werden?

Richtig! Wenn ein Fehler in der Abrechnung auffällt, können die korrigierten Dokumente einfach nachgeschickt werden. Dafür muss ich aber natürlich regelmäßig ins System reinschauen. Oft greifen die MitarbeiterInnen der BFS, die uns schon kennen, aber sogar noch zum Hörer und rufen mich persönlich an. Auch Widersprüche werden von der BFS übernommen, das finde ich absolut hilfreich. Sie unterstützen und helfen mir an dieser Stelle sehr! Natürlich gibt es auch manchmal kleine Hindernisse, die man aber immer haben wird, z.B. wenn es Änderungen in den Vereinbarungen gibt, die ja für jedes Bundesland unterschiedlich sind. Wir hatten dort einmal den Fall, dass noch die alten Bedingungen von der BFS übernommen und uns ein Fehler in unserer Abrechnung angezeigt wurde. Da konnten wir dann aber zügig eine Lösung finden, das hat super funktioniert.

 

Neben den direkten Kommunikationswegen ist also vor allem die „doppelte Kontrolle“ ein großer Mehrwert für Sie?

Ja, das finde ich absolut toll! Ich konnte in der Vergangenheit schon oft Unterlagen nachschicken – das ging dann aber auch auf dem nicht-postalischen Weg. Die Buchhaltung haben wir natürlich immer noch selbst in unserer Verantwortung und eine ordentliche Abrechnung ist auch mit MediFox finance absolut unerlässlich. Doch es ist im Alltag wirklich eine große Hilfe, eine doppelte Kontrollinstanz zu haben. Das möchte ich heute definitiv nicht mehr missen! Ich spare mir dadurch auch lange Kommunikationswege: Wir hatten vor kurzem einen Fall, wo für eine Medikamentenabgabe nach Angaben der Kasse keine Genehmigung vorlag. Das habe ich sofort der BFS zukommen lassen, die dann gleich für uns in den Widerspruch gegangen ist und die Kommunikation mit der Kasse übernommen hat. Diese Unterstützung ist natürlich eine große Entlastung!

 

Nun haben Sie uns bereits einen Einblick gegeben, wie die Abrechnung mit MediFox finance in der Pflegepraxis aussieht. Jetzt bringt die Implementierung von neuen Prozessen ja auch immer Herausforderungen mit sich. Haben Sie konkrete Tipps für KollegInnen, die Ihren Abrechnungsprozess umstellen wollen?

Zur Einführung von MediFox finance hatten wir anfangs eine Schulung, in der wir einen ersten Einblick gewinnen konnten, wie die Abrechnung nach der Umstellung abläuft. Aber letztendlich ist die Praxis der beste Lehrer. Bei der ersten Abrechnung bin ich tatsächlich auf das MediFox finance-Team zugegangen und habe mir noch einmal im Detail zeigen lassen, was ich alles beachten muss. Auf diesem Weg haben wir uns schnell einfinden können und wir kommen wunderbar zurecht. Und wenn doch einmal Fragen aufkommen, dann melde ich mich direkt bei der BFS oder MediFox. Hier haben wir bisher immer gemeinsam eine Lösung finden können. Heute geht das mit meinem persönlichen BFS-Zugang sogar noch schneller, denn über das Portal kann ich nicht nur alle aktuellen Informationen einsehen, sondern auch direkt Fragen im Live-Chat stellen!

 

Der persönliche Austausch ist also ebenfalls ein wichtiges Thema für Sie?

Ja, und das nicht nur für die Lösungsfindung! Ich schicke der BFS auch immer alle Informationen mit, welche die Abrechnung betreffen, z.B. Informationsschreiben von den Kassen, die mir zugeschickt werden. Denn hier kann ich ja meinen Input geben, sodass auch meine GeschäftspartnerInnen Bescheid wissen. Wenn ich nicht mit der BFS spreche, können meine AnsprechpartnerInnen auch nicht agieren. Man trifft im Pflegealltag immer wieder auf neue Herausforderungen, aber wir gehen Hand in Hand, um diese erfolgreich zu meistern.

 

Sie haben Ihren ambulanten Pflegedienst in den vergangenen Jahren immer stärker digitalisiert. Wenn Sie einmal zurückblicken: Können Sie sich den Pflegealltag ohne digitale Lösung überhaupt noch vorstellen?

Nein, das kann ich mir nicht mehr vorstellen! Ich kann mich noch allzu gut an die Anfangszeit erinnern, wo wir mit einer Excel-Tabelle und den Preislisten der Kassen gearbeitet haben. Das war eine Katastrophe, bis man sich dort eingefunden hat. Damals haben wir die Entscheidung getroffen, unseren Pflegealltag stärker zu digitalisieren und eine intelligente Softwarelösung in unsere Arbeitsprozesse zu integrieren. MediFox war damals tatsächlich das erste Unternehmen, welches sich bei uns zurückgemeldet hat und wir sind bis heute froh, dass wir uns für MediFox entschieden haben. Einmal sind wir sogar nach Hildesheim gefahren, das war wirklich ein schöner Tag. Wir hatten so die Möglichkeit, auch mal einen Blick hinter die Kulissen zu werfen. Denn ich weiß ja als Kunde häufig gar nicht, was im Hintergrund alles abläuft. Das war schon sehr interessant zu sehen.

 

Das Thema Weiterentwicklung ist also bis heute ein zentraler Bestandteil für Sie?

Ich muss mit der Technik weitergehen! Wir haben zum Beispiel mittlerweile zwei Server, wo wir alles abgesichert haben. Neben der richtigen Hardware ist aber auch das Thema Datenschutz in diesem Zusammenhang zentral, insbesondere bei der Abrechnung. Auch hier fühlen wir uns mit MediFox finance sehr gut aufgehoben – nicht nur heute, sondern auch für die Zukunft.

 

Frau Heinrich, vielen Dank für die interessanten Erfahrungsberichte und den spannenden Einblick in Ihren Pflegealltag. Wir wünschen Ihnen auch weiterhin viel Erfolg auf Ihrem Weg in eine digitale Zukunft und freuen uns auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit!


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