„Digitalisierung ist kein Selbstzweck – sie schafft Freiräume für Menschlichkeit“

MediFox GmbH

Herr Rütz, Ihr Pflegedienst ist seit über zwei Jahrzehnten in der Versorgung von Menschen im häuslichen Umfeld aktiv. Wie hat sich Ihr Unternehmen in dieser Zeit entwickelt?

Morries Rütz: Ich habe meine Mutter von Anfang an bei der technischen Ausstattung und dem Fuhrparkmanagement unterstützt – zunächst aus der Ferne. Mit der Zeit haben wir begonnen, unsere Prozesse Schritt für Schritt zu digitalisieren. Doch irgendwann blieben echte Innovationen aus. Deshalb haben wir uns vor rund zwölf Jahren für MEDIFOX DAN als Partner entschieden. Vor neun Jahren bin ich dann fest ins Familienunternehmen eingestiegen und habe die Verantwortung für unsere gesamte IT-Infrastruktur übernommen – inklusive Planung, Umsetzung und rechtlicher Anforderungen.

Heute betreiben wir zwei Standorte: In Plate bieten wir ein breites Spektrum an Pflegeleistungen inklusive betreutem Wohnen an, in der Stadt konzentrieren wir uns auf die ambulante Versorgung. Beide Standorte arbeiten vollständig digital. 

Sie haben sich mehr Innovation gewünscht und sich schließlich für MEDIFOX DAN als Partner entschieden. Welche Funktionen der Software waren für diese Entscheidung ausschlaggebend?

Morries Rütz: Ein echter Wendepunkt war die Einführung der digitalen Unterschrift – damit können wir heute rund 80 Prozent aller Unterschriften elektronisch einholen. Auch der digitale Durchführungsnachweis in unseren Wohngemeinschaften war ein großer Fortschritt. 

Besonders wichtig ist für uns die Kommunikation: Der MD Messenger hat sich bei uns als zentraler Kanal etabliert. Im Gegensatz zur telefonischen Abstimmung ermöglicht er eine diskrete, effiziente Kommunikation – besonders wichtig während der Versorgung vor Ort. Nachrichten lassen sich gezielt versenden, Rückrufe koordinieren und Informationen über Gruppenfunktionen schnell im Team teilen – etwa bei organisatorischen Hinweisen oder Geburtstagen.

Ein weiterer Schritt war die Umstellung von Papier auf digitale Dokumentation. Das mühsame Blättern in Akten entfällt, und Änderungen in der Pflege- oder Maßnahmenplanung lassen sich heute einfach per „Folgeplanung“ in der Doku-App erfassen. Dokumente wie Vorsorgevollmachten oder Mietpläne liegen heute digital auf dem Tablet vor, die Papierakte vor Ort ist damit überflüssig. 

Wie genau nutzen Sie digitale Tools in der Dokumentation?

Morries Rütz: Für die Dokumentation setzen wir im ambulanten Bereich gezielt auf das MD CarePad, da es umfangreiche Funktionen bietet – von Wund- und Schmerzanalysen über Pflegeberichte bis hin zur Vitalwerterfassung. Die Geräte sind auf Tour immer dabei und synchronisieren sich alle 15 Minuten automatisch, sodass alle Mitarbeitenden auf dem gleichen Stand sind. Das ist ein enormer Vorteil gegenüber der Papierakte, bei der Informationen nicht immer vollständig weitergegeben wurden. In der Hauswirtschaft nutzen wir MD CareMobile, das für die dortigen Anforderungen völlig ausreicht. 

Besonders hilfreich ist die Arbeit mit Medienordnern – so haben unsere Mitarbeitenden alle wichtigen Dokumente wie Vorsorgevollmachten direkt digital zur Hand. Perspektivisch wünsche ich mir, dass auch der bundeseinheitliche Medikationsplan über die TI direkt in der App verfügbar ist. Aktuell arbeiten wir noch mit PDFs, aber entscheidend ist, dass die Informationen zentral und sicher hinterlegt sind. Dafür haben wir klare Regelungen zur Datenablage und rollenbasierte Zugriffsrechte – ein wichtiger Punkt, den ich immer wieder betone.

Wir arbeiten mit einer mehrschichtigen Dokumentationsstruktur, die klar unterscheidet, ob Informationen für die Abrechnung, das Team oder den Pflegebericht relevant sind. So können wir gegenüber dem Medizinischen Dienst, den Kassen oder auch Angehörigen jederzeit fundierte Auskünfte geben – denn die Vollständigkeit der Dokumentation liegt in der Verantwortung des Pflegedienstes.

Auch in puncto Rechtssicherheit bietet die Doku-App große Vorteile. Dokumentationen lassen sich mit nur einem Eintrag an mehreren Stellen hinterlegen – etwa im Pflegebericht, im Übergabebuch oder in der Leistungserfassung. Das spart Zeit und sorgt für Transparenz. Bei Abweichungen vom Maßnahmenplan fordert die Software automatisch eine Begründung an – so stellen wir sicher, dass Leistungen nachvollziehbar dokumentiert sind. Gleichzeitig hilft es uns dabei, unser Angebot kritisch zu hinterfragen und je nach Bedarf anzupassen.

Digitale Dokumentation mit dem MD CarePad im Einsatz: Im Lewitz Pflegedienst gehört das Tablet zur täglichen Tour – Pflegeberichte, Vitalwerte und Vorsorgedokumente sind damit jederzeit digital verfügbar.

Ein echter Wendepunkt war für Sie die Einführung der digitalen Unterschrift. Wo setzen Sie diese heute ein?

Morries Rütz: Wir nutzen die digitale Unterschrift bereits für Leistungsnachweise. Der größte Vorteil liegt in der enormen Zeitersparnis bei der Abrechnung: Indem wir erbrachte Leistungen digital erfassen und die Signaturen unserer KundInnen elektronisch einholen, verschaffen wir uns einen Vorsprung von bis zu zwei Wochen. Unsere Software ist dabei so konfiguriert, dass Signaturen jederzeit eingeholt werden können, was zum Beispiel im Falle von ungeplanten Krankenhausvorteilen sehr praktisch ist. 

Bedenken hinsichtlich der Akzeptanz durch die Kassen haben wir nicht lange diskutiert – wir haben es einfach ausprobiert. Rückfragen konnten wir mit Verweis auf die rechtlichen Dokumentationen aus der MEDIFOX DAN Wissensdatenbank problemlos klären. Seit vier Jahren funktioniert das reibungslos – für uns ein klarer Gewinn, auch weil keine Zettel mehr verloren gehen. Perspektivisch möchten wir die digitale Unterschrift auch für Beratungsgespräche nutzen und diese vollständig über die TI abrechnen. Aktuell müssen wir diese Dokumente noch ausdrucken und postalisch versenden – das möchten wir künftig vollständig digital abbilden.

Wie haben Ihre Mitarbeitenden auf die Umstellung reagiert? 

Morries Rütz: Wir haben einen Leitfaden erstellt, der Schritt für Schritt erklärt, wie digitale Unterschriften zu erfassen sind. Die App ist intuitiv, aber es gibt Details, die beachtet werden müssen – etwa die Synchronisation nach Abschluss eines Einsatzes, damit die Leistungen korrekt angezeigt werden. 

Seit der Einführung stehe ich im engen Austausch mit MEDIFOX DAN, um die Anwendung noch besser an die Anforderungen der Praxis anzupassen. Wir freuen uns bereits auf die nächste Version der App, die eine Unterschriftenliste enthält – damit können wir künftig gezielt nachvollziehen, welche Signaturen noch fehlen. Das zeigt, wie sich Digitalisierung durch praktische Anwendung weiterentwickelt. 

Die digitale Unterschrift wird auch wesentlicher Bestandteil der Anbindung an die Telematikinfrastruktur sein. Welche Rolle spielt der TI-Anschluss für Sie?

Morries Rütz: Die TI ist für uns ein Beschleuniger – insbesondere in der Abrechnung. Aktuell benötigen wir für jede Abrechnung rund 3.000 Blatt Papier. Selbst wenn wir diese Anzahl auf nur 500 reduzieren können, ist das ein enormer Fortschritt – auch ökologisch. Denn viele dieser Dokumente werden ohnehin eingescannt und nach wenigen Monaten wieder vernichtet.

Zudem erhoffe ich mir eine bessere Kommunikation mit ÄrztInnen, etwa beim Austausch von Verordnungen. Viele Praxen in unserer Region sind bereits angeschlossen und zeigen Interesse. Wenn wir künftig auch E-Verordnungen digital unterschreiben lassen können, wäre das ein echter Mehrwert. Letztlich verfolgen alle Beteiligten dasselbe Ziel: Möglichst wenig Zeit mit administrativen Prozessen zu verbringen, um mehr Raum für die eigentliche Versorgung zu schaffen. Wir möchten für unsere KundInnen da sein – nicht in Papierbergen versinken. 

Welche Vorteile sehen Sie in der Einführung des E-Rezepts für die Pflege?

Morries Rütz: Wenn Pflegedienste künftig direkt als Empfänger für E-Rezepte benannt werden könnten, wäre das ein großer Vorteil. Viele HausärztInnen nutzen das E-Rezept bereits. Wenn Pflegedienste direkt als Empfänger für E-Rezepte benannt werden, könnten wir bestellte Rezepte direkt über die TI an unsere Hausapotheke weiterleiten – denn wir übernehmen ohnehin häufig die Rezeptbestellung für unsere KundInnen. Die TI für diesen Prozess zu nutzen, wäre für uns ein echter Gewinn – und eine Vision, die wir sehr gerne realisieren würden.

Was wünschen Sie sich für die Zukunft der Pflegebranche?

Morries Rütz: Ich wünsche mir, dass auch Angehörige leichter auf relevante Informationen zugreifen können – etwa für digitale Unterschriften bei Pflegeverträgen. Wir möchten in den nächsten zwei Jahren vollständig auf digitale Signaturen umstellen. Ein weiteres Ziel ist die vollelektronische Rechnungsstellung, auch für Selbstzahler. Dafür arbeiten wir aktuell an einem automatisierten Rechnungsexport und Zahlungsimport. In Zeiten des Fachkräftemangels ist es entscheidend, durch Automatisierung Freiräume zu schaffen.

Welche Rolle spielt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Ihrem Verständnis von Pflege?

Morries Rütz: KI soll nicht den Menschen ersetzen, sondern ihn entlasten. Wiederkehrende Prozesse wie die Rechnungsprüfung können automatisiert werden. Wenn Soll- und Ist-Planung übereinstimmen, kann eine KI die Abrechnung übernehmen. Bei Abweichungen bleibt der Mensch die letzte Kontrollinstanz. So verstehe ich technologische Unterstützung.

Wie möchten Sie persönlich die Pflege auf regionaler Ebene mitgestalten?

Morries Rütz: Ich möchte mich weiterhin gerne aktiv in die Entwicklung neuer digitaler Tools wie MD SIGN einbringen. Ich schätze den direkten Austausch mit MEDIFOX DAN sehr, um praxisnahe Lösungen mitzugestalten. Gleichzeitig pflege ich den Austausch mit anderen Pflegediensten in der Region. Dabei fällt mir immer wieder auf, wie wenig das Potenzial von Software ausgeschöpft wird. Das liegt mit Sicherheit auch daran, dass oftmals nicht in Schulungen investiert wird. Aus meiner Sicht wird damit am falschen Ende gespart. Mein Ziel ist es, die Software nicht nur zu nutzen, sondern sie zu verstehen und gezielt an die eigenen Strukturen anzupassen. Denn nur so entsteht echter Mehrwert.

Vielen Dank für das Gespräch, Herr Rütz. Ihre Einblicke zeigen eindrucksvoll, wie technologische Innovationen sinnvoll und praxisnah umgesetzt werden können – mit dem Ziel, Mitarbeitende zu entlasten und mehr Zeit für das Wesentliche zu schaffen: die Versorgung der Menschen.

Schon bald folgt ein weiteres Interview mit Birgit Rütz, Geschäftsführerin und Gründerin des Pflegedienstes. Darin spricht sie über ihren persönlichen Weg, die Herausforderungen der Anfangsjahre und ihre Vision einer Pflege mit Herz, Mut und Haltung. Bleiben Sie gespannt!
 

Ihnen hat der Beitrag gefallen? Dann teilen Sie ihn mit Ihren Freunden!

Zurück zur Übersicht